В лидере очень важна способность и умение заранее продумать свои планы, ранжировать цели и задачи в зависимости от их важности. Профессионал отличается от любителя тем, что он правильно устанавливает приоритеты. Как определить приоритеты ?

Практик в курсе того, что ему хочется получить.

Философу известно, что ему нужно хотеть.

Лидер знает, как добиться того, чего нужно хотеть.

Успехом можно назвать достижение намеченной цели. Последовательное и методичное. А для этого нужно уметь правильно расставлять приоритеты, правильно распределять усилия и направлять их в нужную цель.

В успехе важны не усилия, а подход к делу с умом.

Некий человек услышал, что можно разбогатеть, если много и тяжело работать. Тогда он, вооружившись лопатой, начал заниматься копанием ям. Ему казалось, что тяжелее этой работы не существует. Однако вопреки обещаниям он не разбогател. Все, что он приобрел в результате долгой и тяжелой работы – это надорванная спина. А все потому, что он не сумел правильно расставить приоритеты в своем труде.

Неорганизованность ведет к деградации.

Умение из общего числа задач вычленить основные, первостепенные в своей важности – качество, необходимое каждому лидеру. как определить приоритетыЖизнь, все процессы в которой пущены на самотек, вскоре станет жизнью, где нет ничего запланированного, продуманного и организованного, это жизнь без целей и достижений.

Учимся определять приоритеты

Дела большой важности и большой срочности необходимо выполнять в самую первую очередь. Важное качество лидера – способность укладываться в сроки.

Для решения важных, но не срочных дел необходимо определить предельный срок выполнения и работать над ними каждый раз, как появится такая возможность. И каждый день.

Дела не очень важные, но очень срочные нужно решить максимально быстро и без ущерба качеству. Чтобы на них не приходилось отвлекаться, работая над действительно важными задачами. Желательно поручить решение подобных дел компетентным и проверенным сотрудникам.

Дела, не очень важные и не очень срочные, такая работа, как заполнение бланков, учет входящей и исходящей документации, сортировка поступающей информации тоже должны кем-то выполняться. На эту рутинную и однообразную работу можно выделить около получаса в неделю, или перепоручить ее кому-нибудь, или же не делать ее вообще. Но прежде чем решить для себя, что эта работа вам не интересна, и отложить ее в долгий ящик, изучите ее. Может так сложиться, что вы отложите ее навсегда.

Делай выбор, иначе можешь потерять

В каждом деле мы являемся либо инициаторами, либо исполнителями. К примеру, вам нужно составить список предстоящих в течение года мероприятий. Вопрос, будет ли такой список составлен, не стоит. Вопрос в другом: кто его станет составлять? То, что лидер будет встречаться с людьми – это не вопрос. Важно другое: с кем будут происходить эти встречи? Очевидно, что лидерами выдвигается инициатива, а последователи реагируют на нее.

Оценивайте, иначе можете попасть в тупик.

Один человек, деятельность которого много лет была сопряжена с принятием важных решений, в своей работе руководствовался до гениальности простым правилом: «Нужно решить, что станешь делать, и сделать. Решить, чего не станешь делать – и не делать этого». Правда, решить, какая задача на сегодняшний день самая важная – дело не простое. Оказалось, что часто люди и сами не знают, что им стоит поставить на первое место.

Чтобы легче расставить приоритеты , определить, что для вас важнее всего остального, нужно задать себе некоторые вопросы.

Что от меня требуется? Лидеру можно отказаться от всего, но ответственность перед другими людьми должна быть для него на первом месте. Прежде чем ответить согласием на предложение любой новой работы, ответьте себе н вопрос: «Что от меня потребуют?». Другими словами, что я могу сделать такого, чего не сможет никто другой? Во главе списка ваших приоритетов и должны стоять ответы на эти вопросы. Если в этих делах вас постигнет неудача, то вы можете пополнить и без того обширные ряды безработных. Любая ваша должность связана с решением определённых задач. Но в их числе есть те, которые кроме вас никто не сможет решить. Поэтому решите для себя, что вы будете делать сами, а что сможете поручить другим сотрудникам.

Задайте себе вопрос, что вам приносит максимальную отдачу. Усилия, которые вы затрачиваете, должны окупаться, приносить отдачу. Поэтому ведите учет затраченных вами усилий и той отдачи, которую они вам принесли. Спрашивайте себя, делаете ли вы все, что в ваших силах, приносит ли ваша деятельность вашему предприятию максимум пользы? Многие организации грешат следующими типичными ошибками:

1. Слишком маленькое число работников, которые вынуждены выполнять слишком большие объемы работы.

2. «Раздутый штат» — работников слишком много, но объем выполняемой ими работы слишком мал.

3. Работников слишком много, и делают они не то, что нужно.

Также постоянно спрашивайте себя, что приносит вам удовлетворение. Ведь наша жизнь коротка, и прожить ее хочется по возможности радостно и с пользой. Работа, которую выполняешь с удовольствием, удается лучше всего. Постарайтесь вспомнить занятие, которое приносит вам удовольствие и которое вы могли бы с радостью делать даже безвозмездно. А потом освойте его настолько, что окружающие будут с радостью платить вам за это ваше занятие. Успех любого дела – это не столько работа, сколько стиль жизни. Занимаясь любимым делом, вы испытываете душевный подъем, вы довольны собой и миром, вносите положительный вклад в жизнь человечества.

Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занято му человеку». Считается, что занятые люди лучше других контролируют время. Создается впечатление, что они могут сделать за день столько, сколько другим не по плечу. И именно занятой человек всегда найдет возможность внести нужные коррективы в свой график.

Обычно этому способствуют:

Умение отличать первоочередные дела от второстепенных;

Серьезное отношение к срокам выполнения работы;

Привычка все успевать;

Ответственность за порученное дело.

Определяем обязанности

У каждой должности есть свое название и описание, согласно сфере применения. Оно определяет основные функциональные обязанности, за которые работник несет личную ответственность.

Если вы осведомлены о круге ваших обязанностей, то всегда можете сравнить их с той работой, которую выполняете на самом деле.

При отсутствии должностной инструкции, составьте ее самостоятельно. Определите свои основные обязанности. Составьте список того, что необходимо для эффективного выполнения работы. Проанализируйте реальный объем требований к должности и ваш вклад в эффективное развитие бизнеса.

Вы можете обнаружить, что тратите время на выполнение далеко не основных функций. И даже если эта работа интересна и приятна, все же надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это.

Первым шагом к целесообразному использованию времени может послужить четкое представление о том, за что именно вы несете непосредственную ответственность. Как только вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты.

Ставим задачи

Постановка и достижение целей играет главную роль в управлении временем. Если вы не знаете, чего хотите достичь, то не будете знать, с чего следует начать.

Четко определив наиболее важные дела и сроки их выполнения, вы с легкостью сможете контролировать события. Таким образом, у вас появится шанс достичь наилучших результатов. Причем сделать это вы сможете за то время, которым располагаете.

Не забывайте также, что намечать цели очень полезно. Это помогает:

Сфокусировать внимание на выполняемой работе;

Составлять план выполнения работы на определенный отрезок времени;

Держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.

Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:

Выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь;

Изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.

Определяем приоритеты

Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, какие из накопившихся дел нужно выполнить в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории:

основные задачи ; их выполнение служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями;

задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились;

задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться).

задачи с невысоким уровнем приоритетности , но вместе с тем несложные и приятные (обычно их мы выполняем в первую очередь).

Распределите всю свою работу на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для выполнения поставленных задач. Выделите разными цветами то, что сделать необходимо, и то, чем бы вам хотелось заняться. Время от времени делайте что-нибудь приятное. Так вы будете чувствовать, что хотя это и не вопрос наибольшей важности, вы позволяете себе заняться им в качестве поощрения за выполнение более сложных заданий.

Не принуждайте себя слишком строго придерживаться приоритетов. Всегда нужно быть готовым к переменам, если этого требуют обстоятельства. Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени.

Однако, если какая-то из первоочередных задач неожиданно снимается с повестки дня (например, отменяется встреча), будьте начеку, чтобы не потратить освободившееся время понапрасну. Используйте накопленную для решения конкретной задачи энергию на следующее задание из вашего списка.

Неотложное и важное

Понимание различия между неотложным и важным имеет огромное значение при распределении времени.

Неотложные задачи требуют немедленного решения, но при этом могут быть незначительными (например, улаживание вопроса с парковкой). Важные же требуют тщательной подготовки и, как правило, дополнительного времени на обдумывание (к примеру, составление бизнес-плана на следующий квартал).

Безотлагательные задания зачастую кажутся значимыми из-за сжатости сроков. Они требуют немедленных действий, но обычно не занимают много времени. Обычно мы стараемся побыстрее отделаться от срочных дел, чтобы заняться важными.

Бывают также случаи, когда позволительно отвлечься в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьезные дела. Но это можно сделать только при наличии веских оснований. Если возникает соблазн заняться чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможете восполнить потраченное время, и спокойно, без угрызений совести и чувства вины, наслаждайтесь приятными моментами.

Конечно, есть вещи в равной степени неотложные и важные. В такой ситуации дело требует полной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывайте об опасности не уложиться в сроки.

Типы заданий

Проанализируйте свою деятельность. Определите, сколько времени вы тратите на исполнение обязанностей руководителя, а сколько уходит на рутинную работу, характерную для рода вашей деятельности или профессии.

Руководящая должность требует:

Продумывать заранее, все ли имеется для эффективного и качественного выполнения задания;

Собирать нужных людей и нужные материалы в нужное время в нужном месте;

Сообщать исполнителям об их заданиях; объяснять им критерии оценки выполненной работы и, если требуется, давать советы;

Убеждаться в том, что задействованные лица посвящены в суть проблемы и знают, как контролировать процесс.

Иными словами, вы должны уметь планировать, организовывать, направлять и контролировать ход выполнения работы.

Взгляните на перечень приоритетных заданий. Если вы не выполняете должным образом ни один из перечисленных пунктов, подумайте, что же вы все-таки делаете и относится ли это к вашим основным обязанностям.

Вы вполне можете обнаружить, что позволяете другим перекладывать на вас трудные, на их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь с ними лучше. Возможно также, что вы затягиваете выполнение задания из-за отсутствия плана или нехватки необходимого оборудования. Причин для невыполнения основных обязанностей и несоблюдения сроков может быть множество. Но самое важное – вы можете даже не понимать, какую значительную роль играют ваши организационные способности в управлении времени.

Делаем выводы

После того как вы определите свои обязанности, наметите цели, расположите задания в порядке приоритетности и распределите их на неотложные и важные, вы с легкостью составите план эффективного использования времени.

Если все это кажется вам слишком обременительным и трудоемким, вспомните историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком случае, – сказал император, – вы не можете терять ни минуты».

Спросите себя

Подумайте над тем, как вы планируете свое время, и дайте ответы на следующие вопросы.

^ Четко ли вы знаете свои обязанности? Не занимаетесь ли вы тем, что должны делать другие?

^ Ясны ли вам цели вашей работы?

^ Знаете ли вы, каких результатов вы должны добиться сегодня при условии, что сосредоточитесь на выполнении какого-то одного задания?

^ Видите ли вы разницу между важным и неотложным?

^ Все ли вы делаете для того, чтобы эффективно использовать время?

Все получится, если…

Определить основные задачи;

Наметить цели;

Выполнять важную работу по заранее составленному графику;

Быть готовым подкорректировать свои планы в случае непредвиденного изменения ситуации;

Четко различать важные и неотложные задачи;

Применять, если необходимо, управленческие решения. Это поможет лучше организовать время;

Немедленно начать планирование своего времени.

Человеческая жизнь многогранна, сложна, непредсказуема и изобилует самыми разнообразными возможностями. Никогда при всем желании два человека не смогут прожить жизни одинаково, даже если кому-то так покажется со стороны. Жизненные приоритеты – это одна из причин, делающих нас и наши жизни столь отличными друг от друга, ведь они разные у каждого.

Жизни двух человек, один из которых намеревается стать старшим помощником главы компании, в которой он работает, а второй – президентом своей страны, не могут быть похожи.

У каждого из нас со словом «приоритет» ассоциируются разные вещи. Студент, услышав это слово, представит себе конец обучения в театре и желанный диплом, спортсмен – новый личный рекорд, карьерист – повышение и т. д. Однако приоритет – это не всегда и не только большая цель: в узком смысле это то, чему мы отдаем предпочтение в настоящее время. Вы читаете эту статью, значит, это занятие и является для вас приоритетным в данный момент времени. Если сейчас в дверь позвонят, приоритет изменится, и вы пойдете открывать. Более детально вопрос приоритетов прорабатывается на тренингах саморазвития .

Правильно расставлять жизненные приоритеты и цели – значит, научиться отдавать предпочтение тем занятиям, которые в долгосрочной перспективе наилучшим образом оправдают затраченное на них время и силы.

Определение жизненных приоритетов и постановка задач часто зависят от насущной необходимости, такой, например, как нужда или болезнь. Студенту, которому нечем кормить семью, придется забыть об учебе в пользу заработка, а травмированному спортсмену – отложить тренировки до лучших времен и сосредоточиться на лечении. Но когда нет острой необходимости, и есть выбор, человек склонен не ценить свое время, распыляя его на малозначимые и бесполезные, хотя и приятные занятия. Кто-то увлекается онлайн-играми, кто-то злоупотребляет алкоголем, кто-то слишком много времени проводит с друзьями и т. д. Это приводит к пробелам в важных сферах жизни, неудовлетворенности и поиску решения проблемы, каковым чаще всего и становится правильная самоорганизация, в частности – определение приоритетных целей и задач.

Какие бывают жизненные приоритеты

Жизненные приоритеты человека всегда направлены на достижение определенных целей, соответственно, классифицировать их, как и цели, можно по сложности и срочности достижения:

1. Долгосрочные. К концу жизни я должен….
2. Среднесрочные. К тридцати годам у меня должно быть…
3. Срочные. До конца квартала нужно успеть…

При этом сохраняется зависимость сложного от простого, то есть глобальная цель достигается планомерным выполнением ряда средних задач, каждая из которых в свою очередь достигается выполнением ряда простых действий.

Квентин Тарантино начал свою работу в киноиндустрии с должности продавца билетов. Если предположить, что его долгосрочной целью было «стать культовым режиссером», среднесрочной – «заключить контракт с киностудией на съемку первого фильма», то срочная задача очевидна – «найти работу в кино».

Главное в жизни

Стоит помнить также, что не все сферы жизни важны для нас одинаково и их тоже можно расставить по приоритетности. Кто-то сосредоточился на карьере, кто-то всего себя отдает семье, для кого-то самая большая ценность – это его хобби и т. д. Вот общий список основных сфер жизни, актуальный для большинства людей:

• Общественная жизнь. Общение с друзьями, выходы в свет, участие в культурных мероприятиях и прочее.
• Работа. Все, что касается добычи денег и самореализации посредством карьерного роста.
• Личная жизнь и семья. Общение с родными, воспитание детей, романтические отношения и прочее подобное.
• Хобби. Любые увлечения, не приносящие существенного дохода и не являющиеся способом заработка.
• Здоровье. Спорт, физическое развитие, профилактические и оздоровительные процедуры.
• Учеба и саморазвитие. Образование, повышение квалификации, тренинги личной эффективности и любое другое обучение.

Главные жизненно-важные приоритеты могут кардинально меняться с возрастом. Так, например, для молодого человека здоровье почти наверняка окажется в конце списка, а учеба – в начале. Пожилые люди, напротив, не склонны учиться, т. к. обычно уже имеют и образование, и солидный багаж знаний за плечами, но усиленно следят за здоровьем, т. к. с возрастом обнаруживается множество проблем, не знакомых молодым людям.

Тем не менее, что бы ни было главным в жизни, жизненно важным остается все, и внутри каждой категории также есть свои ценностные приоритеты, требующие расстановки. Например, к общественной жизни можно отнести как дискуссию о жанрах театрального искусства со знакомым искусствоведом, так и распитие спиртных напитков в сомнительной компании. Здоровье для одного – это ежедневные занятия спортом, а для другого – ежегодный медосмотр и отпуск в санатории.

Пирамида Маслоу

Абрахам Маслоу (1908-1970) – американский психолог, предложивший иерархию человеческих потребностей от примитивных к высоким. Иерархия потребностей Маслоу наиболее известна и популярна в виде пирамиды, однако ни в одной из публикаций самого Маслоу такая схема не встречается. Теория была описана в книгах «Теория человеческой мотивации» и «Мотивация и личность».

«Чтобы находиться в согласии с собой, человек должен быть тем, чем он может быть.»Абрахам Маслоу

Согласно взглядам Маслоу, человек может испытывать высокие потребности, только когда удовлетворены низменные. Иными словами, мысли о социальном статусе приходят только на сытый желудок. Маслоу отмечал, что иерархия не статична, и в зависимости от личных качеств человека последовательность потребностей может меняться. Различают 5 основных категорий потребностей:

1. Самые примитивные, физиологические потребности. Сюда относится необходимость принимать пищу и воду, отдыхать, размножаться и т. д.
2. Потребность в безопасном убежище и его обустройстве. Постоянное место проживания, безопасность, комфортные условия.
3. Потребность в общении. Социальная активность, взаимодействие, обмен опытом, привязанность и т. д.
4. Потребность в признании и приобретении статуса. Уважение, карьерный рост и прочее.
5. Духовные потребности. Самопознание, саморазвитие, самовыражение, самоактуализация.

Теория Маслоу нашла широкое применение в сфере менеджмента и маркетинга, с ее помощью изучаются возможности и разрабатываются средства для мотивации клиента/покупателя. Однако в психологии теория не оправдала себя несмотря на высокую популярность, т. к. ввиду наличия ряда проблем оказалась непроверяемой.

Но существует и другое применение пирамиде Маслоу, делающее ее ценной для практического саморазвития. С ее помощью каждый человек может фиксировать свои приоритеты и отслеживать прогресс в достижении целей. Принцип очень прост: на нижней ступени пирамиды самое насущное и простое, на верхней – самое долгосрочное и трудное. Заполнив пирамиду, желательно поместить ее в рамку и поставить на видное место или повесить на стену так, чтобы она всегда была перед глазами, как напоминание и ориентир.

Как расставить приоритеты в жизни для себя

Фраза «расстановка жизненных приоритетов» звучит очень высокопарно, но не пугайтесь ее пафосной значительности, ваша задача – научиться правильно тратить время, не более того. Для этого давайте определим, что есть «правильно» лично для вас и что съедает у вас время.

1. Заведите ежедневник.
2. Каждый день записывайте в него 2 вещи: самое значимое событие дня и самое бессмысленное занятие за день.
3. По прошествии времени суммируйте результат, выделяйте самое значимое событие и самое бессмысленное занятие недели, а затем – месяца.
4. Определите сферу жизни, к которой относится наибольшее число важнейших событий. Она и является вашим приоритетом.
5. Проанализируйте бессмысленные занятия. Вы ясно увидите, что именно съедает у вас массу времени. Можете даже подсчитать потерянные часы и повесить расчеты на монитор, как напоминание, и нещадно пресекать попытки заняться бесполезным делом.

Важно правильно понимать, что такое самое значимое событие. Это не обязательно что-то очень важное или исключительное. Таким событием может стать любая мелочь, на которую вы отреагировали наиболее живо в течение дня. Позитивной была реакция или негативной, не имеет значения. Суть в том, что ярче всего будут запоминаться наиболее важные для вас события, то есть события из приоритетной сферы жизни. Стоит учитывать, что жизненные приоритеты женщины и мужчины могут значительно отличаться.

Не позволяет заскучать разнообразие форм обучения. К примеру, существуют такие эффективные виды тренингов по психологии общения как ролевые игры и моделирование экстремальных, стрессовых ситуаций, которые позволят в реальной жизни применять эффективные практики.

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты . Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют в любом деле, реализовать все свои и мечты.

Расстановка приоритетов – это один из важнейших – искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты. Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более – самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно поможет правильная расстановка приоритетов. Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов – это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

На первый взгляд, ничего сложного. Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу – вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов.

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки – переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра. Очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и . Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности. Таким образом, получается своего рода матрица – таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Составление списков дел. Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный. Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку. При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата. Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них. Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% – вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье .

Квадрат Декарта. Довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

• Что будет, если я это сделаю?
• Что будет, если я это не сделаю?
• Чего не будет, если я это сделаю?
• Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Метод АBC. Очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

• A – очень важные;
• B – не очень важные;
• C – совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь – дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность “потерять” и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного “соревнования” – сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный “турнир” – 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу. Остается 8 дел – им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель. Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист – следующий по степени важности, четверть-финалисты – следующий и т.д.

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

Влад, я сочувствую вашей ситуации. Насколько я понял у вас есть один большой проект, которые необходимо сдать через два месяца. Нет большого смысла менять работу, т. к. осталось всего немного времени до сдачи. Поэтому сейчас я расскажу о 11 способах расстановки приоритетов, которые позволят сконцентрироваться на самом больном месте, т. е. на вашем проекте.

Причины неудач - неправильные приоритеты

На работе часто появляются много дополнительных задач, телефонные звонки, незапланированные встречи и т. п. Мы пытаемся все успеть, но не получается, а потом расстраиваемся что не успели выслать коммерческое предложение ключевому клиенту или сделать важный телефонный звонок.

Почему мы пропустили важные дела, но успели сделать второстепенные? Человеку свойственно распылять свое внимание , делать то, что совсем неважно. Это происходит потому, что многие малозначимые дела не требуют больших сил. И мы стараемся идти путем меньшего сопротивления, т. е. беремся за те дела, которые легче сделать, а не за то, что действительно важно. Но рано или поздно, все равно приходится приступать к тем задачам, которые казались сложными, только не вовремя и шансы на успех резко падают.

Одной из Причин неудач является - неправильно расставленные приоритеты. Описанные ниже способы помогут вам отличить важное от срочного, главное от второстепенного. Дела приносящие продолжительный эффект от коротких результатов. Как правильно расставить приоритеты?

1. Начинайте работу с самых важных дел

Переходите к менее важным делам, только когда будут сделаны более значимые. Как же оценить важность задачи? Для этого нужно оценить последствия, которые будут вас ждать при невыполнении различных задач. Просто задайте себе вопрос: «Какие будут последствия если это не сделать?» Чем хуже последствия тем важнее задача и тем выше у нее приоритет. У неважных дел последствия от их невыполнения минимальны.

К примеру, регулярная профилактика болезни крайне важна, т. к. без нее могут быть серьезные проблемы с самочувствием, что отрицательно скажется на всей вашей жизни. Значит, профилактика болезни имеет высокий приоритет и приступать к этому делу следует как к одному из первых.

А теперь представьте как влияют на вашу жизнь: компьютерные игры, сидение в интернете, алкоголь и др.? Если их влияние на ваше будущее небольшое, то и приоритет будет соответствующий, если от них отказаться, то ничего страшного не случится, а наоборот, вы получите дополнительное время, которое можно провести с пользой.

Поэтому заходим в соц. сети или идем в ресторан только тогда, когда более важные дела будут сделаны.

2. Начинайте свой день с планирования

Прежде чем приступить к работе, задайте себе вопросы: «Какие самые важные задачи необходимо сегодня сделать? Какие дела второстепенные и к ним можно приступить только после завершения главного?» Если у вас дел более 4 на день, то напишите их на листке т. к. наш мозг не может эффективно оперировать и расставлять приоритеты в уме, когда задач больше чем 7+-2. Вспомните сколько времени вам потребуется, чтобы запомнить обычный городской 7- значный? А сколько времени чтобы записать? Поэтому намного эффективнее планировать на бумаге, а не в уме.

3. Скажите нет второстепенным делам

Второстепенные задачи можно сделать не полностью или, вообще, отказаться от них. Когда времени не хватает, лучше хорошо выполнить главное, чем стараться успеть все.

Если времени достаточно, то успеть все - самый лучший результат, это бесспорно. Но в условиях ограниченного времени можно самые неважные дела из конца списка даже не начинать или сделать не полностью. Это как в шахматах - жертва фигурой ради победы. Также и в делах научитесь жертвовать второстепенным для работы с главным.

На практике бывает тяжело отказаться от всего запланированного и вы начинаете жертвовать временем на отдых, профилактикой своей болезни и т. д. В общем, делаете дела срочные вместо важных. Чтобы искоренить эту привычку, каждый день утром пишите список дел на день и напротив каждого пункта указывайте приоритет от 0 до 10. В этом списке на день последнее дело, у которого самый низкий приоритет - не делайте, т. к. оно самое неважное для вас. Таким образом, вы научитесь говорить нет второстепенным задачам, от которых мало что зависит и будете чувствовать себя значительно свободнее.

4. Не делайте пока не запишите

Каждое новое дело сначала записывайте и только потом решайте, когда приступить. Когда появляется новое дело, то оно кажется важнее, чем есть на самом деле и все по той же причине, что наш мозг не может работать в уме с более чем 7+-2 задач. Поэтому остальное просто забывается и не получается хорошо сравнить степень важности нескольких задач. Также эффект важности могут усилить эмоции, которые неизбежно появляются при всем новом. Когда вы запишите новую задачу, то по соседству сможете обнаружить более важные дела и методом сравнения вы лучше сможете оценить, время работы над ней.

Часто бывает, что вы чем-то заняты и вам звонят и просят: ответить по email, найти информацию и т. д. Часто подобные просьбы кажутся более важными и срочными, чем есть на самом деле из-за эмоциональной составляющей, которая присутствует в любом человеческом общении.

Научитесь не приступать к просьбе сиюминутно, чтобы эмоции не отвлекли от важного на второстепенное. Скажите, что сейчас очень заняты, но освободитесь через несколько часов и сможете помочь с этой просьбой. Даже если вы сейчас не заняты, скажите, что перезвоните через несколько минут, этого времени может хватить, для оценки, в какое время лучше помочь, чтобы не сбивать свой график.

Бывают случаи, когда ответ желательно дать сразу, тогда говорите: «Я сейчас посмотрю свой ежедневник и скажу, смогу ли помочь сейчас». В любом случае, это будет лучше, т. к. у вас появляется возможность сравнить степень важности дела с запланированными ранее и сделать более взвешенное решение.

Во многих случаях можно даже не отвечать на телефонные звонки. А перезвонить можно, когда освободитесь .

5. Отделите важное от срочного

Срочные задачи не всегда являются важными . Также как важные задачи необязательно могут быть срочными. Начинать нужно с важных задач и только потом переходить к срочным. Важные задачи, часто являются стратегическими и не требуют большой срочности выполнения, например, выучить английский для повышения по работе, бросить вредные привычки, сбросить вес. и т. д.

Срочные дела, которые надо сделать прямо сейчас, как правило, появляются в результате внешних сил, это может быть телефонный звонок, просьба коллег и т. д. Часто срочные дела не являются важными, поэтому не следует к ним приступать если можете не успеть сделать важное.

6. Научитесь говорить нет

С делами просто - т. к. они сами по себе не вызывают у вас эмоций. А когда кто-нибудь просит у вас помощи, вы испытываете эмоции, чувство жалости, все это может сбить ваши планы и вместо важного вы начнете делать срочное, которое может быть совсем неважно.

Бывают ситуации, когда вы можете своей помощью навредить, это называется оказать медвежью услугу. Например, наркоман просит деньги на новую дозу, от которой может умереть. Или вас просят поучаствовать в незаконных делах. В таких случаях нужно научиться говорить нет. Например:

- «Я сейчас не могу».
- «Почему?»
- «Личная причина, не могу сказать».
- «Может, поможешь по дружбе?»
- «Ну пожалуйста».
- «-/- Повторяем то же самое».

Выучите наизусть это диалог или составьте свой и тогда вы сможете сказать нет более мягко, что, согласитесь важно.

Обращаю внимание, когда у вас нет веских причин или вы понимаете, что можете обидеть другого человека, если скажете истинную причину, то говорите: «не можете по личной причине». Личная причина - на то и личная, что не всегда ее следует говорить и это встретит куда больше понимания, чем просто слово «нет» или причина, которая может показаться собеседнику не такой уж и веской.

7. Не поддавайтесь влиянию

Бывает, что просьбы коллег или личные просьбы несущественны и могут отвлечь вас от более важных дел. В этом случае отказывайте. Но делайте это осторожно и только в тех случаях, когда вы можете помочь позже или есть более приоритетное дело, которым вы оказываете большую помощь.

Почему же нельзя отказаться полностью от помощи другим и все время тратить только на себя? Дело в том, что оказание помощи поднимает наше моральное состояние, мы становимся добрее. А люди вокруг стремятся к сотрудничеству с порядочными и избегают гордых и надменных. То есть успех в любом деле зависит от морального состояния .

Отказать в Помощи можно если помогаете в другом более хорошо!

8. «А», «Б», «В», «Г» задачи

Составьте список со всеми делами, которые нужно сделать и напротив каждой задачи напишите одну из букв. Каждая буква - это приоритет. «А» - самый высокий, «Г» - самый низкий.

Буква «А». Самые важные дела, от которых сильно зависит ваше будущее. Все важные дела делятся на срочные и несрочные. Срочные помечаются дополнением «Ас», а несрочные просто «А». Сначала сделайте все важные и одновременно срочные дела «Ас» и только потом переходите к важным и несрочным «А».

К важным и срочным, т. е. к «Ас» относится: сходить ко врачу во время острой боли, сдача проекта по работе, дедлайн которого сегодня и т. д. Если таких дел несколько, то ставьте приоритет выполнения, например, «Ас1», «Ас2», «Ас3»,... Чем хуже будут последствия от невыполнения задачи, тем она важнее и выше приоритет.

К важным и несрочным относятся: выучить английский для повышения по работе, заплатить налоги и т. д. Когда дел несколько, также отмечаем их приоритетность: «А1», «А2», «А3»,...

Очередность списка «А» будет следующая: Сначала делаем срочные и важные «Ас1», «Ас2», «Ас3», и только после их выполнения приступаем к важным и несрочным «А1», «А2», «А3»,...

Срочные и неважные дела, от невыполнения которых мало что изменится, не относятся к данному списку. Например, посмотреть «КВН» или купить приправу к ужину.

Если задача требует много времени, например, выучить английский, то условьтесь делать ее определённое время каждый день, например, по 30–60 мин. и считайте выполненной в тот день, когда уделите ей запланированное время, затем продолжайте, но только на следующий день.

Буква «Б». Не сильно важные задачи, которые желательно сделать, но в крайнем случае можно и отказаться. Если не приступать к таким делам, то могут быть небольшие неприятности, но в то же время без серьезных последствий. Важно соблюдать следующее правило - не приступать к делам «Б» пока не будут сделаны задачи «Ас» и «А».

Буква «В». Дела, которые неплохо было бы сделать, но в то же время неприятных последствий не будет, - например, почитать новости, смазать дверь в доме. Приступаем к ним, только когда «А» и «Б» задачи будут выполнены.

Буква «Г». Ненужные задачи и лишние действия, которые выполняются по привычке. Старайтесь определить неактуальные для вас действия и не выполнять их, т. к. чем больше времени вы сэкономите на пустых действиях, тем больше сможете заняться более значимым.

9. Делегирование

Чем больше задач вы сможете поручить кому-то, тем продуктивнее вы становитесь. Но важно соблюдения 2 правил:

Качество должно быть на подобном уровне, как и у вас или выше;
- ваше время стоит дороже, чем стоимость, которую придется заплатить за делегированную работу.

Делегирование расширит ваши возможности и увеличит свободное время, которое можно потратить для достижения ваших целей.

10. Делайте, то, что получается хорошо

Ищите свое призвание. Наиболее важные задачи для нас те, которые максимально задействуют наши таланты. Отдавайте предпочтение тем делам, которые у вас хорошо получаются и вы делаете их очень хорошо. И наоборот не занимайтесь тем, что не нравится или это не ваше. Процесс - этот небыстрый, но необходимый. Я искал себя около 15 лет, пробуя разные сферы деятельности, пока не определил свое призвание. Слова Джона Кейнса: «Мы должны думать о будущем, ведь там мы проведем весь остаток своей жизни ».

11. Не начинайте работу с мелочей

Мы так устроены, что стремимся все делать путем наименьшего сопротивления. На подсознательном уровне мы выбираем более легкое дело. Так, вместо выполнения важных задач, которые сильно влияют на наше будущее, можно провести весь день, занимаясь незначимыми делами, не представляющих особой ценности. Не поддавайтесь искушению начинать работу с мелких дел.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email Добавляйтесь