Přílohy v diplomové práci jsou částí, do které vkládáte vizuální materiály. Viditelnost může být prezentována v různých formách - diagram, tabulka, obrázek, srovnávací tabulka atd. Tyto materiály jsou tak objemné, že je nelze zahrnout do samotného díla. Proto jsme přišli s aplikacemi. Různé univerzity mají různé požadavky, ale pro navrhování aplikací ve vědeckých pracích existují obecná pravidla. Jak tedy aplikaci stylizujete?

Jak správně navrhnout aplikaci

Přílohy jsou sepsány na konci vědecké práce za seznamem použité literatury. Můžete je podat do práce, nebo je raději připojit k diplomu v samostatné složce. Pokud k textu práce přiložíte přílohy, oddělte je od hlavní části čistým listem.

Aplikace jsou očíslovány v pravém horním rohu stránky. Pokud aplikace bere 2 listy, pak na posledním listu musíte napsat „Konec aplikace ...“. Pokud příloha obsahuje tři nebo více listů, na 2 a následujících označte „Pokračování přílohy ...“ a na posledním - „Konec přílohy ...“. Pokud jedna aplikace obsahuje několik obrázků nebo tabulek současně, nezapomeňte je očíslovat. Každá ilustrace je očíslována samostatně.

Zadejte názvy aplikací, které se budou vztahovat k textu vašeho rukopisu. Do textu vkládáme odkazy na tyto aplikace. "Cm. příloha…, obr. ... ". Aby bylo čtenáři vše jasné, bez zmatků a zbytečných otázek, sestavte aplikace přehledně s dekódováním všech konvencí, které najdete v tabulkách, obrázcích a diagramech.

Označte samotnou aplikaci v obsahu vaší práce. Zeptejte se ve škole, zda použít sekvenční stránkování nebo vytvořit vlastní pro aplikace. Současně ukládáme čísla aplikací.

Jak sestavit přílohu smlouvy

Příloha dohody musí být sepsána správně, jinak je plná skutečnost, že dokument nebude mít právní sílu. Nejprve se seznamte s normami GOST pro návrh aplikací a zkuste pečlivě dodržovat všechny standardy. Po dokončení práce vám doporučuji dát dokument k ověření odborníkům nebo okamžitě vyhledat pomoc u speciálních společností, které se zabývají přípravou a prováděním dokumentace.

Pokud se rozhodnete udělat všechno sami, postupujte podle tohoto nápovědy:

1. Připravujeme dokumenty, které se stanou přílohou smlouvy (grafy, tabulky, akty, seznamy atd.).
2. Přílohy se tisknou na samostatné listy a spojují více stránek do jednoho dokumentu nebo brožury.
3. Zapište číslování v souladu s předpisy.
4. Všechny dokumenty musí být označeny žádostí. Na úvodní stránku dokumentu napište do horního rohu „Příloha č.“ A vpravo vložte sériové číslo. Hned pod něj napíšeme název administrativního dokumentu „ke smlouvě o poskytování služeb“ a jeho podrobnosti (číslo a datum podpisu).
5. V hlavním dokumentu jsme dali značku o aplikaci.
6. Poté, co jsme uvedli název sekce, vložili jsme seznam připojených dokumentů. Zařídíme to formou očíslovaného seznamu. V něm uvedeme jméno, počet listů a kopií, nezapomeňte na dodržování číslování.

Aby mohl semestrální práce počítat s vynikajícím hodnocením, musí být výzkumná práce dokonale vyplněna a zarámována od titulní stránky až po přílohy. Aby byl takový výsledek dosažen, je nutné si ještě před zahájením psaní semestrální práce pečlivě prostudovat všechny požadavky na formátování dokumentů, které kladou učitelé katedry, pro kterou studium probíhá. Někdy se metodologické pokyny univerzit nemusí shodovat s předpisy GOST. Zvážíme obecně přijímanou možnost návrhu, zejména aplikace.

Jak podat žádost?

Přílohy jsou závěrečnou částí práce na kurzu, takže ušetříte čas i úsilí na správné vyplnění tohoto požadovaného prvku. Možná, že aplikace nejsou zdaleka nejdůležitější částí kurzu, ale jejich dostatečný počet naznačuje, že student na toto téma získal tolik materiálů, že některé z nich musely být vyjmuty z hlavního textu studie. Kromě toho existují materiály, které jednoduše nelze umístit do hlavního textu práce, například fotografie, výstřižky z novin, inženýrské plány, rozvahy atd. Jaké materiály by měly být umístěny v sekci „Aplikace“?

Aplikace mohou být povinné a informativní, které vysvětlují nebo prokazují výzkum pomocí dalších údajů, nebo mohou mít referenční charakter. To znamená, že v sekci aplikace můžete vyjmout tabulky, diagramy, obrázky, diagramy, které zabírají více než 2/3 listu; můžete posílat kopie dokumentů, osvědčení, aby byla studie důkaznější; můžete přidat další informace, které jsou pro toto téma velmi relevantní, ale nevešly se do textu hlavní práce atd. Neexistují žádná přísná pravidla o tom, jaké konkrétní materiály by měly být zahrnuty v sekci „Přílohy“, to bude záviset na tématu výzkumu. V každém případě musí být do semestru vloženy alespoň 2 přihlášky, aby práce vypadala dokončená.

Pro umístění a návrh aplikací existuje několik pravidel.

1. Dodatky jsou umístěny na samém konci práce v kurzu, za oddíly „Závěr“ a „Reference“. Po přílohách by neměly být žádné další výzkumné materiály.
2. Pokud plánujete přidat více než 2 aplikace, pak je třeba tuto sekci oddělit od hlavního textu práce na kurzu, a to přijetím umístění samostatného listu s názvem „Příloha“ nebo „Dodatky“. Tento nadpis je umístěn téměř ve středu stránky, písmo je stejné jako v celém dokumentu (Times New Roman), velikost písmen je mnohem větší (od velikosti 45 bodů a výše), název může být zvýrazněno tučnou kurzívou.
3. Všechny aplikace by měly být uvedeny v textu práce v kurzu. V hlavním textu by měly být uvedeny poznámky pod čarou například za tvrzením, tezí nebo závěrem (viz příloha 1). V pořadí uvedeném ve studii jsou přílohy umístěny na konci práce v kurzu.
4. Každá aplikace by měla být na nové stránce, i když jste do předchozí aplikace umístili pouze několik odstavců (například několik výrazů nebo diagram). Je důležité od sebe stránky oddělit nikoli opakovaným stisknutím klávesy „Enter“, ale pomocí příkazu „Vložit“ - „Zlom stránky“, aby se na první pohled formátovaný materiál po malé úpravě neposunul .
5. Pokud se text aplikace nevejde na jeden list, pak při jeho přenosu na další stránku v horní části stránky označte „Pokračování aplikace“ a duplikujte její sériové číslo.
6. Stránky příloh nejsou očíslovány, samotné přílohy jsou očíslovány arabskými číslicemi podle pořadí výskytu v textu studie. Je to nutné, aby učitel rychle našel materiál uvedený v textu, protože poznámka pod čarou k dodatku také neuvádí číslo stránky, kde jej lze nalézt, ale pořadové číslo dodatku.
7. Někdy se používají ruská písmena, například „dodatek A“, „dodatek B“ atd. Při této metodě určování pořadí je důležité si uvědomit, že některá písmena se nepoužívají, například E, Y, H, Z, L, B, S.
8. Každá aplikace musí mít název. Který je registrován pod pořadovým číslem aplikace, ale není nutné jej duplikovat při odkazování na semestrální práci.
9. Vzorce, tabulky a diagramy, které jsou obsaženy v příloze, jakož i v hlavním textu výzkumné práce, jsou očíslovány arabskými číslicemi, ale označení přílohy je uvedeno před pořadovým číslem. Například „Tabulka B.3“ nebo „Obrázek A.2“.
10. Pokud taková potřeba vyvstane, pak lze objemný text dodatku také rozdělit na oddíly a odstavce, které jsou očíslovány arabskými číslicemi, ale číslování začíná znovu v dodatku a pořadové označení dodatku je uvedeno před číslo sekce.

Toto jsou základní pravidla, která je třeba vzít v úvahu při sestavování oddílu „Přílohy“. Podívejme se blíže na jednu z možností formátování aplikací a jejich názvů.

Příklad návrhu aplikace

PŘÍLOHA 1

PODROBNÝ VZOREK NÁVRHU APLIKACE

V tomto případě je pořadové označení aplikace i její název napsáno velkými písmeny, písmo a velikost písma se uloží jako v celém hlavním textu práce v kurzu. Slovo „aplikace“ a jeho pořadové číslo je třeba zvýraznit tučně nebo kurzívou. Aby název aplikace vypadal v průběhu kurzu harmonicky, můžete je zarovnat „na pravém okraji“, jako v ukázce, nebo „uprostřed“, tato možnost se nachází také v metodických doporučeních. Je důležité mírně zvětšit řádkování, v příkladu je nastaven příkaz „mezery - po - 10 pt“. Upozorňujeme, že na konci nadpisů nejsou umístěny žádné interpunkční znaménka.

Studenti často dávají přednost tomu, aby do práce na kurzu nebyla zařazena část „Přílohy“, protože se obávají, že ji nebudou schopni správně sestavit a uspořádat. Ve skutečnosti je to velká chyba. Přítomnost aplikací říká učiteli, že pro práci na kurzu bylo nalezeno tolik informací, že některé z nich se nevešly do hlavního textu studie. Pokud do příloh vložíte dokumenty, certifikáty, srovnávací tabulky atd., Bude to znamenat, že váš výzkum byl proveden přesvědčivým způsobem. Pomocí výše uvedených tipů můžete snadno navrhovat aplikace správně a přidat k celkové známce za práci ještě jedno plus.

Dodatek k práci je pomocným materiálem, který nebyl obsažen v hlavní části diplomového projektu pro jeho nevýznamný objem a referenční obsah informací.

Co aplikace obsahuje

Příloha k diplomovým projektům zpravidla obsahuje:

• mezivýpočty, které lze v hlavní části práce vynechat, ale jako referenční informace je přesto vhodné je k práci přiložit;
• tabulky výsledků výzkumu, závěry, na jejichž základě jsou obsaženy v hlavní části práce;
• různé druhy pokynů, které hrají roli úvodního materiálu v rámci diplomového projektu;
• příklady a vzorky dokumentů a formulářů, na které odkazuje text v hlavní části práce.

V hlavní části se doporučuje ponechat pouze nezbytně nutný grafický, referenční a kalkulační materiál, bez jehož přímé přítomnosti se v průběhu prezentace textu neobejdete. Všechny ostatní takové informace by měly být uvedeny v přílohách práce. V hlavním textu jsou zahrnuty pouze odkazy na tento materiál.

Přenesením informací z aplikace do hlavní části můžete vždy upravit její hlasitost.

Obecně platí, že příloha práce obsahuje všechny informace, které umožňují lépe porozumět materiálu uvedenému v hlavní části a různým typům vzorů dokumentů, jakož i grafické informace, které pomohly při psaní diplomů. bez příloh je považováno za významnou nevýhodu.

Poté následují aplikace

Přílohy jsou zpravidla umístěny vedle bibliografie. Jsou vypracovány jako součást diplomového projektu, ale nejsou zahrnuty na hlavní stránce. Stejným způsobem jako například titulní strana absolventského projektu. Před aplikací homogenního obsahu by měl být umístěn list s nápisem „Příloha“. Pokud materiál není homogenní, pak jsou přílohy očíslovány arabskými číslicemi a podle toho jsou pojmenovány: „Příloha 2.

Ukázky forem přísného finančního výkaznictví “. Obsah žádosti musí student určit samostatně, poté musí být dohodnut s vedoucím práce. V diplomové práci musí být uveden odkaz na každý dodatek, který odůvodňuje jeho přítomnost.

Přesto je nutné nejen důkladně vybrat materiál, ale také znát pravidla pro jeho registraci v diplomu v souladu s GOST. Z článku se dozvíte, co je to aplikace a jak ji správně formátovat.

Příloha - část, kde jsou prezentovány vizuální (doplňkové) materiály, které obsahují informace o algoritmech nebo autorových výzkumných metodách. Tyto dokumenty nelze zařadit do sekcí, protože je možný nestandardní formát prezentace nebo nevhodný objem pro list A4.

Aplikace práci dokonale doplňují, ještě vylepšují a zpravidla musí student samostatně přemýšlet nad body obsahu. Stále je však třeba koordinovat je s nadřízeným.

Co by mělo být připojeno k diplomu

Tato část obsahuje informace, které odhalují podrobnosti o diplomu a objasňují některé výpočty. K diplomu lze připojit nejen grafické materiály, ale také podklady, protože ukazují hlouběji odvedenou práci.

Další materiály nejčastěji používané v aplikacích:

1. Grafy a grafy.
2. Velké stoly, které se nevejdou na list A4.
3. Vzorce a výpočty pro ně.
4. Mezilehlé matematické důkazy.
5. Popis zařízení, zařízení, která byla použita během experimentů.
6. Metrologické vyšetření (závěr).
7. Nové techniky vyvinuté autorem.
8. Podpůrný materiál ve formě kreseb, schémat, kartografů, fotografií atd.
9. Referenční materiály. Může to být ukázka účetní závěrky v podniku a další dokumentace.

Výše uvedené materiály podrobně popisují každou kapitolu (sekci) nebo konkrétní odstavce. Pomáhají také pochopit, čím se absolvent řídil, jaké závěry učinil a co se nakonec stalo. Státní atestační komise také upozorňuje na to, jak mohl student při čtení zprávy používat aplikace.

Pravidla pro návrh aplikací v diplomu v souladu s GOST

Žádosti musí být vypracovány v souladu s GOST, ačkoli zde nejsou žádné příliš přísné požadavky

Je důležité znát základní pravidla a snažit se od nich neodchylovat. Níže si přečtěte, jak vypracovat žádost v diplomu podle standardů GOST.

Podle GOST 2.301 lze žádosti zpracovávat nejen na listy formátu A4, ale také na A3, A4 * 3, A1, A4 * 4. Takové formáty však lze použít, pokud se informace na formát A4 opravdu nevejde.

Podle GOST 2.109 musíte vložit dostatečný počet aplikací, hlavní věc je, že mohou plně zveřejnit téma diplomu a měly by mít výhradně informační charakter.

Základní pravidla aplikace v diplomové práci:

Pravidlo 1. Přílohy nejsou spojeny dohromady s prací, ale jsou umístěny v samostatné složce jako nezávislý dokument.

Pravidlo 2. Každá aplikace musí začínat na nové stránce, kde uprostřed je napsáno „PŘÍLOHA“. Toto slovo je pouze velkými písmeny.

Pravidlo 3. Aplikace jsou označeny velkými ruskými písmeny, ale existují výjimky, které podle GOST 2.109 nelze zapsat: E, Z, Y, O, H, L, B, Y.

Pravidlo 4. Můžete označovat aplikace a latinská písmena, s výjimkou - I, O.

Pravidlo 5. Pokud byla použita všechna písmena, lze aplikace označit arabskými číslicemi, ale pouze jako poslední možnost.

Pravidlo 6. Pokud je v diplomu pouze jedna přihláška, pak je označena: „PŘÍLOHA A“.

Pravidlo 7. Znění příloh je možné rozdělit na odstavce a pododstavce.

Pravidlo 8. Aplikace by měly mít sekvenční číslování.

Pravidlo 9. Všechny názvy aplikací jsou psány stejným stylem.

Pravidlo 10. Pokud se jedna aplikace skládá z několika listů, musíte na první napsat: „Pokračování přílohy A“ a na poslední - „Konec přílohy A“.

Vždy byste měli pamatovat na to, že dobře napsané aplikace jsou cestou k úspěchu, protože odrážejí úroveň odborné přípravy diplomanta a jeho znalosti a komise této části diplomu věnuje pozornost.

Jak podat žádost v obsahu diplomu

V každé aplikaci je uvedeno nejen označení (písmeno), ale také jméno

Dodatek A je uveden v obsahu. Pokud existuje příloha B, C, D atd., Pak musí být také zapsány do obsahu.

Jak propojit přihlášky k diplomu

Takto bude vypadat aplikace, na kterou se student v práci odkazuje:

Závěr

Nyní víte, jak správně navrhnout aplikaci v diplomu. Hlavní věc je, že nemusíte honit množství dalších materiálů, ale kvalitu potřebných. Je důležité si uvědomit, že v některých případech mnoho aplikací komplikuje strukturu práce.

Značka dostupnosti aplikace- rekvizity obsahující informace o dodatečně přiloženém dokumentu (dokumentech). 1

Značka dostupnosti aplikace(požadavek 21), pojmenovaný v textu dopisu, je sepsán takto: 2

Pokud má dopis přílohu, která není v textu pojmenována, uveďte jeho název, počet listů a počet kopií; pokud existuje více aplikací, jsou očíslovány. 3

Rýže. 1.
Příklad registrace požadované „značky přítomnosti přílohy“ v dopise

Pokud jsou přílohy svázané, pak počet listů není uveden. 4

Pokud je k dokumentu připojen jiný dokument, který má rovněž přílohu, je značka přítomnosti přílohy sepsána následovně: 5

Rosarkhivský dopis ze dne 05.06.2003 č. 02-6 / 172 a jeho příloha, pouze 3 strany.

Pokud není žádost odeslána na všechny adresy uvedené v dokumentu, je známka její přítomnosti sepsána následovně: 6

Příloha: na 3 litry. v 5 kopiích. pouze na první adresu.

V příloze administrativního dokumentu (vyhláška, řád, řád, pravidla, pokyny, nařízení, rozhodnutí) na jeho prvním listu v pravém horním rohu píšou „příloha č.“ S uvedením názvu administrativního dokumentu, jeho data a registrační číslo. 7

Pokud existuje pouze jedna aplikace, sériové číslo není uvedeno. osm

Je dovoleno tisknout výraz „DODATEK č.“ Velkými písmeny, stejně jako vycentrovat tento výraz, název dokumentu, jeho datum a registrační číslo vzhledem k nejdelšímu řádku. devět

Požadované „Označení přítomnosti aplikace“ se sestaví z pole bez odsazení odstavce. Pokud název aplikace přesahuje několik řádků, vytiskne se s řádkováním. V přítomnosti několika aplikací jsou názvy aplikací od sebe odděleny řádkováním 1,5–2. deset

Rozložení proměnné „Značka přítomnosti aplikace“ je znázorněno na obrázku 2.

__________
1 GOST R 7.0.8-2013. Systém norem pro informace, knihovnictví a publikování. Kancelářská práce a archivace. Termíny a definice. - Úvod. 01.04.2014. - M.: FSUE „Standartinform“, 2014. - Doložka 68.
2 GOST R 6.30-2003. Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování. - Úvod. 2003-07-01. - M.: Gosstandart Ruska: Vydavatelství norem, 2003. - Doložka 3.21.
3-7 Tamtéž. - Ustanovení 3.21.
8 Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování: Metodická doporučení pro implementaci GOST R 6.30-2003. / Rosarchiv; VNIIDAD; Sestavil: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov a další; Běžný vyd. M.V. Larin, A.N. Sokov. - M., 2003.- 90 s.
9 GOST R 6.30-2003. - Ustanovení 3.21.
10 Kuznetsov S.L. Moderní technologie dokumentační podpory managementu: 2. vydání, revidované a rozšířené. - M.: Nakladatelství „TERMIKA“, 2014 - 288 s.

Dodatečné informace:

Jak uspořádat přílohu k dokumentu

Při vytváření jednoho dokumentu se často setkáváme s potřebou připojit k němu další. K průvodnímu dopisu samozřejmě připojujeme vše, co v něm uvádíme. Existují ale také objednávky na hlavní činnost, smlouvy a mnoho dalších dokumentů. Jak vystavit přílohu průvodního dopisu, a to i na elektronických médiích? Jak vypracovat žádost k objednávce a jak označit samotnou aplikaci? Odpovědi na tyto otázky hledejte v článku.

Příloha k průvodnímu dopisu

Jak již víte, je obvyklé zasílat dokumenty adresátovi spolu s průvodním dopisem, což je druh záruky, že zaslané informace byly přijaty v plném rozsahu. Promluvme si o tom, jak správně a v plném souladu s pravidly kancelářské práce sestavit přílohy tak, aby kryly dopisy.

"Poznámka o přítomnosti přílohy pojmenované v textu dopisu je provedena takto:"

Pokud má dopis přílohu, která není v textu pojmenována, uveďte jeho název, počet listů a počet kopií; pokud existuje několik aplikací, jsou očíslovány, například:

Pokud jsou přílohy svázány, počet listů není uveden.

Dodatek: Rosarkhivův dopis ze dne 05.06.2003 N 02-6 / 172 a jeho příloha, pouze 3 strany.

Příloha: na 3 litry. v 5 kopiích. pouze na první adresu “.

Pokud mluvíme o aplikaci dokumentů, pak jsou poskytnuté informace jednoduše vyčerpávající. A pokud připojíte informace o elektronických médiích? Nepotřebujete nic vymýšlet, jednáme plně v souladu s GOST:

Příloha: Předpisy pro Úřad pro regionální půjčování na flash kartě v 1 výtisku.

Jak vidíte, počet listů v aplikaci neuvádíme, protože nehrozí, že se několik z nich ztratí. Stačí uvést počet nosičů informací.

Nakonec, pokud odesíláte informace v papírové i elektronické podobě, je obvyklé psát takto:

2. Totéž na flash kartě v 1 kopii.

Průvodní dopis a jeho přílohy jsou tedy nezávislé dokumenty, z nichž každý má své vlastní registrační údaje. Do textu průvodního dopisu píšeme: „Zasíláme vám smlouvu o dílo ze dne 5. 3. 2013 č. 45“, načež dopis obdrží vlastní rejstřík - odchozí číslo. Dopis a jeho přílohy mohou existovat jeden bez druhého.

Registrace příloh k dalším dokumentům

Mluvíme o přílohách ke smlouvám, objednávkách hlavních činností, pokynech atd. Jsou navrženy poněkud odlišně než ty, které jsou diskutovány výše.

Pokud dokument předpokládá přítomnost přílohy, odkazy na něj by již měly být v textu objednávky, dohody nebo pokynu.

Například zmínka o aplikaci v administrativních pokynech:

Dokumenty jsou registrovány v registru příchozích dokumentů (příloha 10).

nebo v pořadí pro hlavní činnost:

2. Pracovní skupina shromažďuje informace podle formuláře č. 1 (příloha č. 1 k této objednávce).

nebo ve smlouvě o dílo:

3.2. Seznam materiálů a zařízení poskytnutých Zákazníkem k provedení prací je uveden v Příloze č. 1, která je nedílnou součástí této Smlouvy.

Pokud tedy plánujete k dokumentu něco připojit, ale tato příloha musí být v dokumentu uvedena. Přílohy a dokument (na rozdíl od případu s motivačním dopisem) jsou zde jedna. Bez aplikací nikdo nemůže pracovat s objednávkou a nikdo sám nepotřebuje aplikace bez objednávky.

Samotná aplikace neobdrží žádné známky, pokud je odeslána adresátovi spolu s motivačním dopisem.

V druhém případě, když jsou dokument a příloha k sobě neoddělitelné, přílohy se označí.

GOST R 6.30-2003 nám opět řekne, jak to udělat:

„V dodatku k administrativnímu dokumentu (vyhlášky, příkazy, příkazy, pravidla, pokyny, předpisy, rozhodnutí) na jeho prvním listu v pravém horním rohu je uvedeno„ dodatek N “s uvedením názvu administrativního dokumentu, jeho data a registrace číslo, například:

na rozkaz Rosarkhiv

ze dne 05.06.2003 N 319

Je dovoleno tisknout výraz „PŘÍLOHA N“ velkými písmeny a také vycentrovat tento výraz, název dokumentu, jeho datum a registrační číslo vzhledem k nejdelšímu řádku, například:

nejlepší tajemník.ru

Některé jemnosti designu aplikace

1. Kam přesně v dokumentech má být umístěn atribut Attachment Mark?
2. Je vždy nutné na první list žádosti v pravém horním rohu udělat nápis „Příloha“ s uvedením dokumentu, jeho data a registračního čísla?

Odpovědi na tyto otázky lze nalézt, ale v jiných dokumentech. Zkusme to udělat společně.

Kde najít atribut „Značka dostupnosti aplikace“?

Jak víte, dodatek A GOST R 6.30–2003 obsahuje rozvržení pro podrobnosti organizačních a administrativních dokumentů. Když se na ně podíváte, můžete dojít k závěru, že 21 požadovaná „značka aplikace“ musí být v rozsahu 60–40 mm od okraje dolního okraje(viz obrázek 1). Ve skutečnosti tomu tak není. Okraje, které jsou na těchto diagramech označeny tečkovanou čarou, se mohou pohybovat nahoru i dolů. Navíc jsou chvíle, kdy registrace rekvizit « Značka dostupnosti aplikace»V rozmezí 60–40 mm od okraje dolního pole může dojít ke katastrofálním následkům (viz příklad 1).





Představte si situaci, kdy je sepsán dopis o konání výstavní konference, který se skládá ze dvou stran a text na druhé straně zabírá maximálně jednu čtvrtinu celkové plochy listu. V souladu s tím, pokud rekvizity « Značka dostupnosti aplikace»Umístěno v rozmezí 60–40 mm od okraje dolního okraje, pak je mezi tímto atributem a textem hodně volného místa (viz obrázek výše). Právě do tohoto volného prostoru mohou „mazaní řemeslníci“, jak z organizace - autora dokumentu, tak z adresáta organizace, po předchozím procvičení přidat jakýkoli text, který jim umožní získat prospěch. Vedení obou organizací přitom možná ani neví, že by do textu dopisu bylo třeba něco dodat. Porovnejte dvě verze stejného písmene zobrazené na této pomazánce.





Aby nikdo nemohl přidat žádný nový text do již podepsaného dokumentu, by měl být umístěn ne blíže k okraji dolního okraje, ale za text dokumentu. Odsazení by navíc mělo mít řádkování 2-4, velikost odsazení je stanovena v Pokynech pro implementaci GOST R 6.30-2003 1, které byly publikovány vývojářem GOST-All-Russian Research Institute of Documentation a archivní záležitosti (VNIIDAD). 2

Pokud se znovu podíváme na rozložení náležitostí organizačních a administrativních dokumentů (viz obrázek 1), pak lze poznamenat, že požadavek 21 - „Značka přítomnosti aplikace“ a proměnná 22 - „Podpis“ jsou umístěny na stejné úrovni. Podpis by však měl být umístěn pod požadovaný „značka dostupnosti aplikace“ po 2-4 intervalech. To musí být provedeno tak, aby po podpisu dokumentu nikdo nemohl přidat k dokumentu žádnou další přílohu.

Mluvit o poloze proměnná „Značka dostupnosti aplikace“, stojí za zmínku řada dalších bodů. Pokud se podíváte na fragment GOST R 6.30-2003, publikovaný na začátku článku, uvidíte, že GOST poskytuje příklady designu, kde je jasně vidět, že vlastnost, o které uvažujeme, se nachází na okraji vlevo marže s odsazením . V textu GOST přitom neexistují žádné jasné pokyny. Ale v pokynech pro implementaci GOST R 6.30-2003 jsou, a to je tam napsáno:



Můžeme tedy usoudit, že umístění ukázané námi v příkladu 2 bude správné.



V jakých organizačních a administrativních dokumentech lze použít atribut „Aplikační značka“?

V textu GOST R 6.30-2003 se uvádí, že atribut „značka dostupnosti aplikace“ mohou být vydány písmeny (viz odstavec 3.21, uvedený na začátku článku). Tedy pokud dopis nějaký obsahuje aplikace, pak musí být tento požadavek sepsán bezchybně. Současně v průvodních dopisech, jejichž hlavním účelem je zasílání dokumentů, které nemají adresní část, atribut „značka dostupnosti aplikace“ musí být vždy sepsána (viz příklad 2).

Taky rekvizity « Značka přítomnosti aplikace», V případě potřeby mohou být obsaženy v následujících typech informačních a referenčních dokumentů: certifikáty, memoranda, vysvětlivky, servisní poznámky.

Existují však typy organizačních a administrativních dokumentů, ve kterých rekvizity « Značka dostupnosti aplikace»Není vydáno, protože informace o aplikacích jsou uvedeny přímo v textu. To je uvedeno v Metodických doporučeních pro implementaci GOST R 6.30-2003 a v Modelové instrukci pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech. Takové dokumenty například obsahují protokol.





Rekvizity « Značka dostupnosti aplikace»Není formalizován v administrativních dokumentech: příkazy, pokyny, pokyny, vyhlášky a rozhodnutí.



Obvykle, pokud jsou k administrativnímu dokumentu referenční nebo analytické přílohy (grafy, diagramy, tabulky, seznamy), pak jsou v textu v odpovídajících odstavcích administrativní části uvedeny odkazy: „(Příloha 1)“, „(Příloha 2) “nebo„ podle dodatku 1 “,„ podle dodatku 2 “. Pokud je schválený dokument (předpis, pravidla, pokyny atd.) Přílohou správního dokladu, je v příslušné klauzuli administrativní části vyrobena značka: „(připojeno)“ (viz příklad 3).

Je vždy nutné na první stránku aplikace napsat „Aplikace“?

Je vždy nutné provést na prvním listu aplikace v pravém horním rohu nápis « aplikace»3 označující dokument, jeho datum a registrační číslo? Na první pohled to vypadá, že ano. Ale není tomu tak. Proto mnozí dělají chyby, když bez rozdílu připojují tento nápis na všechny aplikace.

Zvažte případy, kdy nápis "Aplikace" uvádějící dokument, jeho datum a registrační číslo by nemělo být připojeno.

Za prvé, je nevhodné, když nějaké odešlete nezávislý dokument, který nemá adresní část, spolu s průvodním dopisem .

K podpisu je třeba zaslat návrh smlouvy. Ve smlouvě není uvedena část adresy, a aby se korespondenční organizace rychle dostala k požadovanému úředníkovi, je připraven průvodní dopis, ve kterém je uveden konkrétní zaměstnanec adresáta (viz příklad 2). Zaslaná dohoda je však nezávislým dokumentem, dokonce, dalo by se říci, důležitějším než průvodním dopisem. To znamená, že smlouva nemůže být přílohou dopisu. V tomto případě je proto nesprávné a hloupé udělat nápis v pravém horním rohu první stránky dohody:

Pokud však není zaslán motivační dopis, ale například dopis s oznámením nebo zvací dopis a příloha obsahuje další materiály, které byly speciálně připraveny pro tento dopis, pak by měl být výše uvedený nápis připojen k příloze.

Připravuje se pozvánka na schůzku „Klubu auditorů“ (ze dne 18. září 2006, č. 857-03 / 06) a příloha dopisu obsahuje mapu cesty nebo program setkání. V takovém případě by měl být na aplikaci uveden informativní nápis o tom, kterému dopisu tato aplikace patří.



Za druhé, neměli byste nápis « aplikace»Na dokumentu, který je schválen administrativním dokumentem. Právě při navrhování takových aplikací se nejčastěji dělají chyby. A podívejte se, co se stane: existují možnosti, když chybí potřebné informace (příklad 6) nebo když jsou duplicitní (příklady 7 a 8).



Možné možnosti nesprávného návrhu se neomezují pouze na toto. Pravidla pro sestavování příloh administrativních dokumentů jsou však upravena příkladem dekretů a příkazů prezidenta Ruské federace v Modelové instrukci pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech.



Z výše uvedeného usuzujeme, že dokumenty, které mají být schváleny, musí obsahovat požadovaný „razítko pro schválení dokumentu“, který je sepsán v souladu s GOST R 6.30-2003, a nikoli nápis „dodatek č.“ S údaji správního orgánu dokument. Pokud však má žádost referenční nebo analytickou povahu (to znamená, že není schválena), pak by v pravém horním rohu měl být nápis „Příloha č.“ Označující odpovídající dokument, jeho datum a registrační číslo.





Jak by měly být stylizovány aplikace?

Na návrh aplikace je třeba dodržovat následující jednoduchá pravidla 4:

3. Aplikace vždy jsou vydávány na standardní listy papíru, nikoli na hlavičkové dokumenty.
4. Protože přílohy nejsou registrovány samostatně, neměly by být vyplněny údaji „Datum dokumentu“ a „Registrační číslo dokumentu“. Datum a registrační číslo dokumentu, ke kterému aplikace patří, lze ostatně zobrazit v pravém horním rohu na první stránce aplikace v nápisu „Aplikace ...“ (viz příklad 5) nebo v atributu „ Razítko schválení dokumentu “(viz příklad 9).

Nadpis k textu přílohy je vytištěn na střed, na konci nadpisu se tečka nedává. Název typu aplikace (první slovo názvu aplikace) je zvýrazněn velkými písmeny a lze jej vytisknout mezerou (P O L O Z E N I E, P E R E CH E N L, S P I S O K atd.) ... Řádkování mezi prvním řádkem záhlaví a následujícími řádky lze zvětšit o 6 bodů.

Název aplikace je umístěn pod nápisem „Aplikace ...“ nebo požadovaným „Certifikačním razítkem dokumentu“ a je od nich oddělen dvěma až čtyřmi řádky.

Okraje, písma a řádkování při tiskových aplikacích jsou totožné s okraji používanými při tisku textových dokumentů.

Listy dodatku jsou číslovány nezávisle, počínaje druhým listem. Čísla stránek jsou umístěna uprostřed horního okraje listu. V tomto případě je číslo napsáno arabskými číslicemi bez interpunkčních znamének (teček), bez zadání slova „stránka“, jeho zkrácených verzí „stránka“ nebo s. " a čárky.

Organizační a právní dokumenty - pokyny, pravidla, předpisy, předpisy schválené administrativními dokumenty a jejich přílohy - musí být podepsány vedoucím strukturální jednotky, která tuto aplikaci vyvinula. Jiné přílohy, je -li to nutné, mohou být podepsány také oprávněným úředníkem. Pokud aplikace není podepsaná, pak je vhodné ji ukončit vodorovnou čarou umístěnou uprostřed textu ve vzdálenosti asi 3 řádkování. Linka by měla být dlouhá několik centimetrů. Tento jednoduchý trik zajistí, že po podpisu hlavního dokumentu nebude přidán žádný text na konec aplikace (viz příklad 5).

Zde je ukázka správného návrhu první stránky Předpisů na konstrukční jednotce, která je přílohou administrativního dokumentu (viz Příklad 9).

Po dokončení článku bych rád poznamenal, že když vyvstanou otázky související s prováděním dokumentů nebo organizací práce s nimi, je lepší hledat odpovědi v několika regulačních dokumentech nebo zdrojích najednou a nezdržovat se jedním. Jedině tak lze získat nejucelenější odpověď na vzniklou otázku.

1 Organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování: Metodická doporučení pro implementaci GOST R 6.30-2003. - VNIIDAD. - 2003.

2 Umístění některých podrobností, které by měly být vypracovány pouze v konkrétních oblastech stránky dokumentu, je uvedeno přímo v textu GOST R 6.30-2003 a výše uvedených metodických doporučení. Mezi tyto údaje patří: „Víza ke schválení dokumentu“, „Označení při provedení dokumentu a jeho odeslání do případu“, „Označení při převzetí dokumentu v organizaci“, „Identifikátor elektronické kopie dokumentu“ .

3 Pokud existuje několik aplikací, jsou očíslovány, tj. nápis „Přihláška“ musí obsahovat znak „Č.“ a pořadové číslo aplikace (viz příklad 5).

4 Výjimkou jsou nezávislé dokumenty, které nemají adresní část, jsou odeslány s průvodním dopisem organizaci třetí strany (viz příklad 4) a jsou v dopise uvedeny jako přílohy. Tyto dokumenty jsou sepsány standardním způsobem, tj. podle pravidel platných pro určité typy dokumentů.

www.delo-press.ru

Přílohy k dokumentům

Registrace požadovaného „označení dostupnosti aplikace“

Při registraci příloh k dokumentům se používá atribut „Značka přílohy“. Požadavky na návrh tohoto požadavku stanoví GOST R 6.30-2003 „Sjednocené systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na papírování “.

Poznámka o přítomnosti přílohy pojmenované v textu dopisu je sepsána takto:

Použití: 5 litrů. ve 2 kopiích.

Příloha: 1. Předpisy o oddělení regionálních půjček, 5 stran. v 1 kopii.

2. Pravidla pro přípravu a provádění dokumentů pro Úřad regionálního půjčování na 7 stranách. ve 2 kopiích.

Pokud jsou přílohy svázány, počet listů není uveden.

Pokud je k dokumentu připojen jiný dokument, který má rovněž přílohu, označení přítomnosti přílohy se provede následovně:

Příloha: Rosarkhivův dopis ze dne 05.06.2003 č. 02-6 / 172 a příloha k němu, pouze 3 strany.

Pokud není žádost odeslána na všechny adresy uvedené v dokumentu, je známka její přítomnosti sepsána následovně:

V příloze administrativního dokumentu (vyhlášky, příkazy, příkazy, pravidla, pokyny, předpisy, rozhodnutí) na jeho prvním listu v pravém horním rohu píšou „příloha č.“ S uvedením názvu administrativního dokumentu, jeho data a registrace číslo, například:

ze dne 05.06.2003 č. 319

Je dovoleno vytisknout výraz „DODATEK č.“ Velkými písmeny a také vystředit tento výraz, název dokumentu, jeho datum a registrační číslo vzhledem k nejdelšímu řádku, například:

na příkaz ministerstva zdravotnictví Ruska

ze dne 05.06.2003 č. 251

Samostatné problémy návrhu aplikace

Státní norma stanoví požadavky na návrh aplikací motivačními dopisy a v administrativních dokumentech, ale žádosti se sepisují i ​​v jiných dokumentech, navíc při sepisování dokumentů často vyvstávají otázky, které se v normě nijak neodrážejí. Pojďme se podívat na některé z nich.

Při sepisování administrativních dokumentů v příslušném odstavci administrativní části dokumentu je nutné vytvořit odkaz na přílohu. Je navržen následovně:

- pokud existuje pouze jedna aplikace:

V souladu s vyhláškou moskevské vlády ze dne 21. ledna 2003 č. 18-PP „O struktuře výkonných orgánů města Moskvy“ moskevská vláda rozhoduje:

1. Schválit nařízení Výboru pro vztahy s náboženskými organizacemi města Moskvy (příloha).

- pokud existuje několik aplikací:

V souvislosti se vznikem Úřadu moskevské vlády v souladu se zákonem města Moskvy ze dne 21. listopadu 2001 č. 63 „O změnách a dodatcích zákona města Moskvy č. 5“ o vládě Moskvy “ze dne 26. února 1997, moskevská vláda rozhodla:

1. Schválení nařízení:

- na organizačním a analytickém oddělení moskevské vlády (dodatek 1);

- o právním oddělení moskevské vlády (příloha 2);

- o Úřadu pro organizaci práce s dokumenty moskevské vlády (dodatek 3);

- o odboru protokolu moskevské vlády (dodatek 4);

U každé žádosti je v předepsané podobě sepsána značka o žádosti:

k nařízení vlády

Podobným způsobem se sepisují přílohy ke smlouvám, aktům, plánům, zprávám a dalším dokumentům (nikoli průvodním dopisům). V textu dokumentu se v odpovídající části textu vytvoří odkaz na aplikaci a na aplikaci se označí značka o aplikaci:

k kupní smlouvě

Při registraci přítomnosti přílohy v motivačních dopisech se slovo „Příloha“ vytiskne přímo pod text, bez červené čáry se od textu neoddělí další řádkování:

Za úplatu zasíláme Program školení odborníků na protikrizové řízení a Smlouvu o spolupráci při školení těchto specialistů.

Příloha: 1. Program školení odborníků na protikrizové řízení, 8 let. v 1 kopii.

2. Dohoda o spolupráci, 3 strany. ve 2 kopiích.

Při sestavování referenčních příloh k administrativním, plánovacím, reportovacím a dalším dokumentům musí být dodatky sepsány jako plnohodnotné dokumenty, tj. Musí obsahovat název typu dokumentu (reference, plán, souhrn, seznam, seznam) (plán, atd.), název textu dokumentu, například:

Potvrzení o výši daňových odpočtů

Osvědčení o výši dluhu společnosti

Seznam členů komise pro posuzování majetku podniku

Rozvrh práce podle smlouvy

Akční plán pro implementaci nařízení vlády Ruské federace ze dne ... č ... „O ...“ atd.

Žádosti schvalují úředníci odpovědní za jejich přípravu.

Psaní příloh k dopisu: všechny jemnosti a nuance

Související články

Registrace příloh k dopisu je nutná, pokud je s ním nutné zaslat další dokumenty. To je nezbytné k tomu, aby adresát obdržel všechny informace, které mu byly zaslány v plném rozsahu, a v případě potřeby rychle odpověděl.

Přílohy obsahují mnoho dokumentů pro vedení a samozřejmě průvodní dopisy. Kromě toho může být aplikace buď samostatným dokumentem, nebo jeho částí. V našem článku se budeme zabývat pravidly pro návrh příloh k dopisu, protože to není tak jednoduché, jak by se mohlo zdát.

V tomto článku se dozvíte:

Je povinné sestavit seznam přiložených dokumentů na samostatném listu;

Pravidla pro návrh příloh k dopisu podle GOST;

Pravidla pro označování aplikace při odesílání dokumentace nejen na papíře nebo při zasílání důvěrných dokumentů;

Obecné požadavky na návrh průvodních dopisů.

Základní pravidla pro návrh příloh k dopisu

- za to přímo odpovídá sekretář manažera, personální inspektor nebo úředník. Jejich zkušenosti, dovednosti a profesionalita zajišťují rychlou a kvalitní výměnu informací jak ve společnosti, tak s partnery nebo regulačními úřady.

K dnešnímu dni GOST R.6.30-2003 platný v naší zemi a standardní pokyny pro kancelářskou práci poskytují dvě možnosti pro takové návrhy, a to:

Žádost je uvedena v samotném dokumentu, například: příkaz ke schválení tabulky zaměstnanců s ní;

Přiložené dokumenty jsou obsaženy v průvodním dopise.

V našem článku se budeme zabývat situacemi s motivačním dopisem, protože v pravidlech jejich návrhu je mnoho nuancí, o kterých musí vědět každý praktikující úředník.

Registrace příloh k dopisu, který vyžaduje zaslání poštou

Zvláštní význam je správnému designu, pokud je nutné zaslat průvodní dopis poštou. Správnost jednání úředníka zaručuje nejen to, že se dopis dostane k adresátovi, ale také že bude vzat v úvahu a bude přijata odpověď. Faktem je, že zpravidla zcela vyplněné dokumenty nebo jejich projekty podléhají poštovnému, a proto je nelze označit. Proto existuje potřeba průvodního dopisu, který bude obsahovat tento povinný požadavek pro tento druh zásilek. Pravidla pro jejich registraci se řídí GOST R.6.30-2003. Naše další část bude věnována právě jim.

Registrace příloh k dopisu podle GOST R.6.30-2003

GOST R.6.30-2003 "poskytuje několik možností pro návrh dokumentů připojených k dopisu:

Při uvádění názvu aplikace v textu je značka vypracována následovně: „Aplikace na 3 listech ve 2 kopiích“.

Pokud v textu taková zmínka není, je uveden název připojeného dokumentu, počet odeslaných kopií a listy, na nichž je obsažen. Pokud existuje několik takových dokumentů, pak jsou nutně očíslovány. Vypadá to takto:

1. Kopie stanov společnosti na 6 stranách. v 1 kopii;

2. Osvědčení o státní registraci podniku na 1 litr v 1 výtisku. “

Pokud jsou přiložené dokumenty očíslovány a sešněrovány, není třeba uvádět počet listů. Když je v textu zmíněna příloha, bude to vypadat takto: „Příloha ve 2 kopiích., A pokud by taková zmínka nebyla:„ Charta podniku v 1 výtisku. “

Pokud je k připojenému dokumentu přiložena příloha, je značka na něm uvedena následovně: „Příloha: Dopis Rospotrebnadzor ze dne 21.11.2010 č. 03 / 7-415 s přílohou, pouze 2 strany.“

Pokud je dokument připojený k dopisu odeslán pouze jednomu z několika příjemců, bude jeho značka vypadat takto: „Příloha: 2 stránky. v 1 kopii. pouze prvnímu příjemci “.

Uvedli jsme různé možnosti pro pořadí provedení přiložených dokumentů do písmene, které jsou platné ve standardních situacích. Naše další část vám řekne, jak se úředník chovat v nestandardních situacích.