co je e-mail? V dnešním obchodním světě je to takto:

• Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
• Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá e-mailem. Pokud tedy dobře ovládáte tento nástroj, můžete si mnohem usnadnit život.
• Silné rozptýlení. Vnější svět snaží se vás dostat, rozptýlit a svést vás na scestí prostřednictvím e-mailu.

Z těchto pozic se podívejte na práci s e-mailem. Začněme jednoduše.

Design dopisu

Používám poštovního klienta Mozilla Thunderbird, takže použiji jeho příklad. Vytvoříme nové písmeno a projdeme seznam polí shora dolů.

Komu. Kopírovat. Skrytá kopie

Možná někdo neví, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.

• Komu: píšeme hlavního příjemce nebo více příjemců oddělených středníkem.
• kopírovat: píšeme někoho, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme reakci.
• Skrytá kopie: píšeme někoho, kdo by si měl dopis přečíst, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Zvláště vhodné je použití pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, jako jsou oznámení.

Ne správně v hromadném rozesílání určete příjemce prostřednictvím polí "Kopie" nebo "Komu". Několikrát do roka dostávám dopisy, které obsahují 50–90 příjemců v poli „Kopie“. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, kteří se znají. A pokud jsou na seznamu konkurenční firmy, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně se musíte připravit na zbytečné vysvětlování a minimálně s jedním z nich ukončit spolupráci. Nedělejte to tímto způsobem.

Předmět dopisu

Profesionální poštovní služby často píší o důležitosti předmětu (někdy i rozumně) na svých firemních blozích. Tam se ale nejčastěji bavíme o prodejních dopisech, kde předmět dopisu řeší problém „e-mail by se měl otevřít“.

Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Zde téma řeší problém „dopis a jeho autor by měli být snadno identifikovatelní a pak nalezeni“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo fwd, mezi kterými budete muset vyhledat požadované písmeno k tématu.

Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence středního manažera. O podnikatelích a majitelích firem vůbec nemluvím, jejich počet dopisů někdy přesahuje 200 i více za den. Takže ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.

Jak tedy správně formulovat předmět dopisu?

Chyba #1 : v předmětu pouze název společnosti. Například "Nebe" a všechny. Za prvé, pravděpodobně nepatříte mezi vaši společnost, která s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nedává žádný smysl, protože název vaší společnosti je viditelný již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Přibližně takto.

Je vhodné v takových tématech hledat?

Chyba #2 : honosný, prodejní titul. Je skvělé, když umíte takové titulky psát. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondence? Pamatujte na účel tématu obchodní dopis: ne prodávat, ale poskytovat identifikaci a vyhledávání.

Text dopisu

Existuje mnoho návodů pro psaní textů různé případyživot. Spoustu užitečných informací má například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova. Doporučuji číst jejich články alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení celkového stylu psaného projevu.

V procesu psaní dopisu musíme důsledně učinit několik rozhodnutí.

Věc zdvořilosti . Na začátku dopisu se můžete rozmazávat ve zdvořilostech nebo dokonce něžnostech v duchu „Má milá Rodyo, už více než dva měsíce jsem s tebou písemně nemluvil, z čehož jsem sám trpěl a dokonce jsem nespal další noci, přemýšlení." Velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na sepsání takového úvodu, tak z hlediska času účastníka na jeho přečtení. Korespondence je byznys, pamatuješ? Ne psaní epištolního žánru do soutěže a ne dopis jeho matky Raskolnikovovi, ale obchodní korespondence.

Respektujeme svůj čas a příjemce!

Představit se a připomenout okolnosti vašeho seznámení má smysl až v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo aktuální korespondence, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.

Odvolání . Vždy jsem se obával otázky, na koho se obrátit v dopise, pokud je více příjemců. Nedávno jsem napsal dopis adresovaný třem dívkám jménem Anna. Bez váhání jsem napsal „Ahoj, Anno“ a nepustil jsem se do parní lázně. Ale není tomu tak vždy.

Co když jsou příjemci tři nebo dokonce sedm a nemají stejné jméno? Můžete uvést podle jména: "Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlouhé a chce to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!".

Pro sebe používám pravidlo oslovovat jménem toho, kdo je v poli "Komu". A ty, co jsou v kopii, vůbec nekontaktujte. Toto pravidlo zároveň umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.

Citace . Korespondence je často řetěz dopisů s otázkami a odpověďmi – jedním slovem dialog. Za dobrou formu se považuje nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže až se k této korespondenci za týden vrátíte, můžete si dialog snadno přečíst odshora dolů sestupným datem.

Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille "Nastavit kurzor po citovaném textu." Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Sestavení a adresování“. Musí to tak být.

Účel dopisu . Obchodní dopisy jsou dvou typů:

• když jednoduše informujeme partnera (například zpráva o provedené práci za měsíc);
• a když od partnera něco chceme. Například tak, že odsouhlasí přiloženou fakturu k úhradě.

Pobídkových dopisů je zpravidla mnohem více než udavačských. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Po výzvě k akci by mělo následovat křestní jméno a mělo by být poslední větou dopisu.

Ne správně : "Porfiry Petroviči, vím, kdo zabil starou ženu."

Správně : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo zabil starou ženu, prosím, zakročte s mým zatčením, jsem unavený z utrpení!"

Proč by za vás měl korespondent vymýšlet, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.

Podpis v textu . Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují nastavit automatickou náhradu podpisu, například klasické "S úctou, ...". V Mozille se to dělá v nabídce „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Zapsat či nezapsat kontakty do podpisu je osobní věc každého. Ale pokud jste nějak spojeni s prodejem - určitě napište. I když transakce neproběhne na základě výsledků komunikace, v budoucnu budete snadno k nalezení pomocí kontaktů z podpisu.

Na závěr ještě jedna vlastnost těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V textu dopisu uveďte výchozí hodnotu. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout do pátku ve 12:00, pak se považuji za amnestovaného." Uzávěrka samozřejmě musí být reálná (text z ukázky neposílejte v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen váš dopis přečíst a rozhodnout o něm. Takové „ticho“ vás zbavuje odpovědnosti za nereagování partnera. Jako vždy je třeba k použití tohoto čipu přistupovat moudře. Pokud člověk odpovídá na vaše dopisy včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, trochu napínat nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale nechat vás čekat na pátek.

Přílohy

Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní nabídky, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi šikovný nástroj a zároveň zdrojem populárních omylů.

Chyba : Obrovská investiční velikost. Často dostáváme e-maily s přílohami o velikosti až 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. Poštovní program korespondenta bude téměř jistě několik minut viset v marných pokusech stáhnout náhled této přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil přečíst tento dopis na smartphonu ...

Osobně taková písmena okamžitě mažu. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši dříve, než si ho přečtete? Ovládejte velikost přílohy. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.

Co když překročí?

• Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například v PDF a 300 dpi jsou získány docela čitelné skeny.
• Přemýšlejte o programech, jako je archivátor WinRar nebo 7zip. Některé soubory se dokonale komprimují.
• Co když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na pomoc přijdou cloudová úložiště informací: Dropbox, Google Drive a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy na cloudové úložiště. Své informace uložené v cloudu si ale raději spravuji sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.

A ještě jedno ne zcela zřejmé doporučení ohledně investic – jejich název . Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme ve firmě připravovali obchodní nabídku adresovanou ... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Dostal jsem od manažera dopis s návrhem CP ke schválení a v příloze byl soubor s názvem „DlyaFedi.docx“. S manažerem, který mi to poslal, proběhl dialog s následujícím obsahem:

Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tohoto respektovaného člověka a nazvat ho Fjodorem?

Nějak ne, vážený člověk, všichni mu říkají křestním jménem a patronymem.

Proč jste přílohu nazvali „For Fedi“? Když mu to hned pošlu, myslíš, že si u nás v tomto CP koupí sekery?

Chystal jsem se přejmenovat...

Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního klienta – nebo vytvářet sami sebe práce navíc přejmenování souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: "For Fedor Michajlovič.docx" nebo ještě lépe - "KP_Sky_Axes.docx".

Takže s e-mailem jako "tváří" víceméně vyřešen. Pojďme se podívat na e-mail jako na nástroj. efektivní práce a mluvit o jeho rušivé složce.

Práce s písmeny

E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení musí být pošta řešena zpřísněním pravidel a zavedením pracovních rozvrhů.

Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNY e-mailová upozornění. Pokud je poštovní klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni a zvukový signál a zablikejte na ikonu vedle hodin a zobrazte náhled písmene. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neprohlédnutých zásilek – mínus hodina nebo dvě života.

Někomu silná vůle umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními, ale obyčejní lidé lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozillla Thunderbird se to dělá přes nabídku „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Obecné“ → „Když se objeví nové zprávy“.

Pokud nejsou žádná oznámení, jak pochopit, že přišel dopis?

Velmi jednoduché. Vy sami, vědomě, přidělujete čas na analýzu pošty, otevřete poštovního klienta a uvidíte všechny nepřečtené zprávy. To lze provádět dvakrát denně, například v poledne a večer nebo během nucené odstávky, například v dopravních zácpách.

Lidé se často ptají, jak je to s dobou odezvy a naléhavými e-maily? Odpovídám: nemáte na poště urgentní dopisy. Pokud tedy nepracujete v oddělení zákaznické podpory (takové oddělení má svá pravidla pro práci s poštou).

Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom informuje prostřednictvím jiných kanálů - telefonu, SMS, Skype. Poté vědomě přejdete do poštovního klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standard pro odpovídání na e-maily do 24 hodin. Toto je normální pravidlo dobré formy - neočekávejte okamžité odpovědi od partnera prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.

Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme poštovního klienta podle našeho rozvrhu.

Co dělat, když jsme přešli do e-mailu a zapojili se do činnosti zvané „analýza e-mailů“? Kde je začátek a konec této práce?

O systému zero inbox jsem toho slyšel hodně, ale bohužel jsem nepotkal jediného člověka, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou články na toto téma. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Budu vděčný, pokud budou GTD guruové uvedeni v komentářích, doplní nebo vylepší popsaný systém.

Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv vašich aktivit. Složka Doručená pošta by proto měla být vždy prázdná. Pokud jste se pustili do analýzy doručené pošty, nezastavujte se a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.

Co dělat s e-maily v doručené poště? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí vybrat a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přinutit k odstranění e-mailu, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.

1. Dokážete odpovědět za tři minuty? Je třeba na to odpovídat? Ano, ano, a odpověď nezabere více než tři minuty, pak odpovězte hned.
2. Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úloh, který vám umožňuje převést e-mail na úkol, proměňte svůj e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete jí dopis a ona se změní na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky "0_Run".
3. Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo pouhém přečtení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo poslat do jedné ze složek k dlouhodobému uložení.

Zde jsou složky pro dlouhodobé skladování Já mám.

• 0_Spustit. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem přidat písmena, která vyžadují podrobné studium. Tato složka je také potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem v době, která je k tomu speciálně vyhrazena.
• 1_Reference Odtud dávám dopisy informace o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
• 2_Projekty. Zde je uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými je aktuální vztah. Samozřejmostí je samostatná složka pro každý projekt nebo partnera. Do složky partnera jsem vložil dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy od zaměstnanců "Nebe" spojených s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
• 3_Muzeum. Sem hodím ta písmena, která je škoda mazat a výhody z nich nejsou patrné. Také složky s uzavřené projekty z "2_Projects". Jedním slovem, první kandidáti na výmaz jsou uloženi v „Muzeu“.
• 4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzorovými dokumenty, které mohou být v budoucnu užitečné pro účtování, například akty odsouhlasení od zákazníků, jízdenky na výlety. Složka má mnoho společného se složkami "2_Projekty" a "1_Sprav", pouze ukládá účetní informace a ve složce "2_Projekty" - informace o správě. V "4_Documents" - mrtvé informace a v "2_Projects" - živé.
• 5_Znalosti. Sem dávám jen opravdu užitečné mailingy, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.

Pro chod tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Za prvé, ve výchozím nastavení má Thunderbird zaškrtávací políčko „Označit zprávy jako přečtené“. Raději to dělám vědomě, takže vlajka je pryč! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Pokročilé“ → „Čtení a zobrazení“.

Za druhé, používáme filtry . Dříve jsem aktivně používal filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem opustil z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé: Rozhodl jsem se přidat povědomí. Sami se musíte rozhodnout, kam se má konkrétní dopis uložit, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – ve schránce. Nyní používám filtry pouze pro řazení do složek automatických běžných písmen z různé systémy, tedy dopisy, které nevyžadují, abych se rozhodoval. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce „Nástroje“ → „Filtry zpráv“.

Při správném přístupu by tedy e-mail měl zabrat 10 až 60 minut denně v závislosti na objemu korespondence.

Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na nové e-maily? ;)

Obchodní komunikace je svůj vlastní svět s vlastními zákony. Hodně záleží na tom, jak tyto zákony dodržujeme: jaký dojem uděláme na kolegy a partnery, na produktivitu práce a dokonce i na kariérní postup.

Zvláštní místo v obchodní komunikace zabírá obchodní korespondenci, která je nejen každodenní povinností většiny kancelářských pracovníků. Schopnost správně vést obchodní korespondenci může být dobrým pomocníkem při uzavírání ziskových obchodů a budování image vaší firmy.

Podívejme se na některé vlastnosti obchodního dopisu. Takže obchodní korespondence je:

• používání vzorových frází a klišé
• emoční neutralita,
• sémantická přesnost a stručnost prezentace,
• dobře strukturovaný argument.

obchodní korespondence na anglický jazyk je stejný soubor pravidel a klišé, z nichž některá doporučujeme všem, kteří pracují se zahraničními partnery nebo v mezinárodních společnostech. Upozorňujeme na několik užitečné fráze které ozdobí vaši obchodní korespondenci. Tyto fráze zdůrazní vaši profesionalitu a pomohou utvářet vaši image. obchodník. Začněme!

1. V příloze naleznete

Začněme klasikou. Často musíte k dopisu připojit různé dokumenty nebo jiné soubory. Aby bylo možné upozornit příjemce na přítomnost přílohy, je tato fráze perfektní. Koneckonců slovo „Attachment“ v překladu znamená „investice“. Fráze by měla být použita na konci dopisu.

Zde je několik příkladů použití:

• V příloze naleznete mé portfolio.
• V příloze naleznete kopii smlouvy/smlouvy.

2. Přeposlal jsem

Tuto frázi lze použít, pokud potřebujete e-mail přeposlat dalším příjemcům. K informování adresáta o tom je fráze „Přeposlal jsem“ perfektní. Například:

• Poslal jsem vám Annin životopis.
• Přeposlal jsem vám Johnův e-mail.

3. Mám kopii

Člověk nezasvěcený do všech tajů zvláštností obchodní korespondence nemusí pochopit, co tato podivná zkratka znamená. Ale my jsme profesionálové. "I've cc'ed" je zkratka, která znamená I have carbon copyed. Fráze znamená „dejte někoho na kopii, abyste mohli přijímat dopisy“.

Pokud tedy potřebujete někomu dát vědět, že do kopie dáváte další příjemce, klidně použijte tuto frázi. Například:

• Napsal jsem Sáře na tento e-mail.
• Napsal jsem Jackovi a Jimmymu tyto e-maily.

Pokud jde o zkratky, které nelze použít v obchodní korespondenci, bývá pro tento případ učiněna výjimka.

4. Další podrobnosti

Tato fráze je osvědčený způsob, jak zdvořile ukončit svůj dopis v angličtině. „Pro další podrobnosti“ znamená „pro více detailní informace", "v detailech". Příklady použití:

• Pro další podrobnosti mě kdykoliv kontaktujte.
• Pro další podrobnosti napište našemu obchodnímu manažerovi.

Další fráze, která vám pomůže dokončit zdvořile, je "Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte mě kontaktovat." V překladu to znamená "Pokud máte nějaké dotazy, klidně mi napište."

5. Těším se

Fráze „těšit se“ znamená „těšit se“. Pokud se tedy těšíte na odpověď či nějakou jinou akci adresáta, pak by bylo docela vhodné použít tuto frázi. Například:

• Těším se na tvoji odpověď.
• Těším se na vaši odpověď.

Fráze se nejlépe používá na konci dopisu.

Když píšete dopis, musíte být zdvořilí, i když se vám zrovna nechce. Schopnost skládat kompetentní dopisy v jakékoli situaci odráží vaši profesionalitu, dobrý chov a znalost obchodní etiky. Na závěr připomínáme, že v obchodní korespondenci musíte prokázat přesnost formulace a dokonalou gramotnost. Rovněž je nepřípustné používat zkratky (až na vzácné výjimky).

Pište správně e-maily v angličtině, drazí přátelé! Hodně štěstí!

Průvodní dopis k dokumentům- jedná se o dopis, který doprovází odesílané dokumenty a který obsahuje název odesílaného dokumentu a další úkony příjemce.

Pohodlné, protože:

• za prvé je to doklad o zaslání určitých dokumentů. Adresát nebude moci říci, že některý dokument neobdržel, protože dopis obsahuje popis obsahu celého balíku odesílaných dokumentů;
• za druhé obsahuje pokyny pro příjemce, co dělat s přijatými dokumenty: které kopie musí být podepsány, zapečetěny, které by měly být vráceny zpět odesílateli.

Jak napsat průvodní dopis k dokumentům

K dokumentům se píše průvodní dopis v souladu s obecným.

Úplně nahoře, v záhlaví tohoto dokumentu, je uvedena funkce, název společnosti a celé jméno příjemce dopisu.

Poté se zapíše datum, napíše se číslo dokumentu a záhlaví dopisu.

Níže je zpráva pro příjemce.

Text Průvodní dopis dokumenty obvykle začínají slovy:

• Posíláme vám…
• Posíláme vám…
• Představujeme vám…

Zde je nutné uvést název odesílaných dokumentů, jejich datum, číslo a předepsat příjemci pokyny: co dělat s přijatými dokumenty.

Tělo průvodního dopisu k dokumentům může také obsahovat . V tomto případě se používají následující šablony frází:

• Prosím, potvrďte příjem...
• Předejte prosím…
• Prosím informujte…
• Prosím, vrať se...
• Prosím, řiďte se ... atd.

Pod hlavním textem dopisu může být také poznámka o přítomnosti příloh za účelem usnadnění zpracování pošty a snížení pravděpodobnosti ztráty odeslaných kopií dokumentů (viz vzor).

Závěrečná část průvodního dopisu k dokumentům obsahuje podpis odesílatele, jeho funkci a celé jméno.

Vzor průvodního dopisu pro dokumenty

Ředitel
LLC "Standardní"
E.S. Kuzminová

27.07.2013 № 23

Milý Evgeny Stanislavoviči!

Zasíláme Vám podepsanou a zapečetěnou smlouvu č. 2013-25-07 ze dne 25.07.2013 s protokolem o neshodách. Žádáme Vás, abyste protokol o neshodách podepsali, zapečetili a do 10 dnů zaslali jednu kopii na naši adresu.

Aplikace:
1) smlouva ve 2 vyhotoveních. (celkem na 6 listech);
2) protokol o neshodách ve 2 vyhotoveních. (Pouze 2 listy).

Ředitel

Dykov

CM. Dykov

Průvodní dopis k dokumentům je vystaven na hlavičkovém papíře organizace.

Pravděpodobně se každý alespoň jednou musel vypořádat s potřebou napsat obchodní dopis. Při jeho sestavování mimovolně dojdete k závěru, že to není vůbec jednoduché. Existuje mnoho pravidel a předpisů pro psaní obchodních dopisů, které musíte znát. Článek podrobně popisuje proces sepisování dokumentu, poskytuje vzory obchodních dopisů, pojednává o jejich typech a provedení.

Formulář

Hotové formuláře dodají solidnost a naznačí spolehlivost společnosti. Obsahují nezbytné informace o organizaci, jako je:

• Název.
• Adresa.
• Kontaktní telefonní čísla.
• Webová stránka.
• E-mailem.
• Logo.
• Další kontaktní údaje.

Pro formuláře neexistují žádná přísná pravidla. Každá organizace se proto samostatně rozhoduje, jaké informace do nich vloží.

Jak správně psát obchodní dopisy? Výcvik

Obchodní dopisy jsou psány a prováděny určitým způsobem, v souladu s jejich vlastními pravidly a požadavky. V závislosti na cíli autor podrobně promýšlí obsah, aby dostal výsledek, který vypočítá. Musí jasně rozumět tomu, jaké informace již adresát o předmětu dopisu zná, z čeho vycházet a co v něm bude nového. Argumenty závisí na tom, jaký účel autor sleduje. Proces přípravy obchodního dopisu lze rozdělit do následujících fází:

• Studium problematiky.
• Psaní návrhu dopisu.
• Jeho souhlas.
• Podepisování.
• Registrace.
• Odeslání adresátovi.

Struktura obchodních dopisů

Při skládání dopisu je potřeba ho nasytit informacemi, tedy dát do něj vše. nezbytné informace. Může být jednoduchý nebo složitý. V jednoduchém dopise obsah jasně a stručně zobrazuje informace, které obecně nevyžadují odpověď od adresáta. Komplex se může skládat z několika oddílů, odstavců a odstavců. Každý odstavec představuje jeden aspekt informace. Vzory tohoto typu obchodního dopisu se obvykle skládají z úvodní, hlavní a závěrečné části.

Níže je uveden příklad psaní obchodního dopisu - jeho úvodní část.

Hlavní část popisuje situace, události, jejich analýzu a evidenci. Právě v této části přesvědčují, že je třeba tak či onak jednat, dokazují, jak se věci měly, a informují o nutnosti zúčastnit se jakékoli akce s uvedením různých argumentů.

Závěr obsahuje závěry, které jsou učiněny ve formě návrhů, žádostí, upomínek, odmítnutí a podobně.

Příklad psaní obchodního dopisu – jeho závěrečná část – je uveden níže. To shrnuje požadavek uvedený v hlavním.

Všechny poskytnuté informace by měly být optimálně konzistentní a srozumitelné pro vnímání.

Každý e-mail začíná zprávou zarovnanou na střed. Tato malá část je nesmírně důležitá. Při výběru by měl autor zvážit:

• Pozice adresáta.
• Povaha vztahu.
• Oficiálnost.
• Etiketa.

Dopis musí končit zdvořilým formulářem. Například: „...vyjadřuji naději na další spolupráci (díky za pozvání) ...“. Za těmito větami následuje podpis autora.

Styl

Všechna písmena musí být in formální obchodní styl, což znamená použití řečových prostředků pro úřední obchodní vztahy. Vlastnosti takového jazyka se tvoří za následujících okolností:

• Hlavními účastníky obchodních vztahů jsou právnické osoby, jménem vedoucích a funkcionářů, jejichž dopisy jsou psány.
• Vztahy v organizacích jsou přísně regulovány.
• Předmětem komunikace je činnost firmy.
• Dokumenty manažerského charakteru mají zpravidla konkrétního adresáta.
• V průběhu činnosti organizace často dochází ke stejným situacím.

V tomto ohledu by informace obsažené v obchodním dopise měly být:

• Oficiální, neosobní, zdůrazňující odstup mezi účastníky komunikace.
• Adresa, určená pro konkrétního adresáta.
• Aktuální v době psaní článku.
• Spolehlivý a nestranný.
• Důvodem je přimět příjemce k jakékoli akci.
• Kompletní pro rozhodování.

Požadavky

Obchodní dopis musí splňovat následující požadavky:

• Řeč je standardizována na všech úrovních – lexikální, morfologické i syntaktické. Obsahuje mnoho obratů, termínů a vzorců.
• Tón psaní je neutrální, zdrženlivý a přísný, bez použití emocionálních a výrazových jazykových projevů.
• Přesnost a srozumitelnost textu, bez logických chyb, srozumitelnost a promyšlenost formulací.
• Stručnost a stručnost – bez použití výrazů, které nesou další význam.
• Používání jazykových vzorců vzniklých v důsledku opakujících se situací.
• Použití termínů, to znamená slov nebo frází, které mají zvláštní pojmy.
• Použití zkratek, které mohou být lexikální (tj. složená slova vytvořená odstraněním písmen z částí slov: LLC, GOST atd.) a grafická (tj. zkrácená označení slov: gr-n, zh-d a další ).
• Použití konstrukcí v genitivu a instrumentálu.
• Fráze s slovesná podstatná jména(„podpora“ místo „podpora“).
• Použití jednoduchých obecných vět.

Níže jsou uvedeny výše uvedené vzory obchodních dopisů plná verze(s hlavní částí). Informace splňují všechny požadavky oficiálního obchodního stylu.

Typy obchodních dopisů

Nejlepší je napsat obchodní dopis na jakoukoli konkrétní záležitost. Pokud potřebujete vyřešit několik problémů najednou, doporučujeme sestavit několik různých možností.

Obchodní dopisy mohou být v jejich obsahu:

• Doprovázející. Takové dopisy jsou obvykle potřeba k informování o tom, kam dokumenty poslat.
  (Jak napsat obchodní dopis? Vzor motivačního dopisu pomůže těm, kteří potřebují napsat tento druh dokumentu.)

• Záruka. Jsou napsány, aby potvrdily jakékoli sliby nebo podmínky. Garantovat lze například platbu za práci, nájem, dodací lhůty a další.
• Děkuji. Používaly se zvláště často v V poslední době. Takové dopisy demonstrují dobrý tón partnerství. Mohou být vydány na běžném hlavičkovém papíru nebo na barevném papíře s krásným potiskem.
  (Jak napsat obchodní dopis? Vzorek děkovné odrůdy je vypracován ve volné formě v závislosti na úkolech, které řeší. V tomto případě dopis vyjadřuje svou podstatu v nejkratší formě. Takový vzorek, vyrobený na barevném papíře s ornamentem, lze pověsit na stěnu v místnosti společnosti na čestném místě.)

• Informační.
• Instruktivní.
• Blahopřejný.
• Reklamní.

Jsou tam i písmena:

• Návrhy na spolupráci. Docela běžné v poslední době, zasílané organizacím, mají často propagační charakter, například jako tento vzorek. Psaní obchodních dopisů je poměrně obtížné, musíte vzít v úvahu mnoho nuancí, aby tomu věnovali pozornost a ještě více se zajímali. Pokud ho ale vyrobíte podle níže uvedeného modelu, má velkou šanci na úspěch.

• Pozvánky. Jsou posláni s nabídkou účasti na různých akcích. Obvykle jsou adresovány vedoucímu nebo úředníkovi, ale mohou být adresovány i celému týmu.
• Žádosti.
• Oznámení.
• žádosti a mnoho dalších.

Jak napsat odpověď na dopis. Příklad

Odpověď by měla začínat zopakováním žádosti uvedené v prvním dopise. Poté jsou uvedeny výsledky jeho posouzení a je vyjádřen souhlas nebo důvod odmítnutí. Obchodní odpověď může obsahovat alternativní řešení očekávané informace. Obvykle se řídí následujícími zásadami:

• Přítomnost odkazu na první písmeno a jeho obsah.
• Stejný jazyk znamená.
• Srovnatelné objemy a aspekty obsahu.
• Dodržování určité sekvence.

Výzdoba

Kromě použití hlavičkových obchodních dopisů musíte v jejich designu vzít v úvahu další jemnosti. Jedná se o detaily, pravidla pro zkratky, pravopis adresy, nadpis, délku textu, šířku pole a další.

Ukázky obchodního dopisu pomáhají sestavit jej s ohledem na všechny jemnosti a nuance. Používají je jak začínající úředníci, tak zkušení pracovníci. Díky ukázkám se naučí správně psát písmena a ušetří spoustu času.