Podle zavedeného pravidla musí být uložen jakýkoli dokument skládající se z více než jednoho listu. Předpokládá se, že je to nutné ze dvou důvodů: aby nedošlo ke ztrátě dokladů a nedošlo k jejich částečnému zabavení či nahrazení.

V některých případech však například registrace nouzového stavu nebo právnických osob v vládních orgánů, podání přihlášky k účasti ve výběrovém řízení, předání zákonem stanovených materiálů do archivu, - postup při ukládání dokumentů je stanoven určitými pokyny federálních orgánů.

Legislativní pohled

Je třeba poznamenat, že neexistuje jediný schválený postup, který by upravoval postup při ukládání dokumentů. Pro práci s dokumenty v konkrétním odvětví existuje řada pokynů pro oddělení.

Takže postup při ukládání dokumentů v archivních institucích upravují Metodická doporučení pro zpracování pokynů pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech, schválená . Ve finanční sféře - podle pokynů Centrální banky Ruska, na ministerstvu daní - metodické vysvětlení postupu při vyplňování určitých formulářů dokumentů, které jsou schváleny, existuje také jeden, který schvaluje modelový návod i na kancelářskou práci.

Všechny upravují obecně jednotný postup pro šití materiálů. Jeho používáním se vyhnete spoustě zdržení a ušetříte svůj čas.

V některých případech např. podání dokumentů soukromým podnikatelem za státní registrace, budou vám chybně podané doklady vráceny k odstranění nedostatků.

Nástroje a základní pojmy

Při flashování dokumentů budete potřebovat následující nástroje a materiály:

• Jehla (šídlo, děrovačka) nebo vrtačka - záleží na počtu archů, které se mají šít;
• Nitě LSH-21 nebo motouz;
• Obálka pouzdra 229 × 324 mm na archivní spisy;
• Papírová samolepka 4x8 cm - pamětní list;
• Lepidlo;
• Nůžky.

Krok za krokem průvodce firmwarem

Objednávání a sešívání dokumentů zpravidla provádí zaměstnanec, kterému je to uloženo příkazem náčelníka nebo stanoveno v servisní příručce.

Při flashování dokumentů je dodrženo následující pořadí:

• Dokumenty jsou složené podle dat nebo číslování, v správné pořadí a pravou stranu.
• Všechny sponky a sponky existující na dokumentech jsou odstraněny, aby nezasahovaly.
• Nyní je potřeba skládat rovnoměrně stoh dokumentů, pokud jich není mnoho, není to těžké. V případě velkého objemu se používá speciální zařízení.
• Dalším krokem je děrování otvorů... Po sešití by měl být dokument čitelný. K tomu jsou vytvořeny otvory ve vzdálenosti až 1,5 cm od okraje. Měly by být alespoň 3 z nich, pokud jsou dokumenty důležité - 5.

Nejprve označte body v místě vpichu. Středový otvor by měl být uprostřed listu, další dva ve vzdálenosti 3 cm od něj nahoru a dolů, pokud je jich pět, tak další jsou také ve vzdálenosti 3 cm, resp.

• Pokud jsou listy do 5- otvor se provádí jehlou nebo děrovačkou, v silnějších případech - šídlem. V dokumentech, které se přenášejí do archivního úložiště, je přípustných až 250 listů, do kterých se vrtají otvory elektrickou vrtačkou nebo se používá speciální zařízení.
• Nyní musíte otvory provléknout nit nebo motouz.... Pro pevnost jsou prošité dvakrát, udělané tak, že konce nití jsou na zadní straně. Délka konců je 6 - 7 cm, jsou svázány na uzel, velmi těsně, co nejtěsněji k okrajovému listu.
• Na horní část uzlu a nitě je nalepena papírová nálepka(list svědků) o rozměrech 4x8 cm, ale tak, aby byly vidět konce nitě a dobře viditelný uzel na ní. Celý list je politý lepidlem a pečlivě přilepen, je to nutné pro bezpečnost pouzdra a materiálů v něm obsažených a pro prokázání jejich pravosti. Tištěnou verzi listu můžete připravit tak, že ve Wordu napíšete text a poté vystřihnete pruh vhodné velikosti. Text je takový:

V pouzdře šněrováno, číslováno a zapečetěno ___ (_______) prostěradly

Podpis __________________ (funkce, příjmení a iniciály)

• Nyní je potřeba dokumenty očíslovat... Místo pro čísla - pravý horní roh, číslováno černou tužkou. Inkoust není povolen. Čísla by neměla zakrývat text.

Číslování je přísně regulováno:

• číslovány jsou pouze listy a v žádném případě stránky;
• inventář ve věci nepodléhá číslování;
• dopisy s obálkami jsou číslovány takto: nejprve se číslují obálky, potom zbytek listů;
• materiály, které jsou již očíslovány, stejně jsou přečíslovány;
• povlečení na postel větší velikost jsou přidány a očíslovány jedním číslem;
• dokumenty s pevně připojenými průvodními materiály(cestovní listy, faktury, fotografie) jsou označeny jedním číslem. To se provádí následovně: na zadní stranu hlavního listu se ručně napíše seznam přiložených dokumentů, očísluje se pouze hlavní dokument, počet přiložených materiálů se uvede v poznámce k soupisu, případně se napíše certifikační list. označeno: „na listu č. obrat “;
• na dokumentech ve formě fotografií, obrázky, kresby, čísla jsou nalepeny na zadní straně;
• jsou vloženy číslice čísel v arabských číslicích a vzestupně;
• ve vícesvazkových případech jsou stránky každého ze svazků číslovány samostatně.
• když lepidlo zaschne na svědkovi je počet listů uveden arabskými číslicemi a v závorce slovy, je podepsán osobou odpovědnou za vypracování případu a právní dokumenty - hlavou a razítkem.

Upozorňujeme, že podpis a pečeť musí být umístěny tak, aby jejich část byla umístěna na certifikačním listu a část přímo na certifikovaném pouzdru. To je podle zavedeného řádu považováno za záruku pravosti a nedotknutelnosti.

Všechny sešívané sady dokumentů jsou doprovázeny inventárním listem, který uvádí:

• Název organizace;
• Název dokumentu;
• Datum přípravy;
• obsah (anotace cílů přípravy) obsahující krátký seznam vnořených materiálů
• počet listů;
• doby skladování;

a uveďte (vyžadováno!) zpracovatele (jeho funkci, příjmení) a jeho podpis.

• Podle pravidel se číslo do inventáře neuvádí.
• Pilník připravený k zakládání je dodáván s obalem 229 × 324 cm (nutný), při uchycení nestandardních materiálů obal odpovídá reálným parametrům.

Foto návod

I přes plošné zavádění nových technologií a převod části kancelářské práce do elektronické podoby zůstává ve většině státních podniků hlavním médiem papír. Obzvláště papír je milován v různém ovládání a výkonné orgány: daň, důchodový fond, požární inspekce, lodě, finanční instituce atd. Proto by to měl umět každý podnikatel správně sešít dokumenty, číslo a registrujte je. Šití se obvykle provádí jehlou a nití, sešívačkou nebo speciálními stroji. Řekneme si více o tom, jak správně sešívat dokumenty a soubory.

Prošívání nití

Ve skutečnosti neexistují žádná přísná pravidla a požadavky na sešívání dokumentů. Nicméně existuje GOST R 51141-98 "Kancelářské práce a archivnictví" a objednávka z Rosarkhiv 23.12.2009 č. 76, která dává doporučení pro blikání vícestránkových dokumentů.

Správné sešití dokumentů je ochrání před záměnou

Jak to udělat správně? Budete potřebovat šídlo, cikánskou jehlu, silnou černou nit, kousek papíru a lepidlo. Obvykle se papíry prošívají třemi otvory - jeden se provádí ve středu listu asi 1,5-2 cm od okraje, druhý a třetí - po stranách stávajícího ve vzdálenosti 3-5 cm. vyrobeno šídlem - pokud nemáte dost síly na propíchnutí celého balení, můžete jej rozdělit na více částí. Níže uvádíme příklad, jak správně sešít dokumenty nitěmi a fotografií postupu.

Poznámka:vrtačkou nebo šroubovákem a vrtačkou jednoduše navrtáte stoh papíru. Průměr vrtáku by měl být asi 6-8 mm.

Šití obalu začíná zezadu. Protáhněte nit jehlou a protáhněte ji středovým otvorem, ponechte 7-10 mm „ocásek“. Poté zasuňte jehlu do horního otvoru již z přední strany a vytáhněte nit dozadu.

Začneme od středového otvoru, protáhneme se vrchem a sestoupíme dolů

Dále je třeba protáhnout jehlu spodním otvorem, přivést ji na přední stranu a poté ji vytáhnout do střední do stávajícího „ocasu“. Nyní můžete odříznout nit a ponechat alespoň 7 cm (pokud potřebujete vytisknout pouzdro, nechte okraj 15 centimetrů). Svažte začátek a konec nití a na uzel přilepte malý kousek prázdného papíru. Pokud je to papír přísná odpovědnost, pak se "ocásky" přilepí k poslednímu listu papírovým čtvercem a na něj se nasadí pečeť.

Uzel po sešití dokumentů se zalepí papírovým čtvercem

Je povoleno šít dokumenty nitía ve dvou dírách. Obvykle se tato metoda praktikuje děrovačkou. Schéma se trochu změní - jehla se zasune do spodního otvoru ze zadní strany, ponechá se „ocásek“ dlouhý alespoň 7 cm a horním otvorem se jehla a nit vrátí zpět. Dále ustřihněte nit tak, abyste měli druhý ocas dlouhý 7-10 centimetrů a přivažte jej k prvnímu. Konce nitě jdou dolů a na uzel se přilepí obdélníkový kus papíru o rozměrech 2 x 7-8 cm.

Pro bezpečné upevnění obalu jej můžete také prošít 4 propíchnutím. V tomto případě je jehla navlečena z druhého otvoru, vložena do horního, znovu protažena druhým a přiváděna do třetího a čtvrtého. Šití se provádí u třetí dírky a celý pruh nitě se zalepí papírem.

Poznámka:nedoporučujeme používat k sešívání dokumentů běžnou nit, protože je poměrně křehká. Musíte jej buď několikrát složit, nebo použít speciální nylonový provázek.

Někdy jsou dokumenty šité průhledným vlascem, ale jeho vlastnosti jsou horší než nit. Hlavní věc je, že všechny tři (čtyři) otvory jsou vyrobeny svisle v jedné linii. Od širokého okraje listu obvykle ustupuje 1,5 cm Firmware začíná vždy odzadu, aby uzly byly vzadu a nekazily vzhled.

Nezapomeňte uvést počet stránek a podepsat se

Certifikace dokumentů

Poté, co jsme se naučili správně sešít dokumenty, naučme se je uklidňovat. K tomu jsou listy očíslovány. Ocasy jsou zapečetěny malým papírovým obdélníkem, na který je perem napsáno: "Sešito, očíslováno, podepsáno a orazítkováno." Dále je uveden počet listů v digitální a dopisní podobě, je umístěna pečeť, malba a iniciály. Je nutné to udělat tak, aby část podpisu a pečeti byla jak na nalepeném obdélníku, tak na posledním listu. To se děje tak, že pokud někdo přeřízne nit, bude okamžitě vidět. Také datum firmwaru a certifikace je obvykle uvedeno v digitální podobě.

Jak správně zakládat dokumenty a s jakým vláknem.

Správné prošívání usnadňuje organizaci dokumentů. Mnoho dokumentů je přeneseno do archivu. Výhodnější je ukládat sešívané vícelistové dokumenty, předkládat dokumenty kontrolním orgánům. Papíry zůstávají v naprostém bezpečí, možnost záměny, padělání nebo ztráty je vyloučena.

• Otázka správného firmwaru dokumentů znepokojuje nejen zaměstnance státních úřadů, ale také zástupce malých podniků.
• Pokud se firmware nespustí správně, proces registrace může být zpožděn na neurčito. Správný firmware je zárukou maximální ochrany dokumentů.

Jak provést firmware podle stávající požadavky? Jak vše udělat hned napoprvé, když neexistují jasná pravidla pro blikání kancelářských papírů? Materiál v tomto článku je o různé způsoby dokumentační firmware.

• Pokud potřebujete upevnit kancelářské papíry na několik listů, musíte se nejprve seznámit s předpisy. Samozřejmě první, co vás napadne, je lepidlo nebo sešívačka. Vícestránkové dokumenty nelze slepit. Ale jak je sešít? Koneckonců, nesprávný firmware se může změnit přinejmenším v odmítnutí registrace orgánu, který vyžaduje balík dokumentů.
• Co dělat, pokud neexistuje žádný soubor pravidel a vzorků a není možné sešít papír tak, jak se ukáže, a ne tak, jak by měl být. Navzdory tomu, že neexistuje jednoznačný návod pro sešívací dokumentaci, je nutné se zaměřit na konkrétní požadavky úřadu, který požaduje informace ve formě sešívaného balíku dokumentů.
• Bude také užitečné se s ním seznámit obecná doporučení pro firmware dokumentů, které se skládají z více než jednoho listu. Jsou shromážděny v brožuře nebo směrnicích z roku 2009. Existuje také brožura pro rok 2004. Je vhodnější pro registraci dokumentace LLC.

Pravidla pro sešívání dokumentů GOST

• Způsoby šití listů popsané v brožurách se vztahují k dokumentům, které je nutné uchovávat déle než 10 let.
• Šití vícestránkových dokumentů se provádí pomocí konvenční jehly a tlustá nit... Jak se ale naučit správně flashovat podnikovou dokumentaci? Ostatně tato schopnost se vám bude nejednou hodit během celé byrokratické či obchodní činnosti.

Jaké dokumenty se sešívají?

• HR dokumentace pro aktuální rok
• Účetní dokumentace
• Příchozí a odchozí dokumentace referenta
• Doklady k dani
• dokumenty pro podávání zpráv u FIU
• dokumenty na různá oddělení banky
• citlivé dokumenty
• kopie statutárních dokumentů
• dokumenty pro uzavření zvláště důležitých dohod
• účetní knihy zisků
• notářsky ověřené kopie a překlady
• při přípravě dokumentace k předání do archivu

• Je zvykem sešívat balík dokumentů jehlou a nití. To vám umožní zachovat jejich integritu: v tomto typu papíru bude obtížné jej vyměnit, což je dnes velmi důležité.
• Někdy je povoleno použít pro sešívání dokumentů sešívačku. Perfektní možnost- použití speciálního vybavení.
• Účetní mnoha organizací přecházejí na práci s účetním softwarem. Není třeba je duplikovat na papír. K tomu existuje online účetnictví. Elektronické dokumenty podepsané digitálně podepsané mají stejný právní význam jako papír (např. faktury).
• Ale i přes jednoduchost práce s digitální dokumentací, s obvyklým papírová dokumentace budeme muset řešit ještě dlouho, navíc je nyní potřeba příprava některých dokumentů.

Dokumentace kanceláře má jiný význam... Dokumenty se liší tloušťkou pouzdra, tvarem listů. Proto existuje několik způsobů, jak dokumentaci aktualizovat.

Co může být vnější rozdíly pro sešívání předmětů:

• dokument, který se skládá ze 2 nebo více listů A4
• účetní doklady, včetně pokladních dokladů sestávajících z různé částky dokumenty uložené v kartonových krabicích

Jaké vlákno mám použít k sešívání dokumentů?

• Pokud to s vyplněním dokumentace nemyslíte vážně, pak vám připravené k dodání jednoduše vrátíme s požadavkem na kompletní předělání firmwaru. Proto je vhodné seznámit se s pravidly pro šití a základními požadavky dříve, než dojde k hrubým chybám ve firmwaru dokumentů.
• Další možností řešení problému je obrátit se na profesionály. Pokud není čas na prostudování dokumentace firmwaru, můžete to svěřit odborníkům tiskové společnosti. Šití dokumentů s plastovou nebo kovovou pružinou s krytem zabere 10-30 minut.
• Svěření dokumentů organizaci třetí strany však s sebou nese určité riziko: dokumenty mohou obsahovat obchodní tajemství.
• Proto se vyplatí si jednou pozorně přečíst návod, jak flashovat dokumentaci různých formátů pomocí obyčejných nití nebo sešívačky.

• Dokumentace se šije bankovním motouzem, tenkou lavsanovou páskou nebo šicími nitěmi. Ale pokud tam žádné takové nitě nejsou, stačí obyčejná drsná nitě.
• 2-3 listy jsou šité obyčejnou nití. Pro pevnost je potřeba ho přeložit napůl. Proces šití začíná vytvořením otvorů v listech. Šití se provádí ze zadní strany sestavených listů.
• Jehla se nejprve zavede do středního otvoru. Je lepší použít duální firmware. Když je sešívání dokončeno, jehla a nit se vloží do středového otvoru a ven na zadní stranu shromážděných dokumentů. Zbývající konec nitě svažte uzlem.

Dokumentace se šije bankovním motouzem, tenkou lavsanovou páskou nebo šicími nitěmi

Jak sešít dokumentaci nití

Příprava příslušenství:

• jehly s vhodnou tloušťkou nitě
• dokumenty, které mají být sešívány
• šídlo nebo jiný nástroj pro propíchnutí papíru
• razítko organizace
• papírnické lepidlo

Dokument šijeme ve 3 fázích:

• Příprava papírů pro flashování. Chcete-li to provést, musíte je uspořádat do skupin.
• Kontrola, zda je číslování správné
• Šijeme
• Navrhujeme doprovodný nápis.
• Připravujeme interní inventuru.
• Hotové pouzdro certifikujeme

Pro sešívaný balík dokumentů je povoleno:

• přeskočit fázi organizování dokumentů
• distribuovat dokumenty bez číslování
• předložení dokladů bez certifikačního zápisu je možné

Fáze 1:

• Papíry rozložíme tak, jak mají být v dokumentu umístěny. Každou stránku očíslujeme čísly v pravém horním rohu. Použijeme k tomu jednoduchou tužku.
• Děláme vpichy. Pokud se náš dokument skládá z několika listů, pak je punkce snadno proveditelná jehlou a nití. Vícestránkový dokument propíchneme šídlem nebo použijeme ostrý hřebík. Abychom usnadnili proces propíchnutí papíru, vezmeme kladivo.
• Kolik děr udělat? Záleží na požadavcích organizace, která dokumenty požaduje. Vpichy by měly být rovnoměrně rozmístěny po levém okraji. Otvory jsou vytvořeny uprostřed listu, vzdálenost mezi nimi je 3 cm.

Na sešívané dokumenty je nalepen list papíru. Je opatřena razítkem, podpisem a datem

• Pro zvláště důležité dokumenty je vytvořeno pět otvorů. Tohle je nejvíc spolehlivým způsobem ochrana papírů před záměnou.
• Dokument certifikujeme: připravíme si papír o velikosti 4 x 5-6 cm, na kterém uvedeme počet sešitých listů čísly a slovy. Zde přidáme funkci, příjmení, jméno a patronymii osoby, která dokumenty osvědčuje.

Správně svázaný dokument: zadní strana

• Naneseme lepidlo a tento plát přiložíme na místo, kde se nachází uzel a nitky se sbíhají. Krátké konce nití za listem vytáhneme tak, aby volně visely. Certifikátor podepisuje dokumenty. Pokud je na dokumentu pečeť nebo je to nutné, vložíme pečeť. Zde byste neměli pouze podepisovat nebo vkládat pečeť, ale udělejte to tak, aby část podpisu a pečeti přesahovala okraj vlepeného listu.

• Pomocí šídla uděláme tři otvory. Mezi nimi by měla být vzdálenost 3-5 cm.
  Jehlu zahájíme středním vpichem na zadní straně sestavených listů a ponecháme kus nitě více než 7 cm.
• Jehlu přivedeme na přední stranu otvorem umístěným nahoře. Ze zadní strany protáhněte jehlu a nit spodním otvorem.
• Jehlu protáhneme přední stranou do středního vpichu. Nit lze nyní odříznout a ponechat délku alespoň 7 cm.
• Vytvořili jsme dva zbytky nitě: v horním otvoru a uprostřed. Spojujeme je dohromady.
  Připravte si obdélníkový list a přilepte jej na výsledný uzel.

Ruční sešívání dokumentů ve 3 otvorech: schéma

Video: Jak ušít tříděrový diplom?

• Spolehlivější způsob problikávání dokumentů je pomocí čtyř proražení. Děláme 4 otvory. Šijte od dírky jako druhé shora. Jehlu vložíme do horního vpichu, vrátíme se do druhého otvoru v horní části a poté do třetího. Čtvrtým vpichem pošleme jehlu na zadní stranu dokumentu.
• Zbývá zapíchnout jehlu do třetího otvoru z přední strany. Obrázek níže vám ukáže, jak sešít dokumenty čtyřmi propíchnutím.

Jak flashnout složku se 4 otvory: schéma

Čemu byste měli věnovat pozornost:

• Firmware vyrábíme přísně vertikálně a dodržujeme symetrii
• otvory v dokumentech by měly být podél levého okraje
• okraj od okraje listu je 1,5-2 cm
• při prvním zavedení jehly ze zadní strany dokumentu

Nit vedeme do krajního vpichu ze zadní strany

Video: Jak sešívat dokumenty?

Jak šít dokumenty na rohu: schéma

Někdy je potřeba sešít dokument za roh. Jak to udělat správně, podívejte se na video.

Video: Jak sešívat dokumenty?

Sešívání dokumentů sešívačkou

Jak sešívat dokumenty pomocí sešívačky - podívejte se na video.

Video: Jak správně sešívat dokumenty?

Jak správně očísluji stránky svého dokumentu při ukládání?

• Na listy jsme zapsali arabské číslice
• K tomu používáme jednoduchou tužku.
• Čísla řadíme vzestupně
• Číslováme listy, nikoli stránky (dokumenty mohou mít vlastní číslování)
• Číslo stránky vložíme do pravého horního rohu, aniž bychom se dotkli textu dokumentu.
• Přihlášky jsou číslovány v obecném pořadí.
• Dopisy se číslují takto: číslo vložíme na obálku a teprve poté očíslujeme listy obsažené v dopise
• Několik svazků dokumentů je číslováno samostatně
• Přihlášky přidělené v samostatném svazku jsou také číslovány samostatně
• Pokud jsou dokumenty napsány na velkém listu papíru, položíme číslování do pravého horního rohu, ohneme a olemujeme pod jedním okrajem
• Pro jednotlivé fragmenty uvedené v dokumentu (například šeky) vyhotovujeme soupis a tento dokument je očíslován v obecném pořadí.

Jak sešít dokumenty pro finanční úřad: pravidla, vzor

• počet listů v jednom firmwaru - ne více než 150
• dokumenty jsou sešity tak, aby data a víza zůstaly čitelné
• daňový inspektor může potřebovat kopii dokladu, proto je nutné papíry sešít tak, aby nebylo nutné rozbíjet firmware pro skenování či jiné kopírování
• všechny listy v dokumentu jsou očíslovány (číslování začíná od jedné: 1, 2, 3)
• Dokumenty se sešívají 2-4 způsobem. Nit je vyvedena na zadní stranu a svázána.
• Na uzlu je nalepen papírek (jeho rozměr je 3x5 cm) s certifikačním nápisem a pečetí.

Jak sešít dokumenty pro finanční úřad

• Kniha jízd je šitá pomocí pevné vazby. To je nezbytné pro zachování správného vzhledu dokumentu po dlouhou dobu skladování.
• Dokumenty jsou očíslovány.
• Kniha jízd je prošita běžnou hrubou nití bez dodržení jakýchkoli regulačních požadavků.

Pro firmware můžete použít následující materiály:

• bankovní motouz
• běžné nitě č. 10 (šité velkým počtem stehů)
• tenká dlouhá krajka
• drsná nebo šicí nit
• sešívaný dokument je zapečetěn, aby byly záznamy chráněny před vnějšími zásahy

Proces flashování deníku:

• děrovačkou nebo šídlem připravíme tři otvory (otvory uděláme vlevo na okraji zásobníku)
• vložte nit ze zadní strany vazby zásobníku do krajního otvoru
• přivedeme nit na přední stranu a natáhneme okraje a vyrovnáme je
• vložíme konce nití (segment by měl mít 6-8 cm) do otvoru, který je uprostřed, a vytáhneme ho dozadu
• při použití nedostatečně pevné nitě se postup opakuje
• konce nití svážeme uzlem ze zadní strany, přičemž uchopíme centrální nit, která prochází extrémními otvory
• konce nití přilepíme k zásobníku a nahoře přilepíme malý čtvercový list, na který se odpovědná osoba podepíše a podepíše
• uvádíme datum firmwaru

Jak flashnout účetní zápisník: ukázka

Video: Jak může jednotlivý podnikatel flashovat dokumenty?

Firmware pro archivy

O funkcích flashování dokumentů pro archiv se dozvíte z videa.

Video: Založení ARCHIVNÍ SLOŽKY na kameře – podrobný popis

Jak flashovat složku s dokumenty?

Proces flashování složky s dokumenty ukazuje video.

Video: Uložte soubor

Jak ušít pouzdro?

Jak správně podat žalobu, podívejte se na video.

Video: Uložení souboru (1. možnost).

Video: Ukládání souboru (2. možnost)

Chcete uspořádat velké množství dokumentace? Zjistěte, jaká pravidla pro sešívání dokumentů musíte dodržovat při používání úředních papírů v kancelářské práci nebo jejich přenášení do archivu.

Z článku se dozvíte:

Sešívání dokumentů je skvělý způsob, jak uspořádat velký objem pracovní dokumentaci... Používá se jak při běžné kancelářské práci (například při přenášení papírů k ověření), tak i v ... Samotný proces, i přes svou zdánlivou jednoduchost, je důležitým organizačním momentem. Chyby mohou mít vážné důsledky:

Nejsou-li úřední listiny řádně ušity, nesmí je archiv nebo orgány státního dozoru přijmout k uložení nebo ověření.

Špatně strukturovaná dokumentace může být důvodem k odmítnutí spolupráce zúčastněných stran.

Pokud papíry nejsou ušité úhledně a nekvalitně, zvyšuje se riziko rozpuštění šitého pouzdra nebo záměny důležitých úředních papírů. To zase může zkomplikovat následné kontroly.

Pravidla pro flashování dokumentů: jaký druh dokumentace je třeba flashovat

Blikající úřední dokumenty je nezbytné, aby se zabránilo náhodné ztrátě dokumentace. Pokud je složka sešitá, všechny papíry v ní jsou bezpečně upevněny a výměna jednoho listu je obtížná. To pomáhá chránit před paděláním. Šité pouzdra jsou navíc skladnější. Mnohem snadněji se skladují a organizují.

Je důležité mít na paměti, že ne všechny firemní dokumenty by měly být sešívány, ale pouze vícestránkové, které jsou určeny k předání registračním nebo regulačním orgánům. Rovněž zadávací dokumentace a soubory jsou před přenesením do archivu spojeny.

Existuje několik hlavních typů dokumentace, které se obvykle sešívají:

• Archiv (zahrnuto v souborech pro přenos do archivu);
• Příchozí a odchozí korespondence úředníka;
• účetnictví (předběžné výkazy, , faktury, pokladní knihy, obratové listy, úkony dokončení, nákladní listy, mzdy);
• Personál ( , personální stůl);
• Předloženo k ověření (papíry zaslané regulačním orgánům: daně, penzijní fond);
• Notářsky ověřené kopie a překlady;

Mezi výjimky patří dokumentace předkládaná finančnímu úřadu. Zpravidla se nešije, protože to komplikuje následnou práci s ním.

Firmware pro dokumenty GOST

Aktuálně sjednoceni pravidla pro sešívání dokumentů nití na GOST neexistuje. Jednotný standard, který definuje terminologii kancelářské práce (GOST R 51141-98 „Kancelářské práce a archivnictví“), popis tohoto postupu neobsahuje. Na legislativní úrovni je tedy proces regulován pouze doporučeními schválenými Rosarkhivem (příkaz č. 76 ze dne 23.12.2009). V článku 3.5.3. těchto doporučení, věnovaných přípravě případů k předání do archivu, je uvedeno, že kompletní evidence věci zahrnuje mimo jiné i uložení a vázání věci. Postup je blíže popsán v příloze č. 24 tohoto odstavce.

Vzhledem k absenci přísných jednoznačných pravidel je příprava papírů k předání různým úřadům výrazně komplikovaná – musíte se řídit různými doporučeními.

Potřebné materiály pro sešívání dokumentů:

Existuje několik běžných způsobů spojení dokumentace.

Výběr závisí na požadavcích vedení, účelu případu a dostupných úpravách.

1. Klasickým způsobem je vázání listů nití. Takto se obvykle sešívá malé množství dokumentace. K sešívání dokumentů se používá jehla nebo děrovačka. Po prošití je nit zajištěna samolepkou s certifikačním nápisem.
2. Pro používá se šroubovák a pevné lano.
3. V některých případech můžete použít speciální zařízení - stroj na sešívání dokumentů nebo knihařský stroj. Tento typ šití se nejčastěji používá v tiskárnách.

Zařízení pro sešívání dokumentů

Stroje na sešívání knih nebo pořadače značně urychlují proces vazby dokumentů. Taková zařízení pro sešívání dokumentů umožňují upevnit poměrně velké množství listů pomocí plastové nebo kovové pružiny. Po upevnění na plast lze složku snadno vyšít.

V některých případech např. kdy , je vhodné použít tepelné pojivo. Jedná se o zařízení pro lepicí bezešvé lepení. Takové lepení je optimální pro velký počet listů (více než 80-100).

Zcela běžné je šití dokumentů s kovovými nebo plastovými očky.

Hojně používané jsou také knihařské stroje, které umožňují provádět klasické šití jehlou a nití. Pro většinu úředních dokumentů je optimální použití pořadače.

Nitě pro šití dokumentů

Pro šití se zpravidla používá bankovní motouz, lavsanová páska nebo speciální šicí nitě. Pokud tyto materiály nejsou po ruce, můžete použít běžné tvrdé nitě. Pokud jsou prostěradla prošita bavlněnou šicí nití, je několikrát přehnuta, aby bylo upevnění bezpečnější.

Někdy při výběru vláken můžete v názvu vidět zkratku „LSH“. Například lavsanová nit pro šití dokumentů LSH-210. Jedná se o označení typu závitu a jeho lineární hustoty. Toto označení znamená, že nit je vyrobena z polyesterových vláken a má hustotu 210 tex. Tyto nitě jsou odolné vůči kyselinám, organickým rozpouštědlům, většině slabých alkálií, mikroorganismům a plísním, vysoká vlhkost, teplotní extrémy. Jsou odolné a snadno se používají.

Samolepky na sešívání dokumentů

Nálepky jsou potřeba k zajištění nitě na zadní straně lemu. Obsahují informaci o počtu listů a plní funkci potvrzování tisku ... Existuje řada požadavků na design takových nálepek:

• Papírová nálepka má obdélníkového tvaru rozměr 60x40 mm.
• Při lepení samolepky se pod ní odstraní uzel nitě a konce zůstanou volné.
• Povinný je nápis "Číslováno, šněrováno a zapečetěno s pečetí _____ listů", kde místo pomlčky uveďte počet listů.

• Musí být ponecháno volné místo pro značku označující polohu odpovědná osoba, jeho celé jméno, podpis a datum podpisu.
• Samolepka je certifikována pečetí, jejíž tisk musí částečně dopadat na samotný pořadač.

Schémata sešívání dokumentů

Veškerá dokumentace musí být nejprve připravena pro šití:

• Odstraňte svorky a kancelářské sponky;
• Třídit papíry podle data a očíslovat je;
• Připravte kryt (standardní - 229x324 mm);
• Zkontrolujte číslování listů a vložte je do rovnoměrného stohu;

Šití dokumentů 3-dírkovou nití

Pro šití ve třech vpichech je nutné udělat 3 otvory v patce podél levého okraje ve vzdálenosti nejvýše 3 cm od sebe. Odsazení od okraje listu je 15 - 20 mm, od textu - 15 mm. Požadovaná délka závitu je 70-80 cm.

Nit musí být protažena zadním otvorem na zadní straně patky prostředním otvorem a ponechat 7 cm vně pro zajištění pomocí nálepky „Očíslováno, šněrováno a zapečetěno.“ Dále musíte protáhnout nit horním otvorem a , vracející se na zadní stranu, skrz dno, bude opět na vrchu chodidla, musí být opět prostrčen prostředním otvorem a vyveden do zatáčky.

Poté lze nit odříznout, ponechat 7-8 centimetrů a přivázat ke stávajícímu zbytku. Na výsledný uzel musíte nalepit nálepku s ujištěním a nechat konce nitě venku.

Schéma pro sešívání dokumentů ve 4 vpichech

Šití dokumentů ve 4 punkcích se provádí podobným způsobem. Liší se tím, že vzdálenost mezi otvory by neměla být větší než 15 milimetrů.

Nejprve se nit protáhne ze zadní části patky druhým horním otvorem. Poté se nit přes nejvyšší otvor přivede zpět na zadní stranu. Pak - znovu do druhého otvoru shora a pak - od čela k obratu přes třetí. Potom se nit vytáhne na čelo čtvrtým otvorem a navlékne se do třetího otvoru, aby se přivedla zpět k zadní části chodidla. V tomto okamžiku lze proces šití považovat za dokončený. Zbývá uvázat uzel a přes něj nalepit samolepku s informací o počtu listů v pořadači.

v případě chyby v číslování je nutné chybné číslo přeškrtnout, uvést správné číslo a provést potvrzovací nápis na opravené části;

v některých případech (pokud je po ukončení číslování nutné vložit do pouzdra další list) je povoleno číslování písmen;

vznikne-li nutnost zařadit do složky list velkého formátu, je třeba jej v rozloženém stavu očíslovat v pravém horním rohu, srolovat do formátu A4 a se zbytkem pečlivě sešít přes levý okraj;

když zahrnují , nejprve se očísluje obálka a poté přiložené listy;

přílohy k věcem, sepsané jako samostatné svazky, jsou číslovány samostatně.

Je nutné sešít dokumenty pro jejich systematizaci.

Firmy a instituce sešívají dokumenty, které je potřeba přenést do archivu.

Sešité dokumenty je vhodné uložit a v případě potřeby předat kontrolním orgánům bez obav o bezpečnost a možnost záměny.

Jaká jsou pravidla upravující šití

Teoreticky není tak jednoduchá záležitost, jako je sešívání dokumentů, regulována předpisy. Existují pouze pokyny, jak to udělat:

1. Metodická doporučení schválená řádem Rosarkhiv dne 23.12.2009;
2. GOST 51141 pro kancelářskou práci;
3. Také pravidla pro kancelářskou práci obsahující požadavky na sešívací dokumentaci vypracovanou průmyslovými odděleními (Centrální banka Ruské federace, Ministerstvo daní a poplatků atd.).

Jaké dokumenty vyžadují takovou registraci

V institucích a firmách šijí dokumenty téměř všechny strukturální divize.

Zaměstnanci personální služba Následující dokumenty jsou samostatně systematizovány a sešity na konci kalendářního roku:

• personální příkazy,
• řády obecného složení,
• personální stůl.

účetníšití:

• výkazy výdajů,
• výkazy obratu za hmotný majetek,
• nákladní listy,
• faktury,
• vykonané práce,
• nákladní listy,
• pokladní kniha,
• příjmy mzdy zaměstnanci ústavu v případě, že je mzda zaměstnancům vydána.

Úředníci: příchozí a odchozí dokumentace.

Dokumenty lze sešívat pomocí následujících nástrojů:

• Sešívačka;
• Vlákna;
• Zvláštní vybavení.

Je však zaručeno, že dokumenty šité nitěmi nebudou nahrazeny, což je v moderní realitě relevantní.

Nejspolehlivější je prošívání pouzder nitěmi.

Obecná pravidla pro registraci

Dokumenty, které bude následně potřeba sešít, nejprve roztřídíme podle data, pečlivě k sobě připojíme, každý list vpravo je očíslován arabskými číslicemi. Číslování začněte číslem 1. Zásoby nejsou očíslovány.

Pro obal zvolte speciální kartonový obal "Delo". Stává se jí různé velikosti a kvalitu. Na šití standardní dokumenty používá se běžný pořadač A4.
Obálky jsou v dokumentech také očíslovány. V tomto případě je nejprve očíslována obálka, poté následují listy a fotografie, které v ní byly.

Pokud došlo k chybě v číslování dokladů, pak se přeškrtne jedním řádkem a pokračuje se v číslování. V tomto případě bude nutné list certifikovat nápisem „Believe opraveno“, podepsat odpovědnou osobu a připevnit pečeť.

Pokyny krok za krokem pro tento postup

Před sešíváním dokumentů musíte ze sešívačky odstranit všechny svorky a svorky. Uspořádejte podle data nebo důležitosti a očíslujte každý list dokumentu. Pokud se výsledné pouzdro skládá z mnoha listů, můžete dokumenty spojit speciálními kancelářskými sponkami a začít šít.

Připravte si následující nástroje a materiály:

• Vlákna. Je lepší použít nylon.
• Jehla. Vyberte velikost v závislosti na tloušťce dokumentů, které chcete sešít.
• Lepidlo na papír.
• List prázdného papíru.
• Pořadač, papír, karton.

Postup:

1. Odstraňte z dokumentu kancelářské sponky, sponky.
2. Listy položte úhledně a rovnoměrně, zkontrolujte spolehlivost číslování.
3. V závislosti na tloušťce výsledného balení vezměte šídlo nebo jehlu a ustupte od okraje a vytvořte průchozí otvory ne méně než 3. Otvory by měly být v řadě, svisle vzhledem k okraji papíru, ve vzdálenosti 2,5-3 centimetrů od sebe. Prostřední otvor by měl být vycentrován.
4. V závislosti na tloušťce výsledného stohu papírů vezměte nit dlouhou 70-80 centimetrů.
5. Vložte jehlu ze spodní části zadní strany dokumentu do středového otvoru.
   
6. Veďte shora do nejvyššího otvoru.
   
7. Pak skrz opačná strana na konec dokumentu.
   
8. Přes přední stranu se vrátíme k tomu centrálnímu.
   
9. Po takovém šití bude nit na zadní straně. Pokud se šije dokument s velkým počtem listů, měla by být taková manipulace provedena několikrát, aby byly zajištěny.
10. Na zádech uvažte uzel. Zbytek by měl být dlouhý alespoň 8 centimetrů.
    
11. Na výsledný uzel přilepte kus papíru ve formě obdélníku. Na kterém je předem napsán nápis: "Šněrované a očíslované .____ listy Ředitel ____ Příjmení, jméno". Pokud je poloha hlavy odlišná, je podle dokumentace označena.
    
12. Na sešívaném dokumentu je určený list papíru podepsán a orazítkován. Část podpisu a razítka by měla být na listu papíru a na zadní straně dokumentu.

Je třeba říci, že pokud se má sešívat více listů současně, musí se udělat alespoň 4 otvory. To zajistí stabilitu a spolehlivost při ukládání sešívaného dokumentu.

Zjednodušený způsob sešívání dokumentů je zobrazen v tomto video návodu:

Kdo a jak zajišťuje

Doklady ověřuje vedoucí společnosti popř individuální podnikatel... Je důležité, aby část podpisu byla jak na vlepeném papíru, tak na dokumentu.

Stojí za zmínku, že podpisem sešitých dokumentů přebírá manažer závazky za jejich obsah nebo jmenuje oprávněnou osobu pro správnost objednávky.

Funkce evidence účetní dokumentace

Blikání účetních dokladů je podobné jako blikání běžných dokladů. Ale je tu jeden rozdíl. Pro sešívání účetních dokladů se vyrábí 5 otvorů, protože pouzdra se získávají v důsledku větší tloušťky. Sešívat dokumenty může pouze pověřený pracovník. Často vede účetní, která se také podílí na vedení obchodu.

Číslování se provádí jednoduchou tužkou. Při sešívání dokladů se sepisuje soupis dokladů ve věci.

Inventář se skládá z následujících sekcí:

• Název dokumentu,
• datum, kdy byl soupis sepsán,
• seznam dokumentů,
• podpis odpovědné osoby.

Vlastnosti přípravy dokumentů pro odeslání do archivu

Podklady pro odevzdání do archivu připravují pracovníci stavebních úseků. Samotná příprava zahrnuje:

1. Systemizace dokumentů.
2. Číslování.
3. Ukládání dokumentů do jedné složky v závislosti na účelu.
4. Vyplnění inventáře.
5. Návrh obalu dokumentu.

Výše uvedený postup pro ukládání dokumentů je předpokládá dlouhodobé skladování, tj. ne méně než 25 let.

Pokud budou dokumenty uloženy v archivu organizace méně než 10 let, jsou povoleny některé odpustky, konkrétně nemůžete provádět:

• Číslování listů v pouzdře.
• Systematizace letáků v případě.
• Šijeme nitěmi a necháme uskladnit v pořadači.

Pořadí šití je stejné jako u běžného šití. Pokud v případě, že se šití více než 250 listů, pak jej musíte rozdělit na více svazků. Každý svazek je uložen.

Pokud se plánuje uložení dokumentů více než 25 let, pak v rámci přípravy na šití je na pouzdro aplikován další kartonový obal, který chrání dokumenty a nitě před nadměrným třením a poskytuje více nádherný výhled podnikání.

Při zakládání souborů do archivu je nutné zajistit, aby text zůstal čitelný. Číslování utrácejte jednoduchou tužkou v pravém horním rohu. Pro tyto účely se nedoporučuje používat kuličková a gelová pera, barevné tužky a fixy.

List A3číslováno jako jeden list a na levém okraji olemováno a přeloženo. Pokud je list uprostřed lemován, pak se již počítají 2 listy.

Fotografie nebo obrázky, jakož i diagramy a mapy jsou očíslovány vzadu v levém horním rohu. Obálky jsou číslovány především odděleně od jejich papírových příloh.

Pokud je pouzdro složeno z více svazků, pak se tyto (svazky) číslují každý zvlášť.

Pokrýt sestavit takto:

• Uveďte název organizace nebo instituce.
• Pododdělení.
• Skladovatelnost.
• Název případu.

Je důležité dodržovat některé požadavky. Název instituce může se změnit. Při sestavování obálky dokumentu je proto nutné uvést 2 názvy. Názvy institucí jsou uvedeny v nominativu. Starý název je uveden v závorkách, nový bude muset být pod ním.

Navíc je indikováno téma případu... Mohou to být úkony, faktury, objednávky atd. pak strukturální členění a období, za které se v něm doklady nacházejí, nebo kalendářní rok. Toto jsou první a poslední data dokumentů.

Pokud jsou dokumenty sešívány za kalendářní rok, mělo by být uvedeno například „Zakázky roku 20015“. Také uvedeno skladovatelnost: stálý nebo určitý.

Při číslování listů v kufříku se k inventáři nepřihlíží. Případy lze seřadit podle důležitosti. Například charta, protokoly, plány.

Video tutoriál o tom, jak navrhnout složku pro odeslání do archivu, naleznete zde:

Daňová příprava

Registrovat se jako podnikatel resp právnická osoba, jakož i změny informací v inspektorátu daňové služby, jsou předložené doklady sešívány za přítomnosti notáře. Inovace v tomto případě nefungují, neboť tímto způsobem notář garantuje, že po ověření podpisu žadatele nebudou následovat žádné opravy.

Od července 2013 můžete podat hlášení na finanční úřad bez sešívání dokladu. PROTI Metodická doporučení tato položka je vyloučena. Podle uvážení podnikatelů nyní existuje možnost předložit dokumenty jednoduše v zapečetěné nebo sešité podobě.

Pravidla kancelářské práce však nikdo nezrušil. A právě proto ustavující dokumenty ještě je vhodné to flashnout ručně.