Главный секрет все успевать - никуда не спешить, так говорят эксперты и… добавляют при этом: четко планировать. Со временем надо дружить, уверяют они. А вы способны на это? По признанию участников нашего опроса, правильное распределение времени в течение рабочего дня и планирование его - основа успеха в профессии.

Екатерина Кукаркина, менеджер по организации процесса продаж и работе с партнерами департамента по работе с государственными органами ЗАО «Ай-Теко»

Примерный график рабочего дня

8:45 - приход в офис, настрой на рабочий день, включение оргтехники.

9:00 - проверка встреч и мероприятий в календаре Outlook, запланированных на сегодня и завтра.

9:15 - составление задач на день в модуле «Задачи» Outlook:

• обзвон клиентов/вендоров - подтверждение участия во встречах на сегодняшний день, сообщение точного адреса, заказ пропусков на машину;
• организация конфернец-звонка (conference call), если запланирован; предварительный обзвон приглашенных для подтверждения участия;
• бронирование переговорной комнаты (если запланированы встречи);
• проверка наличия и исправности оргтехники в переговорной комнате (телефон, ЖК-панель, проектор);
• прием документов на подпись;
• выдача подписанных документов;
• заказ канцтоваров, визитных карточек в АХО, если необходимо;
• организация командировки руководителя (заказ билетов, оформление необходимой внутренней документации по компании);
• размещение новой информации на внутреннем сайте ДРГО (новости компании, изменения в регламентах и др.);
• прочее.

9:45 - подготовка документов на подпись (повторная проверка правильности исполнения документа (корпоративный бланк, формат), наличие виз финансового и юридического департаментов и службы качества, если необходимо, указание исполнителя документа и отдельной вкладки с комментариями по документу от менеджера); устранение несоответствий с исполнителями документов.

10:00 - рабочее совещание с руководителем (согласование плана работы на день - внутренних и внешних встреч, получение новых задач).

10:30 - телефонные переговоры, работа с посетителями.
11:00 - прием документов на подпись от сотрудников департамента.
11:30 - задачи по организации встреч руководителя и конференц-звонков на день.
12:30 - работа с входящей корреспонденцией (электронная почта); решение рабочих вопросов.
13:00 - обед.
14:00 - обеспечение подписи срочных документов, предоставление комментариев по ним.
15:00 - выполнение поручений руководителя (подготовка, перевод, копирование и визирование документов, приказов и распоряжений; срочные задачи).
16:00 - планирование рабочего дня руководителя на завтра, обновление календаря Outlook руководителя.
17:00 - работа с внутренним сайтом департамента (обновление данных).
17:45 - конец рабочего дня (проверка списка задач на день в Outlook, подведение итогов; приведение в порядок рабочего места, выключение оргтехники, уход за комнатными растениями).

По признанию Екатерины Кукаркиной, наиболее сложный период в работе приходится на конец второй половины дня, когда от руководителя поступает максимальное количество разноплановых поручений. Для эффективного управления своим рабочим временем я, несмотря на уже накопившуюся усталость и желание поскорее все сделать, обязательно до начала выполнения задач выделяю 5-7 минут, чтобы составить список задач, проставить приоритеты по степени их важности и срочности и оценить, есть ли у меня все необходимые данные для их выполнения. И только после этого приступаю к работе. Это позволяет экономить силы и сокращает время на исполнение поручений.

Например, сегодня в 16 часов, за 10 минут до начала конференц-колла, руководитель дал мне 3 важных поручения: пригласить на завтрашнюю встречу еще одного участника, подготовить черновой вариант приказа по департаменту о внесении изменения в его структуру и ответить на запрос от вендора по электронной почте. Благодаря тому, что я сразу же проанализировала задачи, выяснилось, что у меня отсутствуют контакты менеджера, участие которого необходимо на завтрашней встрече, и я успела получить его контакты от руководителя до начала конференц-колла. В противном случае мне пришлось бы ждать окончания конференц-колла и звонить менеджеру с приглашением на встречу уже после окончания рабочего дня, когда у всех сотрудников распланировано утро следующего дня. В этом случае шансы на участие данного менеджера во встрече с моим руководителем были бы минимальны.

Светлана Алексеева, личный помощник генерального директора ГК «Связной»

Примерный график рабочего дня.

В 9:30 - начало рабочего дня;

с 9:30 до 10:00 - приведение в порядок рабочего места (и своего, и руководителя), анализ предстоящих дел.

С 10:00 до 12:00 работаю с документацией, первоочередные документы передаю руководству. Подписанные распределяю по исполнителям. Иногда необходимо подобрать дополнительную информацию к поступившим документам.

С 12:00 до 13:00 рассматриваю мероприятия, приглашения, отбираю то, что имеет прямое отношение к руководству. Далее -
телефонные переговоры, работа на компьютере, организация совещаний. Бывает, случается обед.

Послеобеденное время занимают текущие поручения и дела: организация поездок и командировок, поиск разнообразной информации, переписка или переговоры с внешними организациями по текущим вопросам, координация работы водителя.
Чтобы времени хватало на все, нужно:

• планировать свое время;
• избавляться от того, что пожирает время;
• решать проблемы по мере их поступления, не откладывая на потом;
• просить помощи у коллег (если понимаю, что с этим они и без меня справятся без труда);
• поменьше жаловаться на катастрофическую нехватку времени, побольше улыбаться и быть позитивной.

Инна Иголкина, бизнес-тренер, писатель

Стать организованным и эффективным человеком можно. Есть ряд рекомендаций, которые могут вам в этом помочь. Разделите все, что происходит на работе, на две условных категории: то, на что вы можете повлиять, и то, на что вы не можете повлиять. Иногда руководитель может быть непредсказуемым: например, назначить встречу в офисе на 14:00, а сам в это время беседовать с кем-либо в ресторане на другом конце города и не сообщать об этом помощнику. Даже в таком случае можно успешно справляться со своими обязанностями, хотя это и не так легко, как в случае если руководитель и помощник работают «в паре» - помогают друг другу и своевременно делятся информацией.

Если случилась «накладка» - как можно быстрее выясните все необходимые подробности дела (например, у водителя, который сопровождает руководителя) и подумайте, как лучше выйти из положения. В случае необходимости (чтобы не превышать свои полномочия) согласуйте уже продуманный вариант с руководителем.

Ограждайте руководителя от всего, что можно сделать без его непосредственного участия. Многие сотрудники стремятся быть «поближе» к руководству, и их общение с руководителем не всегда нужно для дела или для руководителя. Очень важно уметь отделять действительно важные и срочные дела от неважных и несрочных. Например, если сотрудник требует немедленно подписать документ, а потом «забывает» прийти и забрать его, значит, дело было не столь важным, как говорил сотрудник, и в следующий раз это необходимо учитывать.

По возможности выделяйте «временные блоки» в распорядке дня руководителя, которые будут жестко зафиксированы по времени, по дню недели или месяца. Желательно, чтобы срочных «внезапно возникших» дел было меньше, чем предварительно запланированных. Постепенно к этому можно будет приучить весь персонал.

Поначалу большинство нововведений вызывают агрессию и сопротивление, однако если люди оценят преимущество работы по-новому, то через 3-4 недели они забудут, что когда-то работали по-другому. Желательно фиксировать в виде регламентов, чек-листов и подробных инструкций то, что требуется от сотрудников, чтобы им было легко следовать образцу. Инструкция по ведению делопроизводства не может быть изложена на 200 листах (это реальный пример из практики), желательно делать ее как можно короче и нагляднее (чтобы даже те, кто плохо работает на компьютере, могли понять, как выставить поля, размер шрифта и
т. д.). Если необходимо, обеспечьте тем сотрудникам, у которых чаще всего возникают проблемы, обучение, и сотрудники смогут самостоятельно подготавливать письма так, чтобы вам не приходилось их каждый раз переделывать или отправлять на доработку.

Создавайте шаблоны писем, бланков и другой необходимой документации и приучайте сотрудников без необходимости не создавать новые тексты писем, а пользоваться уже имеющимися формами. Храните их на корпоративном сервере, чтобы все, кому это необходимо, могли ими быстро и легко воспользоваться.

Стремитесь сделать так, чтобы у вас всегда было время на спокойную работу. Если вам нравится работать в быстром темпе - все равно избегайте авралов, т. к. в ситуации, когда вам приходится делать более чем одно дело, вы все равно делаете дела по одному, просто быстро переключаетесь с одного дела на другое. Если у вас не будет «запаса прочности», то в случае когда необходимо сделать одновременно слишком много дел, у вас возникнет проблема.

Не пытайтесь сделать все самостоятельно - если необходимо, делите дела между сотрудниками. Руководитель попросил за 10 минут пригласить 30 человек на внезапно возникшее совещание? Попросите помощи у коллег, пусть каждый обзвонит по 10 человек - вместе вы справитесь с работой вовремя, а если попытаетесь сделать это самостоятельно, возможно, не успеете уложиться в отведенное время.

Учитесь отделять важные дела от менее важных, учитывая при этом срочность каждого дела отдельно от важности. Признаки того, что задание имеет высокий приоритет:

• его поручил выполнить руководитель;
• в случае выполнения важного дела результат намного больше, чем в случае менее важного (как положительный, так и возможные потери);
• дело чрезвычайно срочное;
• есть люди, которые где-то ждут (т. е. теряют время), либо простаивает дорогостоящее оборудование (компания несет убытки);
• дело является промежуточной частью какого-то проекта, и без его выполнения невозможна дальнейшая работа;
• есть риск, что при промедлении ситуация может существенно ухудшиться (например, в случае тушения пожара).

Обуздайте свой перфекционизм - стремление сделать дело «идеально». Иногда выполнить задание быстро намного важнее, чем сделать его качественно. Прежде чем приступать к любой работе, определите необходимые критерии качества ее выполнения и, как только они будут достигнуты, задумайтесь о том, целесообразны ли дальнейшие улучшения и усовершенствования.

Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация Времени», к. э. н.

Как научиться делать все дела быстро, не растягивая «удовольствие»?

Мне помогает простой принцип - создавать для дел временные рамки. Причем не мысленные, «выполню эту задачу за час», а более жесткие - рамки внешних обязательств. Например, сейчас я готовлю выпуск интернет-журнала и знаю, что до запланированного совещания осталось 40 минут. Есть стимул соображать и действовать быстрее, не переключаться на интернет или электронную почту.
Что касается книг, очень хорошо проблемы промедления разобраны в классической книге Алана Лакейна «Искусство успевать» -
одной из лучших западных книг по тайм-менеджменту.

Юрий Шакун, директор Консалтинговой Группы «ГЕРМЕС», бизнес-тренер

Моя рекомендация секретарям. Часто бывает чуть свободнее первая половина дня (руководитель назначает встречи, собрания, совещания) и если секретарь на них не присутствует, то я бы рекомендовал ему по возможности сделать (хотя бы отчасти) то, что будет выполняться во второй половине дня, некоторые звонки, наброски планов, подборка документов, бумаг... Этот метод называется методом «швейцарского сыра», мы проделываем в будущих делах дыры, подобно дырам в сыре.

Тайм-менеджмент руководителя — зачем он нужен, как может помочь в выполнении ежедневных рабочих обязанностей? Чем выше у человека должность, тем больше круг обязанностей — контроль над подчинёнными, общение с заказчиками, проверки налоговой, написание отчётности. Предприниматели, руководители часто работают сверхурочно, постоянно ощущают нехватку времени.

Как найти дополнительное время и научиться всё успевать? Именно этому вопросу посвящена данная статья, сейчас появилась отдельная наука — тайм-менеджмент, основанная на психологии, экономике, социологии, кадровой работе. Разработаны принципы, ставшие классическими и появляются новые авторы, предлагающие свои методики. Рассмотрим основные рекомендации.

Важно знать! Снижение зрения приводит к слепоте!

Для коррекции и восстановления зрения без операции наши читатели используют набирающий популярность ИЗРАИЛЬСКИЙ OPTIVISION - лучшее средство, теперь доступно всего за 99 руб!
Тщательно ознакомившись с ним, мы решили предложить его и вашему вниманию...

Тайм-менеджмент руководителя предполагает следующие шаги:

• Научиться мотивировать себя, сотрудников к выполнению поставленных задач. Особенно актуально относительно сложных задач;
• Целеполагание — умение правильно ставить долгосрочные и краткосрочные цели;
• Планирование во временных рамках — на год, месяц, день. Составление плана действий для каждого рабочего дня;
• Расстановка приоритетов в выполнении задач, мобильность и готовность к изменению задач, подходов к решению;
• Работа с информацией — важно научиться находить необходимую для решения стратегических и оперативных задач информацию, хранить, использовать, чтобы всегда можно было найти;
• Борьба с поглотителями времени — поиск утечки времени, контроль над распределением временных ресурсов, минимизации необоснованных действий;
• Умение восстанавливать силы — полноценный отдых является залогом успешной деятельности!

Рассмотрим подробнее данные шаги и будем приближаться к эффективной деятельности, контролю над своей жизнью, ведь это не только работа, есть ещё и семья, интересы, друзья. А от правильной организации рабочего процесса зависит наличие времени для других сфер жизни.

Успешная мотивация

Мотивация необходима человеку для выполнения любой работы. Отсутствие смысла, интереса, наличие страха ведёт к затягиванию выполнения задач. В тайм-менеджменте рекомендуют начинать рабочий день с самого неприятного действия. Важно побудить себя сделать звонок, написать письмо или отчёт, который необходим, но нет желания делать. Как стимулировать себя к действию?

Самое важное в работе — начать действовать, сделать первый шаг. В этом поможет настрой на работу. Побуждением к действию служат «якоря». У каждого человека есть свой ритуал — утренний кофе за рабочим столом, сигарета перед началом работы, прослушивание воодушевляющей музыки по дороге, написание плана работы в ежедневнике.

Создание якорей очень индивидуально, может быть связано со школьными, студенческими годами, когда нужно было настроиться на учёбу. Они вызывают особое эмоциональное состояние, готовность к бою — активизацию внутренних резервов, концентрацию внимания.

Большинство задач можно решить за пару минут, нужно лишь поставить задачу, продумать варианты решения, выбрать наиболее подходящий и воплотить в жизнь. Если задание объёмное, рекомендуют разделить его на части, пункты и постепенно выполнять — от простого к сложному.

Мотивировать можно себя и методом поощрения или наказания, как в детстве, пообещав себе приобрести что-то по дороге домой, если справится быстро со всеми задачами, устроить встречу с друзьями в конце недели. Это в отношении мелких сложных вопросов. Конечно, главный стимул — построение карьеры, увеличение доходов, повышение статуса.

Нужно чётко понимать, зачем нужно выполнить эту задачу, какой результат получите, сделать и забыть, спокойно переключиться на другие вопросы.

Мотивации добавляют и сроки выполнения задачи, необходимо всегда ограничивать себя во времени для стимуляции к действиям, чётко ставить задачи.

Постановка целей

Тайм-менеджмент руководителя невозможен без постановки целей. Цели — взгляд в будущее, желаемый результат, они определяют причину действий, зачем человек занимается определённой работой. Цели помогают расставить ориентиры, точки стремления, притяжения усилий.

Необходимо научиться ставить правильные цели. Давайте сравним ответы разных менеджеров по своим функциональным обязанностям:

• Выполнять верно свои задачи. / Ставить правильные задачи.
• Находить решения вопросов. / Использовать творческий подход, искать альтернативы.
• Беречь ресурсы. / Оптимизировать распределение материальных ресурсов.
• Работать, как надо. / Достигать поставленных целей.
• Уменьшать расходы. / Увеличивать прибыльность.

Как видим, при тех же обязанностях менеджеры ставят разные цели, получая различные результаты. Второй вариант предполагает более продуктивный подход к работе. Цели могут быть стратегические — цели работы организации, перспективные задачи и тактические — существующие в конкретный момент времени.

Каждый руководитель, менеджер разрабатывает свои цели, доносит информацию подчинённым, от правильности определения целей зависит работа организации в целом. Очень важно находить время для определения основных целей, ведущих к процветанию и успеху, а также способов достижения «звёзд». Знание целей и стремление к ним позволяет концентрировать все усилия, энергию на важных задачах, избегая растрачивания сил впустую.

Постановка целей производится по схеме: Желания — возможности — цель.

Часто желания превышают возможности, обстоятельства не позволяют сразу получить результат, необходимо соразмерять, учитывать внешние и внутренние преграды, преодолевая их, искать компромиссное решение.

Важный момент — цели должны быть конкретными, иметь объёмные и временные показатели.

Тайм-менеджмент руководителя: планирование

После постановки целей переходим к планированию, как проложить дорогу от существующего положения к желаемому? План — это система действий, ведущая нас к цели, в бизнесе — получение прибыли, успешность и известность организации.

Планирование может быть в различных сферах — развитие организации, сбыта, личные достижения. Если у человека есть стремление к личному развитию, создан план профессионального роста, построения карьеры, то существует и мотивация к действиям.

Планирование призвано помочь экономить время, правильно его использовать.

Есть два критерия планирования:

• Максимальный (рациональный) — находить время для выполнения важных жизненных задач.
• Минимальный — достигать необходимых результатов с минимальными сроками, потерями времени.

Планирование включает подготовку к воплощению желаемых достижений и правильное распределение временных рамок.

Каждый человек должен планировать свою жизнь, иначе она будет идти по течению без возникновения изменений к лучшему. Руководителю необходимо планировать своё личное время, способы достижения целей, ставить плановые показатели и критерии достижений для сотрудников.

Нужно научиться составлять долгосрочный план — от 5-ти лет, на год и на ближайший месяц. Интересно, что в советское время часто использовали термин «пятилетка», почему именно этот период? Потому как 5 лет удобный срок для планирования на средние сроки, показывает наглядный результат в сравнительном анализе.

Имея долгосрочные планы, можно разложить задачи на более мелкие сроки, стремясь к окончательному результату. Сейчас в организациях часто сотрудникам ставят задачи по кварталам и месяцам, что называется тактическим планированием.

Тайм-менеджмент руководителя в минимальном рассмотрении — планирование рабочего дня. Естественно количество задач растёт пропорционально организации и на решении всех задач нужно много времени.

Для упрощения решения текущих вопросов предлагаются следующие рекомендации:

Для планирования используйте метод «Альпы»

Он включает такую последовательность действий:

1. написание задач;
2. определение времени выполнения;
3. резерв времени (в соотношении 60:40);
4. определение приоритетов, перепоручение заданий;
5. контроль выполнения (учёт не сделанного).

При написании плана рекомендуют использовать аббревиатуры, что позволит систематизировать работы, разделить по блокам. Можно написать: В — визиты, Д — делегирование, К — контроль, П — в процессе, ПК — поездки и командировки, Т- телефон, Ч — чтение, обучение.

Напротив каждого пункта пишется задача (результат), проставляется время выполнения для конкретизации задания, избежания лишних потерь времени.

Резерв времени предполагает, что при 10 — часовом рабочем дне планируется работ на 6 часов, при 8 часовом — на 5 часов, остальные необходимо распределить или перенести. Всегда возникают непредвиденные встречи, общения, помехи, использовать свой день на 100% по плану ещё никому не удавалось.

Четвёртый пункт поможет скорректировать план, чтобы выйти на нужный уровень по затратам времени — ставим приоритеты, распределяем работу. Завершение дня — контроль выполнения заданий подчинёнными и своей работы, составление плана на следующий день, перенос заданий, которые не состоялись по определённым причинам,не успели полностью выполнить.

1 Личный ежедневный рабочий график работы секретаря

2 Виды деятельности секретаря, требующие согласования по времени с работой руководителя

3 Критерии разработки совместного графика работы секретаря и руководителя

Организация и планирование рабочего времени руководителя - необходимое и обязательное условие результативного управления.

Организация рабочего времени базируется на основных принципах тайм-менеджмента (time-management) - технологии управления временем. Технология управления временем включает в себя постановку целей и задач, краткосрочное и ежедневное планирование, анализ использованного времени и оценку эффективности планирования.

В этой связи помощник руководителя должен уметь:

Правильно выражать и формулировать цели (краткосрочные, среднесрочные, долгосрочные);

Корректно выставлять приоритеты при решении задач;

Эффективно выстраивать последовательность мероприятий.

Организация рабочего времени руководителя не может быть осуществлена без понимания помощником значимости различных мероприятий для достижения целей организации, без решения долговременных или текущих задач и определения их приоритетности и срочности. Специалисты в области тайм-менеджмента предлагают классифицировать все мероприятия на 4 категории: важные и срочные, важные и несрочные, неважные, но срочные, неважные и несрочные

Очевидно, что критерий важности является ключевым, т. к. неоправданная задержка решения первоочередных важных дел ведет к наиболее серьезным негативным последствиям. Также практика показывает, что самыми проблемными являются мероприятия категории В (важные и несрочные), т. к. их решение, как правило, откладывается ввиду постоянной необходимости разрешать оперативные сиюминутные вопросы.

Специалисты в области тайм-менеджмента выделяют несколько основных принципов планирования рабочего времени руководителя, соблюдение которых позволит добиться оптимальной организации работы.

Следует по возможности формировать рабочие блоки для крупных или однотипных заданий.

Следует максимально ограждать руководителя от приема посетителей и телефонных контактов во время выполнения им работы, требующей особой сосредоточенности.

Необходимо эмпирически или расчётным способом установить, сколько времени занимают совещания и переговоры с конкретными партнерами.

Включать в планы руководителя стоит только те мероприятия, которые находятся в его компетенции.

Планируя рабочий день руководителя, нужно учитывать индивидуальные (личные) колебания уровня его работоспособности.

Планировать наиболее важные дела следует на периоды повышения работоспособности. Работы рутинного характера (просмотр корреспонденции, письменных отчетов сотрудников) предпочтительнее назначать на послеобеденное время. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Во время спада работоспособности можно уделить внимание консультациям и телефонным звонкам.

При составлении ежедневного расписания руководителя помощник (ассистент) должен непрерывно, систематично и последовательно фиксировать планируемые мероприятия. Как правило, руководители требуют, чтобы отмечались предстоящие телефонные контакты, прием представителей сторонних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презентации и т. д.

Планируя рабочее время руководителя, помощник должен помнить:

В ежедневном плане работы руководителя важно отмечать время начала мероприятия, его предполагаемую продолжительность, учитывать время на дорогу при выездах руководителя на объекты.

Составляя расписание, помощник должен выделить для руководителя определенное время на ознакомление с материалами и документами перед совещаниями, переговорами и т. д.

Секретарь при составлении рабочего расписания должен зарезервировать время и для личных нужд руководителя.

Реальная продолжительность рабочего дня руководителя обычно превышает продолжительность рабочего дня, установленную законодательством. Помощник обязан согласовать с руководителем распределение "сверхурочного" времени, а именно: до какого часа планировать рабочий день, какие мероприятия назначать на это время.

Существенную роль в успешном планировании и организации рабочего времени руководителя играют ежедневные доклады его помощника. Желательно предварительно обсудить с руководителем время, содержание и форму ежедневных докладов (например, беседа о решении текущих задач). В целях оптимизации рабочего времени секретаря разговор с руководителем лучше проводить за час до окончания рабочего дня.

Современные офисные технологии позволяют осуществлять обмен информацией и в электронном виде (по электронной почте). Помощнику (ассистенту) стоит обсудить с руководителем использование электронных коммуникаций в диалоге "помощник - руководитель".

Во время беседы помощник должен доложить руководителю его рабочее расписание на следующий день (в конце недели - на следующую неделю, в конце месяца - на следующий месяц и т. д.). Очевидно, что руководитель вполне может при необходимости изменить свои планы: перенести или отменить намеченные ранее мероприятия, запланировать новые.

В дальнейшем, если руководитель убедится, что его помощник-ассистент четко и рационально планирует рабочее время, не исключена и такая ситуация: прежде чем принять предложение от делового партнера, например, встретиться в определенный день и в определенное время, руководитель предварительно уточнит у своего помощника возможность проведения такой встречи.

График работы секретаря зависит от графика, ритма и стиля работы руководителя. Опытный секретарь с помощью электронного органайзера или специального блокнота, либо на основе электронных таблиц разрабатывает ежедневный совместный график работы с руководителем. На первых порах, возможна разработка двух взаимосвязанных рабочих графика: для руководителя и для себя. И только с опытом работы приходит навык формирования единого графика работы, что является показателем профессионализма секретаря.

ПЛАНИРУЕМ СОБСТВЕННОЕ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

«Секретарь-референт» №8 2012 / Профессия

Одной из основных обязанностей многих секретарей является планирование рабочего времени руководителя. Об этом написано множество статей (и наш журнал не исключение * ), есть специальные курсы, где вас этому научат, а если нет времени или денег – можно задать вопрос на специализированном форуме, и более опытные коллеги помогут вам советами. Казалось бы, эта тема освещена уже со всех сторон и вряд ли можно сказать что-то новое. Почему же мы с вами, гуру планирования рабочего времени, так часто задерживаемся на работе, не успеваем решать поставленные задачи в срок, а порой и вовсе забываем о некоторых делах? Может быть, потому, что, планируя ежедневно рабочее время руководителей, мы забываем про свое собственное?

Легко предвижу возражения: зачем секретарю планировать свое рабочее время, если его график четко привязан к графику руководителя. Составил список задач для шефа, исходя из него – список собственных задач, и этого, казалось бы, достаточно. Зачем выполнять двойную работу?

Да, большинство из нас плотно привязано к графику работы руководителя. Но составляя план работы начальника, вы организуете его время . Для эффективной работы и сохранения собственных ресурсов этого недостаточно: необходимо научиться грамотно планировать свое время . Конечно, секретарю это делать гораздо сложнее, чем другим сотрудникам, но нам не привыкать работать в сложных условиях.

С чего начать? Прежде чем выбирать систему, по которой вы станете организовывать свое рабочее время, хвататься за ежедневник и расчерчивать план, я бы рекомендовала написать список всех ваших обязанностей – не тот, который можно увидеть в резюме или должностной инструкции, а реальный перечень ваших ежедневных (еженедельных, никогда-не-угадаешь-как-повторяющихся обязанностей).

Моя коллега вскоре после возвращения из отпуска позвонила мне со словами: «Ты представляешь, только когда я вернулась на работу и увидела, что там происходит, я поняла, как много я делаю!». Мы часто недооцениваем объем выполняемой нами работы, поэтому нам так тяжело ее планировать.

генеральный директор

Планы на год составляй весной, планы на день - утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 - 7 часов в день (да, восемь - это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт - непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых - статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания - статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “ ”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой - берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил, и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, - “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. Возможно, вам будет полезна статья “ ”.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, - молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия :

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена в самом низу статьи, см. скриншот https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным).

2) Отправьте запрос на получение примера таблицы приоритетов через мои личные аккаунты в социальных сетях:

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи . Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” - повелительное наклонение; “регламент: планирование” - именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение . Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, - обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи . Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет . Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, - необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов - плановые; 1 час - на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов - ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные - не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 - название задачи; 2 - крайний срок выполнения; 3 - планируемое время выполнения.

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” -- могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24» .

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач - это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения - прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. В помощь статья “ ”.

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными , производство же результатов - во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, - это хороший специалист, но плохой руководитель.

Читавшие эту статью, также читали

Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»

Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): цели, базовые принципы, предстартовая подготовка

АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РФ

ИНСТИТУТ БИЗНЕСА И ДЕЛОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

Факультет Делового Администрирования

Курсовая работа

по предмету:

Организационное поведение

на тему №18:

Организация рабочего дня руководителя, управление временем.

Выполнил:

Студент II-го курса,

Шарма Радж Анирудхович

Москва 1998.

Введение 2

Причины дефицита времени 3

Инвентаризация времени 3

Самоменеджмент 4

1. Постановка цели 4

2. Планирование 6

3. Принятие решений 8

4. Реализация и организация 11

5. Контроль 11

6. Информация и коммуникация 12

Заключение 16

Список литературы: 17

Введение

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожелению в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь»; Питер Друкер: «Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим»; Ульрих Зиверт: «Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу».

Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Причины дефицита времени.

Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она пораждает хроническую нехватку времени.

Инвентаризация времени

Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дифицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1) отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);

2) сектретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);

3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);

4) продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);

5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);

6) постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);

7) большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);

8) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

Анализ использования времени

Анализ временных потерь

Разбор “поглотителей” времени Техника само-

Менеджмента

Анализ использования времени.

Сперва необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

· Анализ вилов деятельности и расхода времени;

· Листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Анализ временных потерь.

Самоменеджмент

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

1. Постановка цели.

Это анализ и формирование личных целей.

· Значение постановки целей

Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

· Нахождение целей

(анализ целей)

Чего я хочу?

· Ситуационный анализ

Что я могу?

· Формулировка целей

(планирование целей)

· Нахождение целей.

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?

Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Одним словом, необходимо добиться ястности цели.

· Ситуационный анализ

Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрать (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».

Анализ «цель – средство»

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

· Формулирование целей.

Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. «Установить сроки – сформулировать результаты».

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

2. Планирование.

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущесто, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.

· Принципы и правила планирования времени.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать целей мы прежде всего должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать их число.

При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:

1) При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени совбодными. Т.е. 60% - запланированное время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.

2) Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать как и на что оно было потрачено. Т.о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.

3) Сведение задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.

4) Регулярность – системность – последовательность.

5) Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач с которым мы реально можем справиться.

· Система планирования времени

Как мы видим началом служит план на несколько лет вперёд. Он выводится из плана жизни. После того, как составлен план на ближайшие несколько лет мы может составить план на год. При этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истёкшего месяца. Декадный план – это ещё более детальный, точный прогноз предстоящего периода.

“Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей”! Дневной план строится на основе декадного плана

· Составление планов дня с помощью метода “Альпы”.

Этот иетод включает 5 стадий:

а) составление заданий;

б) оценка длительности акций;

в) резервирование времени (в соотношении 60:40);

г) принятие решений по приоритетам и перепоручению;

д) контроль (учёт несделанного)

· Дневник времени – является важнейшим рабочим средством самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. А также дневник является хорошим инструментом планирования, справичником и инструментом контроля.

Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

3. Принятие решений.

Принять решение – это значить установить приоритетность. Оно предпологает выбор первоочередных дел и задач.

Вопрос принятия решений встал из-за появления у руководитель проблем таких как: попытка выполнения сразу большого объёма работ, распыление своих сил на отдельные не существенные, но кажущиеся необходимыми дела. И к концу дня руководители приходит к выводу, что они проделали огромную работу за этот день, но главные проблемы и дела остались не решёнными. Многие руководители оправдываются говоря, что они вынуждены каждый день делать много важных дел. Для того, чтобы так не получалось необходимо обязательно устанавливать приоритеты, что означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение. Если следовать этому давольно таки простому правилу, то можно достичь следующего:

Соблюдать установленные сроки;

Получать большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

Избегать конфликтов

Избегать стрессовых ситуаций и перегрузок.

Очерёдность дел можно определять с помощью следующих методов:

· Принцип Парето (соотношение 80:20)

Он означает, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Согласно этой теории можно сделать вывод приминительно для рабочей ситуации руководителя: за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

· Установление приоритетов с помощью анализа АБВ.

Это техника исходит из опыта, что доли в процентах более важных и менне важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса, в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ основывается на следующих трёх закономерностях:

Важнейшие задачи составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается руководитель. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

На важные задачи приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

Чтобы применить анализ АБВ необходимо следовать следующим пунктам:

Составить список всех предстоящих задач.

Систематизировать их по важности и установить очерёдность

Пронумеровать эти задачи

Оценить свои задачи в соответствии с категорией А,Б,В.

Оставшиеся задачи самые маловажные и подлежат обязательному перепоручению.

· Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауера

Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Приоритеты устанавливаются по таким критериям как срочность и важность дела. Они подразделяются на 4 группы:

1) Срочные/ важные дела – необходимо выполнить их самому руководителю.

2) Срочные/менее важные дела

3) Менее срочные/важные задачи. Необязательно выполнять их сразу, но выполнять их надо самому.

4) Менее срочные/ менее важные дела.

“От задач менее срочных и несущественных следует воздерживаться”.

Благодаря принципу Эйзенхауера можно существенно увеличить производительность, продуктивность и результативность.

· Основы делегирования.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Но при этом начальник сохраняет за собой ответственность за руководство, которое не может быть делегирована.

Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями.

Управленческая ответственность (не делегируется)

Исполнение

Целесообразно отметить преимущества делегирования:

Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться;

Делегирование способствует использованию профессиональных знаний и навыков работников;

Делегирование стимулирует раскрытие способностей, самостоятель­ности и компитенции подчинённых;

Делегирование положительно воздействует на мотивацию труда сотрудников.

Для того, чтобы научиться правильно делегировать необходимо ознакомиться и принять во внимание следующие правила:

Подобрать подходящих сотрудников;

Распределить сферы ответственности;

Координировать выполнение порученных задач;

Стимулировать и консультировать подчинённых;

Осуществлять контроль рабочего процесса и результатов;

Давать оценку своим сотрудникам;

Пресекать попытки обратного или последующего делегирования.

Делегировать необходимо рутинную работу, специализированную деятельность, частные вопросы и подготовительную работу.

Ни в коем случае нельзя делегировать такую работу как определение целей, руководство сотрудниками, задачи высокой степени риска, и т.д.

4. Реализация и организация.

Составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей.

Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 25 правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

1) начинать день с позитивным настроением;

2) хорошо позавтракать и без спешки на работу;

3) начинайте работу по возможности в одно и то же время;

4) перепроверка плана дня

5) вначале – ключевые задачи;

6) приступать без раскачки;

7) согласовать план дня с секретарём;

8) утром заниматься сложными и важными делами;

Правила основной части дня:

9) Хорошая подготовка к работе;

10)Влиять на фиксацию сроков;

11)Избегать действий, вызывающих обратную реакцию;

12)Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы;

13)Избегать незапланированных импульсивных действий;

14)Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп;

15)Небольшие однородные задачи выполнять сериями;

16)Рационально завершать начатое

17)Использовать временные промежутки;

18)Работать антициклично;

19)Выкраивать спокойный час;

20)Контролировать время и планы;

Правила завершения рабочего дня:

21)Завершить несделанное;

22)Контроль за результатами и самоконтроль;

23)План на следующий день;

24)Домой с хорошим настроением;

25)Каждый день должен иметь свою кульминацию.

· Естественный дневной ритм

У разных людей разная психология и организм. Вследствие этого работоспособность людей различна в различные периоды времени. Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, а некоторые вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания!

5. Контроль.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае – оптимизации трудового процесса. Все вышеперечисленные функции самоменеджмента будут не столь эффективными если не будет проводиться соответствующий контроль. Контроль охватывает три задачи:

Осмысление физического состояния

Сравнение запланированного с достигнутым

Корректировка по установленным отклонениям

Необходимо регулярно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и своё время и составлять листок дневных помех.

Контроль за результатами труда (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль).

В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных целей, но и личную ситуацию.

“Тот кто хочет себя по-настоящему разгрузить не может отказаться от самоконтроля”.

6. Информация и коммуникация.

Самая важная фаза, т.к. все остальные фазы нуждаются в ней.

Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

· Рациональное чтение

Это важно для руководителя, поскольку рационализировать чтение означает ликвидацию потерянного времени на бессистемное чтение и пустую трату средств.

Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

Рациональное чтение предполагает прежде всего определение того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

1) при просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;

2) надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.

4) Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом

5) Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.

6) Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Необходимо также привыкнуть и к тому, что важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое важное и в кротчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

1. Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.

2. Постановка вопросов. Это критическое чтение.

3. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.

4. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.

5. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

· Рациональное проведение совещаний.

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени !

«самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!»

Повеску дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта намечайте время в соответствии с его значимостью. Используйте для этого следующий формуляр: «План обсуждения».

«План обсуждения»

Тема

Дата

Время Место проведения

Документы для обсуждения

Участники

Пункты повестки дня

Реше-я, рез-ты, мер-тия

Памятка для выпол-ния

После совещания

Возвращайтесь, хотя бы время от времени к ходу и результатам состоявшегося совещания, например путём опроса участников:

а) были ли достаточно ясны тема и цель совещания;

б) получил ли каждый из участников повестку дня

в) началось ли совещание вовремя, соблюдались ли повестка дня и регламент;

г) была ли достигнута цель совещания;

д) сколько времени было использовано неэффективно.

Подраздел, отдел, подотдел

Итоговый протокол совещания

Место проведения:

Продолжительность:

Ведущий обсуждения

Ведущий протокол

(с указанием № тел.)

Повестка дня

От .

Участники совещания

Привлечённые участники

Следует составлять иногда и укороченный протокол с важнейшими данными и результатами, которые раздаются участникам.

Результат

Поручение (срок испол.)

Контроль

Контролируйте выполняются ли принятые решения всеми кого они касаются.

Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Телефон является наиболее часто используемым средством коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации.

Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет».

С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети.

Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

· Рациональное ведение корреспонденции.

1) Подготовьте стандартные ответы;

2) Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;

3) Не увлекайтесь размножением документов;

4) Своевременно уничтожайте архивы;

5) Доверяйте сектретарю в разборе почты;

6) Совершенствуйте документооборот;

7) Стремитесь к простой системе документооборота.

Заключение

Если подитожить всё выше сказанное, то можно пожалуй остановиться на следующем:

v Время – это уникальнейший ресурс человека.

v Время – это не только количество часов и минут, это ещё насыщенные полезной работой часы и минуты.

v Внимательно относится к тому, что мы делаем. Кое-какие дела вообще не стоить делать.

v Делегировать работу другим людям.

v Отдавать отчёт себе в том, как мы тратим своё время.

v Не огорчаться тем, что в жизни менеджера много неупорядоченности.

v Делать всё в своё время!

v Ставить правильные цели!

v Постоянно следить за распорядком дня!

v Не забывать о поставленной цели и идти к ней наикротчайшим путём!

v Спланировать Свой день, неделю и даже месяц.

v Не забывать о контролировании сделанного.

Из написанного выше можно понять, что от каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе человек рискует угодить в ловушку, которую готовят ему время и сам же человек если не серьёзно относится к распределению времени. Таким образом, очевидно что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности а также расспределению и рассчленению каждого серьёзного мероприятия, т.е. мероприяития, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры, и секретарь. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей каждый человек должен сам сказать себе: "Я не хочу больше тратить время в пустую и я не хочу неуспевать", тогда человек сделает самый трудный первый шаг по дороге к организованной жизни.

Список литературы.

1. Кричевский Р.Л. «Если вы руководитель…» М.: Дело 1996

2. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент». М.: Элник, 1995

3. Зайверт Л. «Ваше время – в Ваших руках», М.: Интерэксперт, 1995