Hlavní tajemství být na všechno včas – nikam nespěchat, říkají to odborníci a ... zároveň dodat: plánujte jasně. Postupem času musíte být přáteli, ujišťují. Jste toho schopni? Správné rozložení času během pracovního dne a jeho plánování je podle účastníků našeho průzkumu základem úspěchu v profesi.

Ekaterina Kukarkina, manažerka pro organizaci prodejního procesu a spolupráci s partnery oddělení pro spolupráci s vládními orgány I-Teco CJSC

Ukázka rozvrhu práce

8:45 - příchod do kanceláře, nálada na pracovní den, zapnutí kancelářské techniky.

9:00 – Zkontrolujte schůzky a události v kalendáři Outlooku na dnešek a zítřek.

9:15 - sestavování úkolů pro daný den v modulu "Úkoly" Outlooku:

• Volání zákazníkům/prodejcům - potvrzení účasti na schůzkách pro dnešní den, nahlášení přesné adresy, objednání průkazů k vozu;
• organizace konferenčního hovoru (konferenčního hovoru), pokud je naplánován; předběžné vyzvání pozvaných k potvrzení účasti;
• rezervace zasedací místnosti (pokud jsou schůzky naplánovány);
• kontrola dostupnosti a provozuschopnosti kancelářského vybavení v zasedací místnosti (telefon, LCD panel, projektor);
• přijímání dokumentů k podpisu;
• vydávání podepsaných dokumentů;
• objednání psacích potřeb, vizitek v AXO, v případě potřeby;
• organizace pracovní cesty pro vedoucího (objednávání letenek, příprava potřebné interní dokumentace pro firmu);
• ubytování nová informace na vnitřních stránkách DRGO (aktuality společnosti, změny předpisů apod.);
• jiný.

9:45 - příprava dokumentů k podpisu (znovu kontrola správného provedení dokumentu (firemní hlavičkový papír, formát), dostupnost víz od finančního a právního oddělení a kvalitní služby, v případě potřeby s uvedením vykonavatele dokumentu a samostatná záložka s komentáři k dokumentu od manažera); odstranění nesrovnalostí s vykonavateli dokumentů.

10:00 - pracovní schůzka s vedoucím (koordinace plánu práce na daný den - interní a externí porady, přijímání nových úkolů).

10:30 - telefonické rozhovory, práce s návštěvami.
11:00 - převzetí dokumentů k podpisu od pracovníků oddělení.
11:30 - úkoly pro organizování porad vedoucích a konferenčních hovorů na daný den.
12:30 - práce s příchozí korespondencí (e-mail); řešení pracovních problémů.
13:00 - oběd.
14:00 - Zajišťování podepisování urgentních dokumentů, poskytování připomínek k nim.
15:00 - provádění pokynů vedoucího (příprava, překlad, kopírování a potvrzování dokumentů, příkazů a pokynů; neodkladné úkoly).
16:00 - plánování pracovního dne manažera na zítřek, aktualizace Outlook kalendáře manažera.
17:00 - práce s interními stránkami oddělení (aktualizace dat).
17:45 - konec pracovního dne (kontrola seznamu úkolů pro daný den v Outlooku, shrnutí; uvedení pracoviště do pořádku, vypnutí kancelářské techniky, péče o pokojové rostliny).

Podle Ekateriny Kukarkiny spadá nejtěžší období v práci na konec druhé poloviny dne, kdy vedoucí dostává maximální počet různorodých pokynů. Pro efektivní řízení Při své pracovní době, i přes již nahromaděnou únavu a chuť udělat vše co nejdříve, jsem si vždy před začátkem úkolů vyhradil 5-7 minut na sepsání seznamu úkolů, stanovení priorit z hlediska jejich důležitosti a naléhavosti a posoudím, zda mám všechny potřebné údaje pro jejich realizaci. A teprve potom začnu pracovat. To vám umožní ušetřit energii a zkrátit čas na provádění příkazů.

Například dnes v 16:00, 10 minut před začátkem konferenčního hovoru, mi manažer dal 3 důležité pokyny: pozvat dalšího účastníka na zítřejší schůzku, připravit návrh objednávky pro oddělení, aby provedlo změny ve své struktuře, a odpovědět na žádost prodejce o e-mail. Vzhledem k tomu, že jsem hned analyzoval úkoly, ukázalo se, že nemám kontakty na manažera, jehož účast je na zítřejší schůzce nutná, a podařilo se mi získat jeho kontakty od manažera ještě před začátkem konferenčního hovoru. . Jinak bych musel počkat na konec konferenčního hovoru a zavolat manažerovi s pozvánkou na schůzku po skončení pracovního dne, kdy mají všichni zaměstnanci naplánované dopoledne další den. V tomto případě by byla šance, že se tento manažer zúčastní schůzky s mým nadřízeným, minimální.

Svetlana Alekseeva, osobní asistentka generálního ředitele Svyaznoy Group of Companies

Ukázka rozvrhu práce.

V 9:30 - začátek pracovního dne;

od 9:30 do 10:00 - uvedení do pořádku pracoviště (vlastního i vedoucího), analýza připravovaných případů.

Od 10:00 do 12:00 pracuji s dokumentací, předávám přednostní dokumenty vedení. Rozdávám podepsané účinkujícími. Někdy je nutné k přijatým dokumentům vybrat další informace.

Od 12:00 do 13:00 zvažuji akce, pozvánky a vybírám to, co přímo souvisí s managementem. Dále -
telefonní rozhovory, práce na počítači, organizace schůzek. Někdy je oběd.

Odpoledne je obsazeno aktuálními úkoly a záležitostmi: organizování cest a služebních cest, vyhledávání různých informací, korespondence či jednání s externími organizacemi o aktuálních problémech, koordinace práce řidiče.
Abyste měli na vše dostatek času, potřebujete:

• řídit svůj čas;
• zbavit se toho, co požírá čas;
• řešit problémy tak, jak přicházejí, bez odkládání na později;
• požádat o pomoc kolegy (pokud chápu, že si s tím beze mě bez problémů poradí);
• méně si stěžujte na katastrofální nedostatek času, více se usmívejte a buďte pozitivní.

Inna Igolkina, obchodní trenér, spisovatel

Je možné se stát organizovaným a výkonným člověkem. Existuje řada doporučení, která vám s tím mohou pomoci. Rozdělte vše, co se v práci děje, do dvou podmíněných kategorií: co můžete ovlivnit a co ovlivnit nemůžete. Někdy může být vedoucí nepředvídatelný: například si domluvte schůzku v kanceláři na 14:00 a on sám v tu dobu mluví s někým v restauraci na druhé straně města a asistenta o tom neinformuje. I v tomto případě se můžete úspěšně vypořádat se svými povinnostmi, i když to není tak snadné, jako když vedoucí a asistent pracují „ve dvojici“ – vzájemně si pomáhají a sdílejí informace včas.

Pokud došlo k "překrytí" - co nejdříve zjistěte všechny potřebné detaily případu (například od řidiče, který doprovází hlavu) a přemýšlejte o tom, jak se ze situace nejlépe dostat. V případě potřeby (aby nedošlo k překročení vaší pravomoci) koordinujte již promyšlenou verzi s manažerem.

Chraňte vůdce před vším, co lze udělat bez jeho přímé účasti. Mnoho zaměstnanců se snaží být „blíže“ vedení a jejich komunikace s vedoucím není pro obchod nebo pro vedoucího vždy nezbytná. Je velmi důležité umět oddělit skutečně důležité a naléhavé věci od těch nedůležitých a neurgentních. Pokud například zaměstnanec požaduje okamžitě podepsat dokument a pak „zapomene“ přijít a vyzvednout si jej, pak případ nebyl tak důležitý, jak zaměstnanec řekl, a příště by to mělo být zohledněno.

Pokud je to možné, přidělte v každodenním režimu manažera „dočasné bloky“, které budou pevně stanoveny v čase, podle dnů v týdnu nebo měsíci. Je žádoucí, aby naléhavých „náhlých“ případů bylo méně než předem plánovaných. Postupně na to bude možné zvyknout veškerý personál.

Zpočátku většina inovací vyvolává agresi a odpor, ale pokud lidé ocení výhody práce novým způsobem, pak po 3-4 týdnech zapomenou, že kdysi pracovali jinak. Je žádoucí stanovit ve formě předpisů, kontrolních seznamů a podrobné pokyny co se od zaměstnanců vyžaduje, aby pro ně bylo snadné model následovat. Pokyny pro provádění kancelářských prací nelze sestavit na 200 listech (toto skutečný příklad z praxe), je žádoucí, aby byl co nejkratší a nejpřehlednější (aby i ten, kdo na počítači nepracuje dobře, pochopil, jak nastavit okraje, velikost písma a
atd.). V případě potřeby poskytněte školení těm zaměstnancům, kteří mají nejčastěji problémy, a zaměstnanci si budou moci připravovat dopisy sami, abyste je nemuseli pokaždé předělávat nebo posílat k revizi.

Vytvářejte šablony dopisů, formulářů a další potřebné dokumentace a naučte zaměstnance nevytvářet nové texty dopisů, ale používat již existující formuláře, aniž by museli. Uložte je na podnikový server, aby je mohl rychle a snadno používat každý, kdo je potřebuje.

Snažte se zajistit, abyste měli vždy čas na klidnou práci. Pokud rádi pracujete v rychlém tempu – stále se vyhněte uspěchaným pracím, protože v situaci, kdy musíte dělat více věcí, stále děláte věci jednu po druhé, stačí rychle přejít z jedné věci na druhou. Pokud nemáte „bezpečnostní rezervu“, pak v případě, kdy potřebujete dělat příliš mnoho věcí současně, budete mít problém.

Nesnažte se dělat vše sami – v případě potřeby rozdělte věci mezi zaměstnance. Požádal vás šéf, abyste pozvali 30 lidí na náhlou schůzku za 10 minut? Požádejte o pomoc kolegy, ať každý zavolá 10 lidí – společně práci uděláte včas, a pokud se o to budete snažit sami, možná nestihnete stanovený čas.

Naučte se oddělovat důležité věci od méně důležitých a držte naléhavost každé věci oddělenou od důležitosti. znameníže práce má vysokou prioritu:

• bylo nařízeno, aby to provedl vedoucí;
• v případě důležitého úkolu je výsledek mnohem větší než v případě méně důležitého (pozitivní i možné ztráty);
• záležitost je mimořádně naléhavá;
• existují lidé, kteří někde čekají (tj. ztrácejí čas), nebo drahé vybavení nečinně (společnosti vznikají ztráty);
• případ je mezičástí nějakého projektu a bez jeho realizace je další práce nemožná;
• hrozí, že při zpoždění situace se může situace výrazně zhoršit (například při hašení požáru).

Omezte svůj perfekcionismus – touhu dělat věci „dokonale“. Někdy je důležitější udělat práci rychle, než ji udělat dobře. Před zahájením jakékoli práce určete nezbytná kvalitativní kritéria pro její realizaci a po jejich dosažení se zamyslete nad tím, zda jsou vhodná další zlepšení a vylepšení.

Gleb Archangelsky, výkonný ředitel společnost "Organizace času", Ph.D. n.

Jak se naučit dělat všechny věci rychle, aniž byste natahovali „potěšení“?

Pomáhá mi jednoduchý princip – vytvořit časový rámec pro případy. A ne mentální, "dokončím tento úkol za hodinu", ale přísnější - rámec vnějších povinností. Například teď připravuji vydání internetového magazínu a vím, že do plánované schůzky zbývá 40 minut. Existuje pobídka k rychlejšímu myšlení a jednání, nepřepínání na internet nebo e-mail.
Co se knih týče, s prokrastinací se velmi dobře vypořádává klasika Alana Lakeina The Art of Keeping Up -
jedna z nejlepších západních knih o time managementu.

Yuriy Shakun, ředitel HERMES Consulting Group, obchodní kouč

Moje doporučení pro sekretářky. Často se stává, že první polovina dne je trochu volnější (manažer domlouvá schůzky, porady, porady) a pokud na nich sekretářka není přítomna, pak bych mu doporučil, pokud možno, udělat (alespoň částečně) co se bude dělat odpoledne, nějaké hovory, náčrtky plánů, sbírka dokumentů, papírů... Tato metoda se nazývá metoda „švýcarského sýra“, děláme díry do budoucích záležitostí, jako díry do sýra.

Time management hlavy – proč je potřeba, jak může pomoci při plnění každodenních pracovních povinností? Čím vyšší pozice člověka, tím větší rozsah zodpovědnosti – kontrola nad podřízenými, komunikace se zákazníky, daňové kontroly, psaní reportů. Podnikatelé, manažeři často pracují přesčas, neustále pociťují nedostatek času.

Jak si najít čas navíc a naučit se dělat všechno? Této problematice je věnován tento článek, nyní se objevila samostatná věda - time management, vycházející z psychologie, ekonomie, sociologie, personální práce. Byly vyvinuty principy, které se staly klasickými, a objevují se noví autoři nabízející své vlastní metody. Zvažte hlavní doporučení.

Je důležité vědět! Snížené vidění vede ke slepotě!

Chcete-li opravit a obnovit zrak bez operace, naši čtenáři používají stále oblíbenější ISRAELI OPTIVISION - nejlepší lék, nyní k dispozici pouze za 99 rublů!
Po pečlivém prostudování jsme se rozhodli nabídnout vám ji...

Time management hlavy zahrnuje následující kroky:

• Naučte se motivovat sebe i zaměstnance k plnění úkolů. Zvláště důležité pro složité úkoly;
• Stanovení cílů – schopnost správně si stanovit dlouhodobé a krátkodobé cíle;
• Plánování v časových rámcích – na rok, měsíc, den. Vypracování akčního plánu pro každý pracovní den;
• Stanovení priorit při plnění úkolů, mobilita a připravenost ke změně úkolů, přístupy k řešení;
• Práce s informacemi - důležité je naučit se informace potřebné pro řešení strategických a operativních úkolů vyhledávat, uchovávat, využívat, abyste je vždy našli;
• Boj proti plýtvačům času – hledání úniků času, kontrola nad rozdělováním časových zdrojů, minimalizace nepřiměřených akcí;
• Schopnost obnovit sílu - dobrý odpočinek je klíčem k úspěšné činnosti!

Zvažme tyto kroky podrobněji a přistoupíme k efektivní činnosti, kontrole nad naším životem, protože to není jen práce, ale také rodina, zájmy, přátelé. A od správná organizace pracovní postup závisí na dostupnosti času pro jiné oblasti života.

Úspěšná motivace

K výkonu jakékoli práce je pro člověka nezbytná motivace. Nedostatek smyslu, zájmu, přítomnost strachu vede ke zpoždění při plnění úkolů. V time managementu se doporučuje začít pracovní den tou nejnepříjemnější akcí. Je důležité povzbudit se k tomu, abyste zavolali, napsali dopis nebo zprávu, která je nezbytná, ale není po tom touha. Jak se stimulovat k akci?

Nejdůležitější v práci je začít jednat, udělat první krok. To vám pomůže připravit se na práci. Kotvy slouží jako podnět k akci. Každý má svůj rituál – ranní kávu u stolu, cigaretu před nástupem do práce, poslouchání inspirativní hudby cestou, zapisování pracovního plánu do deníku.

Tvorba kotev je velmi individuální, může být spojena se školou, studentskými léty, kdy jste se museli naladit na studium. Způsobují zvláštní emoční stav, připravenost k boji - aktivaci vnitřních rezerv, koncentraci pozornosti.

Většinu úkolů lze vyřešit za pár minut, stačí zadat úkol, promyslet řešení, vybrat to nejvhodnější a uvést jej do života. Pokud je úkol objemný, doporučuje se jej rozdělit na části, body a postupně plnit – od jednoduchých po složité.

Motivovat se můžete i metodou odměny nebo trestu, jako v dětství, kdy si slíbíte, že si cestou domů něco koupíte, pokud rychle zvládnete všechny úkoly, domluvíte si na konci týdne schůzku s přáteli. Tohle je pro malé těžké otázky. Hlavní motivací je samozřejmě budování kariéry, zvyšování příjmu a zvyšování postavení.

Musíte jasně pochopit, proč musíte tento úkol dokončit, jaký výsledek získáte, udělejte to a zapomeňte na to, klidně přejděte na jiné záležitosti.

Motivaci dodávají i termíny splnění úkolu, vždy se musíte časově omezit, abyste stimulovali akci, jasně stanovené úkoly.

Stanovení cílů

Time management lídra je nemožný bez stanovení cílů. Cíle – pohled do budoucnosti, požadovaný výsledek, určují důvod jednání, proč člověk dělá určitou práci. Cíle pomáhají stanovit vodítka, body aspirace, přitažlivost úsilí.

Musíte se naučit, jak dát správné cíle. Porovnejme odpovědi různých manažerů podle jejich funkčních povinností:

• Proveďte své úkoly správně. / Stanovte si správné cíle.
• Najděte řešení problémů. / Použití tvořivost, hledejte alternativy.
• Chraňte zdroje. / Optimalizovat distribuci materiálových zdrojů.
• Pracujte tak, jak potřebujete. / Dosáhněte svých cílů.
• Snížení nákladů. / Zvyšte ziskovost.

Jak vidíte, se stejnými povinnostmi manažeři stanovují různé cíle a dosahují různých výsledků. Druhá možnost zahrnuje produktivnější přístup k práci. Cíle mohou být strategické – cíle organizace, dlouhodobé úkoly a taktické – existující v určitém okamžiku.

Každý vedoucí, manažer rozvíjí své vlastní cíle, zprostředkovává informace svým podřízeným, práce organizace jako celku závisí na správné definici cílů. Je velmi důležité věnovat čas identifikaci hlavních cílů vedoucích k prosperitě a úspěchu a také způsobů, jak dosáhnout „hvězd“. Znát cíle a usilovat o ně vám umožní soustředit veškeré své úsilí a energii na důležité úkoly a vyhnout se tak zbytečnému plýtvání energií.

Cíle jsou nastaveny podle schématu:Touhy – příležitosti – cíl.

Touhy často převyšují schopnosti, okolnosti vám neumožňují okamžitě dosáhnout výsledku, je nutné balancovat, brát v úvahu vnější i vnitřní překážky, překonávat je a hledat kompromisní řešení.

Důležitým bodem je, že cíle by měly být konkrétní, měly by mít objemové a časové ukazatele.

Time management hlavy: plánování

Po stanovení cílů přejdeme k plánování, jak si vydláždit cestu ze současné situace k vytoužené? Plán je systém akcí, které nás v podnikání dovedou k cíli – dosažení zisku, úspěchu a slávy organizace.

Plánování může být v různých oblastech – rozvoj organizace, prodej, osobní úspěchy. Pokud má člověk touhu po osobním rozvoji, byl vytvořen plán profesního růstu, budování kariéry, pak existuje motivace k akci.

Plánování je navrženo tak, aby pomáhalo šetřit čas, používat jej správně.

Existují dvě kritéria plánování:

• Maximální (racionální) – najít si čas na plnění důležitých životních úkolů.
• Minimální - dosáhnout požadovaných výsledků s minimálním časem, ztrátou času.

Plánování zahrnuje přípravu na realizaci požadovaných úspěchů a správné rozložení časového rámce.

Každý člověk si musí svůj život naplánovat, jinak půjde s proudem beze změn k lepšímu. Manažer si musí naplánovat svůj osobní čas, způsoby, jak dosáhnout cílů, stanovit cíle a kritéria výkonu pro zaměstnance.

Musíte se naučit, jak sestavit dlouhodobý plán – od 5 let, na rok a na další měsíc. Je zajímavé, že v sovětských dobách se často používal termín „pětiletý plán“, proč právě toto období? Protože 5 let je vhodné období pro střednědobé plánování, ukazuje to ve srovnávací analýze jasný výsledek.

Máte-li dlouhodobé plány, můžete úkoly rozkládat na menší termíny a usilovat o konečný výsledek. Nyní v organizacích dostávají zaměstnanci často úkoly po čtvrtletích a měsících, čemuž se říká taktické plánování.

Time management vedoucího v minimálním ohledu je plánování pracovního dne. Počet úkolů přirozeně roste úměrně s organizací a vyřešení všech úkolů zabere spoustu času.

Pro zjednodušení řešení aktuálních problémů se nabízejí následující doporučení:

Pro plánování použijte metodu Alp

Zahrnuje následující posloupnost akcí:

1. psaní úkolů;
2. stanovení doby provedení;
3. čas zálohy (v poměru 60:40);
4. stanovení priorit, přeřazení úkolů;
5. kontrola exekuce (vyúčtování toho, co nebylo provedeno).

Při psaní plánu se doporučuje používat zkratky, které vám umožní systematizovat práci, rozdělit ji do bloků. Můžete psát: V - návštěvy, D - delegování, K - kontrola, P - probíhá, PC - cesty a služební cesty, T - telefon, H - čtení, učení.

Naproti každé položce je napsán úkol (výsledek), pro upřesnění úkolu je nalepena doba provedení, aby nedošlo ke zbytečné ztrátě času.

Časová rezerva předpokládá, že při 10hodinové pracovní době je práce plánována na 6 hodin, při 8hodinové pracovní době - ​​na 5 hodin, zbytek musí být rozložen nebo přeplánován. Vždy dochází k nepředvídaným schůzkám, komunikaci, rušení, nikdo ještě nedokázal využít svůj den na 100 % podle plánu.

Čtvrtý bod vám pomůže upravit plán, abyste dosáhli požadovanou úroveň podle stráveného času - určujeme priority, rozdělujeme práci. Dokončení dne - sledování plnění úkolů podřízenými a jejich práce, sestavování plánu na další den, přenášení úkolů, které se z určitých důvodů nestihly úplně dokončit.

1 Osobní denní pracovní rozvrh tajemníka

2 Činnosti tajemníka, které vyžadují časovou koordinaci s prací vedoucího

3 Kritéria pro vytvoření společného pracovního plánu pro sekretářku a manažera

Organizace a plánování pracovní doby manažera je nezbytné a požadovaný stav efektivní řízení.

Organizace pracovní doby vychází ze základních principů time managementu (time-management) – technologie time managementu. Technologie time managementu zahrnuje stanovení cílů a záměrů, krátkodobé a denní plánování, analýzu využitého času a vyhodnocení efektivity plánování.

V tomto ohledu by měl být asistent manažera schopen:

Správně vyjadřovat a formulovat cíle (krátkodobé, střednědobé, dlouhodobé);

správně nastavit priority při řešení problémů;

Efektivní řazení činností.

Organizaci pracovní doby manažera nelze provádět bez toho, aby asistent pochopil význam různých činností pro dosažení cílů organizace, bez řešení dlouhodobých či aktuálních úkolů a stanovení jejich priority a naléhavosti. Odborníci na time management navrhují klasifikovat všechny události do 4 kategorií: důležité a naléhavé, důležité a neurgentní, nedůležité, ale naléhavé, nedůležité a nenaléhavé.

Je zřejmé, že klíčové je kritérium důležitosti, neboť neodůvodněné zdržování řešení nejdůležitějších případů vede k nejzávažnějším negativní důsledky. Praxe také ukazuje, že události kategorie B (důležité a neurgentní) jsou nejproblematičtější, protože jejich rozhodnutí se zpravidla odkládá z důvodu neustálé potřeby řešit operativní momentální problémy.

Specialisté v oblasti time managementu identifikují několik základních principů plánování pracovní doby manažera, jejichž dodržováním dosáhnete optimální organizace práce.

Pokud je to možné, měly by být vytvořeny pracovní bloky pro velké nebo podobné úkoly.

Manažer by měl být při práci, která vyžaduje zvláštní soustředění, co nejvíce chráněn před přijímáním návštěv a telefonních kontaktů.

Je třeba empiricky nebo výpočtem zjistit, jak dlouho schůzky a jednání s konkrétními partnery trvají.

Do plánů vedoucího se vyplatí zahrnout pouze ty činnosti, které jsou v jeho kompetenci.

Při plánování pracovního dne manažera je nutné brát v úvahu individuální (osobní) výkyvy v úrovni jeho výkonu.

Nejdůležitější věci je třeba plánovat na období zvýšené účinnosti. Rutinní práce (prohlížení korespondence, písemné zprávy zaměstnanci) je lepší domluvit se na odpoledne. V období vrcholné výkonnosti je vhodné provádět pohovory se zaměstnanci, porady a obchodní jednání s klienty. Při poklesu výkonu se můžete věnovat konzultacím a telefonátům.

Při sestavování denního plánu vedoucího musí asistent (asistent) průběžně, systematicky a důsledně zaznamenávat plánované činnosti. Manažeři zpravidla vyžadují zaznamenávání nadcházejících telefonických kontaktů, přijetí zástupců externích organizací, jednání v jiných organizacích, přijetí zaměstnanců k výrobním a osobním záležitostem, jednání, prezentace atd.

plánování pracovní čas vedoucí, asistent si musí pamatovat:

V denním plánu práce manažera je důležité poznamenat si čas zahájení akce, její předpokládanou dobu trvání, zohlednit dobu cesty, kdy manažer zařízení navštíví.

Při plánování musí asistent vyčlenit určitý čas na to, aby se manažer seznámil s materiály a dokumenty před jednáním, jednáním atd.

Tajemník si musí při sestavování rozvrhu práce vyhradit čas na osobní potřeby vedoucího.

Skutečná délka pracovního dne vedoucího zpravidla přesahuje délku pracovního dne stanovenou zákonem. Asistent je povinen dohodnout se s vedoucím zaměstnance na rozvržení „přesčasové“ doby, a to: do jaké doby naplánovat pracovní den, jaké činnosti na tuto dobu zadat.

Zásadní roli v úspěšném plánování a organizaci pracovní doby manažera hraje denní zprávy jeho asistent. S manažerem je vhodné předem probrat čas, obsah a formu denních reportů (například rozhovor o řešení aktuálních problémů). Aby se optimalizovala pracovní doba sekretářky, je lepší si promluvit s vedoucím hodinu před koncem pracovního dne.

Moderní kancelářské technologie umožňují výměnu informací v elektronické podobě (e-mailem). Asistent (asistent) by měl s manažerem projednat používání elektronické komunikace v dialogu asistent – ​​supervizor.

Během rozhovoru by měl asistent manažerovi nahlásit pracovní rozvrh na další den (na konci týdne - dne příští týden, na konci měsíce - další měsíc atd.). Je zřejmé, že manažer může v případě potřeby své plány změnit: odložit nebo zrušit dříve naplánované události, naplánovat nové.

V budoucnu, pokud je manažer přesvědčen, že jeho asistent-asistent jasně a racionálně plánuje pracovní dobu, není vyloučena následující situace: před přijetím nabídky od obchodního partnera se např. setkat v určitý den a v určitou dobu. Manažer nejprve se svým asistentem prověří možnost takového setkání.

Rozvrh práce tajemníka závisí na rozvrhu, rytmu a stylu práce vedoucího. Zkušená sekretářka pomocí elektronického organizéru nebo speciálního notebooku nebo na základě tabulek vypracuje s vedoucím denní společný pracovní rozvrh. Nejprve je možné sestavit dva vzájemně propojené pracovní plány: pro manažera a pro sebe. A teprve s pracovními zkušenostmi přichází dovednost vytvořit jednotný pracovní rozvrh, což je ukazatelem profesionality tajemníka.

PLÁNOVÁNÍ VLASTNÍ PRACOVNÍ DOBY

"Referent tajemník" č. 8 2012 / Profese

Jednou z hlavních povinností mnoha sekretářek je plánování pracovní doby manažera. O tom bylo napsáno mnoho článků (a náš časopis není výjimkou). * ), existují speciální kurzy, kde vás to naučí a pokud není čas nebo peníze, můžete se zeptat na specializovaném fóru a zkušenější kolegové vám poradí. Zdálo by se, že toto téma je již probrané ze všech stran a sotva lze říci něco nového. Proč vy a já, guruové plánování pracovní doby, tak často do práce pozdě, nestíháme plnit úkoly včas a někdy dokonce na některé věci zapomínáte? Možná proto, že při plánování denní pracovní doby manažerů zapomínáme na tu svou?

Snadno předvídám námitky: proč by si sekretářka měla plánovat pracovní dobu, když je jeho rozvrh jasně svázán s rozvrhem manažera. Udělal jsem seznam úkolů pro šéfa, na základě toho - seznam mých vlastních úkolů, a zdá se, že to stačí. Proč vystupovat dvojitá práce?

Ano, většina z nás je pevně svázána s rozvrhem práce hlavy. Ale sestavením plánu práce šéfa se organizujete jeho čas. Pro efektivní práce a úspora vlastních zdrojů nestačí: musíte se naučit správně plánovat tvůj čas. Pro sekretářku je to samozřejmě mnohem obtížnější než pro ostatní zaměstnance, ale my jsme zvyklí pracovat ve složitých podmínkách.

kde začít? Před výběrem systému, kterým si budete organizovat pracovní čas, popadněte diář a nakreslíte si plán, bych doporučil sepsat si seznam všech povinností – ne ten, který je vidět na životopise resp. popis práce, ale skutečný seznam vašich denních (týdenních, nikdy nehádej-jak-opakujících se povinností).

Kolega mi krátce po návratu z dovolené zavolal a řekl: „Dovedete si to představit, až když jsem se vrátil do práce a viděl, co se tam děje, uvědomil jsem si, co dělám!“. Často podceňujeme množství odvedené práce, a proto je pro nás tak těžké si ji naplánovat.

výkonný ředitel

Dělejte plány na rok na jaře, plány na den - ráno

čínské přísloví

komu: majitelé, vrcholoví manažeři, vedoucí pracovníci

Když nemáte plán, vaše akce jsou chaotické

Každý z nás, manažerů, si myslí: jak moc lze zvýšit produktivitu? Data získaná empiricky v mé společnosti ukázala, že po zavedení denního plánování a reportingu se efektivita týmu zvýšila o ~ 40 %.

Není tajemstvím, že v průměru ruská společnost zaměstnanci strávit v práci nejlépe 3-4 hodiny denně z 8. Všichni se však tváří, že to tak má být. Vedoucí se spokojí s výkony v podobě násilné činnosti, jakmile se někomu podívá do kanceláře.

A podřízení... A co podřízení? S tímto stavem jsou více než spokojeni: během pracovní doby můžete vyřešit spoustu osobních problémů, zadávat objednávky v internetových obchodech, chatovat po telefonu a na sociálních sítích s přáteli a rodinou. Není divu, že říkají, že 80 % lidí pracuje tak efektivně, jak je kompetentně vedeno.

Závěr je banální a zároveň hrozný ve své jednoduchosti: ke zvýšení efektivity společnosti o 40 % stačí, aby zaměstnanci pracovali minimálně 6,5 - 7 hodin denně(ano, osm už je akrobacie!).

Denní plán a report – průběžný test způsobilosti pro zaměstnance

Ale jak rozumět: kdo ze zaměstnanců chatuje na sociálních sítích a kdo neustále produkuje výsledky? Zůstat po celou dobu za vámi? Nemožné! Zde přicházejí na pomoc denní plány a zprávy o vykonané práci, které jsou povinné pro každého zaměstnance.

Pokud velmi stručně, význam denních plánů a reportů je následující: zaměstnanec sestaví pracovní plán na každý den na základě 8hodinového dne a na konci pracovního dne reportuje za každý splněný úkol (čas strávený, výsledek , atd.).

Žádný dobrá technologie má výhody pro obě strany. Pojďme si o tom promluvit.

Výhody denního plánu pro společnost

• Úkoly řeší zaměstnanci podle přijatých priorit (s přihlédnutím k obchodním požadavkům firmy), nikoli podle principu „chci“, „snadněji“ a „zajímavější“.
• Pravděpodobnost „prostojů“ zaměstnance bývá nulová. Vždy jsou v záloze úkoly. Pokud nastane „jednoduché“, je to viditelné předem.
• Když se podíváte na plány, můžete okamžitě odstranit „vycucané z prstu“ úkoly a nahradit je užitečnými, aktuálními a relevantními.
• Když člověk plánuje věci na základě 8 pracovních hodin a ví, že během této doby bude poptávka, pravděpodobnost „ztrácení času“ se znatelně sníží.

Výhody denního plánu pro zaměstnance

Velký osobní a profesionální upgrade: Schopnost plánování je nezbytná ve všech oblastech a mimopracovní život není výjimkou.

• Manažer s vámi bude spokojen, protože všechny technologické úkoly s nejvyšší prioritou spadají do vašeho denního plánu. Buď zapnutý v dobrém stavu“ otevírá další příležitosti ve vertikální kariéře.
• Zrušení „otroctví“, kdy člověk sedí v práci do „noci“ (nyní je na plnění úkolů vyčleněno 8 hodin, proto je manažer již nebude plánovat na dvanáct hodin).

Denní program

V budoucnu se budeme bavit pouze o zásadách denního a týdenního plánování a požadavcích na plány. Samostatné články jsou věnovány:

• Technologie analýzy vedoucího denních a týdenních plánů podřízených - článek ve vývoji.
• Požadavky na pracovní výkazy, metodika jejich tvorby - článek ve vývoji.
• Technologie analýzy vedoucích denních a týdenních zpráv podřízených. Viz článek "".

Osobní efektivita vůdce

Při své práci také využívám technologie denního plánování a reportingu. Hlásím se sám sobě - ​​vezměte to do provozu, pokud se nemáte komu hlásit. Tím moje osobní výkonnost se zdvojnásobila(To je vtip!). Včetně z důvodu provádění úkolů s vyšší prioritou, protože předtím jsem se ujal těch, které mě jako první napadly.

A velmi užitečný poznatek. Když začnete plánovat, je mnohem snazší přemýšlet ve fázi plánování: je to váš úkol, není lepší ho delegovat? Když už jsem s úkolem začal a uprostřed jeho realizace jsem si uvědomil, že by bylo hezké delegovat, je už mnohem obtížnější ho ze sebe „pustit“.

Technologie pro realizaci a realizaci denních plánů

Upozorňuji na skutečnost, že je nutné kontrolovat plnění plánu, načasování dokončených úkolů a kvalitu výsledků.

Mnoho vůdců si vylámalo zuby, když se snažili implementovat denní plány a zprávy, a zde je důvod:

• Úvod se setká s tvrdým odporem kancelářských pracovníků. Pokořte se, je to přirozené, ale musíte se na to připravit. Možná vám bude užitečný článek „“.
• Realizace denních plánů a reportů, stejně jako další práce na udržení technologie v provozu, vyžaduje investici času, peněz, manažerského úsilí a vůle vedoucího. A hlavně bleskurychlá reakce na jakékoli porušení ze strany zaměstnanců.
• Implementace navíc přinese úplnou transparentnost plánů a reportů. Vedoucí jakékoli vyšší úrovně by měl mít možnost zobrazit zprávu jakéhokoli nižšího vedoucího a jeho podřízených. Přímý nadřízený zodpovídá za plány svých podřízených. Proč se to zaměstnancům nebude líbit? Ne každý střední manažer má zájem mít na vrcholový management „vševidoucí oko“.

Doporučení pro organizaci denního plánování: hotové předpisy k implementaci

Organizace procesu zpracování příchozího toku úkolů na straně zaměstnance

• Jakmile se objeví úkol, je zapsán do plánu práce na aktuální nebo následující dny (bez ohledu na formu, ve které byl nastaven) s předpokládaným datem plánovaného dokončení.
• Pokud úkol patří do kategorie případů „neurgentní a nedůležité“, je zaznamenán do tzv. ZÁSOBNÍKU (úložiště) úkolů. Zaměstnanec se na STACK obrátí při plánování na další týden, nebo když má v práci prostoj.

Stanovený úkol, který zabere více než 3 hodiny (kromě účasti na akcích a poradách), je rozdělen na menší, ke kterým je jako základní přiřazen ten výchozí.

• Pro každý úkol je vybrána a nastavena priorita ze standardního seznamu

Bonus: Příklad tabulky priorit zaměstnanců

Příklad tabulky priorit, která pomáhá zaměstnancům řídit jejich vlastní plánování, postupujte podle 2 jednoduchých kroků:

1) Napište podrobný komentář k článku(formulář komentáře se nachází úplně dole v článku, viz screenshot https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Podělte se o své zkušenosti s implementací podřízeného plánování (ne nutně úspěšné).

2) Odeslat dotaz získat příklad tabulky priorit prostřednictvím mých osobních účtů na sociálních sítích:

Požadavky na formát zadávání úkolů do plánu

• Každý zaměstnanec si do plánu přidá orientační seznam svých úkolů (stručný popis úkolu + plánovaný čas na dokončení). Plán obsahuje následující úkoly:
• Plánováno v rámci projektů;
• Dříve obdržené formou individuálních zadání (ústně, poštou, skype atd.). Pokud je úkol v vnější systém nastavení úkolů, pak musíte k tomuto úkolu přidat url odkaz; po obdržení úkolu (ústně, poštou, skype) si jej musíte sami zadat do svého pracovního plánu. Zároveň platí všechny požadavky na formát zadávání úkolů.
• Plánováno zaměstnancem k realizaci z vlastní iniciativy.
• Pro každý úkol musíte zadat:
• Název úkolu. Měl by odrážet, jaké akce je třeba provést a s jakým předmětem. U podstatných jmen a je vhodné používat nominativní pád imperativní nálada sloveso. Velmi to usnadňuje následné hledání mezi všemi úkoly. Příklad: Rozvíjet předpisy: plánování („rozvíjet“ – imperativ; „regulace: plánování“ – nominativní případ).
• Odhadovaný čas dokončení. Příklad: Udělejte obchodní nabídku: 2 hodiny 30 minut
• Uzávěrka(termín, do kterého musí být úkol splněn). Pokud nemůžete určit termín pro úkol, kontaktujte svého přímého nadřízeného.
• Stručný plán pro splnění tohoto úkolu. Přidejte odkazy na algoritmy, podle kterých plánujete jednat, a / nebo krátký plán činnosti. Absence krátkého plánu v těle úkolu vytváří mnoho otázek při projednávání pracovního plánu a riziko, že úkol bude proveden neefektivním/neoptimálním způsobem nebo nebude splněn na 100 % a/nebo bude vyžadovat přepracování.
• Priorita. Zhotovitel ji určuje samostatně podle samostatně formalizovaných pravidel. Pokud to nemůžete určit, musíte kontaktovat svého přímého nadřízeného.
• Pokud zaměstnanec vidí „nedostatek“ svých zdrojů pro zadaný úkol, je povinen o tom neprodleně informovat vedoucího úkolu a svého přímého nadřízeného.

Denní pracovní plán

• Plán musí být vytvořen na základě týdenního plánu a příchozích provozních úkolů (před zavedením týdenního plánování: na základě úkolů známých pro daný den).
• Plán na další den se sestavuje před koncem aktuálního pracovního dne.
• Plánovaný čas pro denní úkoly se počítá:
• pro zaměstnance úřadu na základě 8 hodin minus obvyklá doba na řešení provozních úkolů a úkolů vyšší moci (pro projektové manažery: 7 hodin - plánováno; 1 hodina - řešení příchozích úkolů). Naplánovaný čas pro úkoly se může lišit v závislosti na dni v týdnu a dalších podmínkách.
• pro specialisty na volné noze - denní časový limit dohodnutý při projednávání podmínek spolupráce.
• Plán na nový den se umístí nad plán na předchozí den (pokud jsou pro plány použity textové dokumenty).
• Pokud se neplánovanými úkoly (ve vztahu k projektovým plánům) stráví více než 4 hodiny denně nebo se ukáže, že projektové plány NELZE splnit při současném zatížení, je o tom vedení neprodleně informováno (nejpozději následující den) .

Příklad denního plánu (screenshot z Bitrix24)

Příklad ukazuje plán, který zaměstnanec vytvoří v systému Bitrix24. Screenshot ukazuje pouze prvních šest úkolů, zbytek se na obrazovku nevešel. Vybrané sloupce: 1 - název úlohy; 2 - termín; 3 - plánovaná doba realizace.

Přechod na týdenní plánování

Po zvládnutí denních plánů jsou zaměstnanci převedeni na týdenní plánování. Denní plánování je přitom zachováno, ale značně zjednodušeno, protože. v týdenním plánu jsou úkoly rozděleny po dnech. Pokud se svými podřízenými neplánujete denní plány, mohou si plánovat týden jako na obrázku níže.

Hlavní výhody týdenního plánování:

• delší plánovací horizont oproti jednomu dni
• úspora času pro zaměstnance a výrazná úspora času pro manažera

Týdenní pracovní plán

• Jak sestavit plán?
• Projděte si všechny měsíční plány projektu, vezměte si z nich seznam úkolů s termínem do konce týdne + 5 dní.
• Otevřete svůj měsíční pracovní plán a vypište si z něj část práce.
• Zadávejte provozní úkoly (dříve známé nebo nastavené manažerem) do týdenního plánu.
• Musí se udělat plán na nový týden poslední pracovní den předchozího týdne(obvykle pátek).
• Úkoly je nutné plánovat na celý pracovní týden s ohledem na časovou rezervu na úvodní úkoly (stanovené pro každou pozici individuálně).
• Je třeba upřesnit sestavený plán na týden (na základě informací obdržených o víkendu a ráno prvního pracovního dne) první pracovní den v týdnu do 12:00(obvykle pondělí)
• Pro specialisty, kteří mají malou úroveň „nepředvídané“ práce (údržba místa, řízení propagačních projektů), by měl být týden naplánován bez zohlednění nepředvídané práce.
• vždyť ty úkoly a „nepředvídané“ mohou být, nebo NEJSOU.
• pokud není plán splněn z důvodu, že „nově“ přijaté úkoly byly splněny, lze část úkolů z plánu přesunout do dalšího týdne.

Automatizace denních a týdenních plánů

Nejoblíbenější otázka: "Jakou formou by měli podřízení plánovat?" V ideálním případě je potřeba dělat plány ve formě úkolů v systému, kde se v budoucnu bude sledovat doba realizace a budou se generovat reporty. K tomu je dnes dle mého názoru nejvhodnější systém Bitrix24.

Co když má vaše společnost jiný systém zadávání úkolů? Přemýšlejte o tom, jak s její pomocí organizovat plánování na základě požadavků na plány, které jsem formuloval. A i když vůbec nemáte systém pro nastavení a účtování úkolů, nevadí. V mé společnosti dlouho plány na den a na týden byly vytvořeny v samostatných textových souborech ve formátu GoogleDocs (velmi vhodné pro úpravy a diskuse). A až po nějaké době jsme úplně přešli na práci v Bitrix24.

Odpovědi na často kladené otázky o denních plánech

Jak nastavit úkoly, když jednatel není přímým podřízeným manažera?

Buď získat oprávnění takové úkoly zadávat v rámci projektové podřízenosti, nebo se na doplnění úkolu dohodnout s přímým nadřízeným zhotovitele.

Je důležité si pamatovat: čas není guma. Když to přijde nová úloha, „vytlačí“ z plánu další úkol. Priority při zadávání úkolů jsou věcí kompetence přímého nadřízeného.

Ukazuje se, že tento systém zavádí „totální kontrolu“ nad prací podřízeného? To by měl udělat jeho vůdce. A tento vůdce by měl být ovládán svým vůdcem?

Manažer řídí plánování svých bezprostředních podřízených (příklad: vedoucí oddělení analyzuje plány zaměstnanců oddělení), ale ne nutně každý den. U loajálních zaměstnanců (1 rok po zahájení implementace běžného řízení ve vaší firmě nezbudou další) může být frekvence ověřování 1x za 3 dny, 1x týdně.

Hodně záleží na pozici a zkušenostech konkrétního zaměstnance. A také na typu plánování, které se používá vedle denních a týdenních plánů: měsíční plánování projektů, strategické plány projektů. Pokud jeden ze zaměstnanců potřebuje neustálou „totální kontrolu“, položte si otázku: „Potřebujete takového zaměstnance?

Někteří lídři sami nechtějí denně kontrolovat. chce to čas a pozornost

Plánování práce pro své podřízené a sledování její realizace jsou přímou odpovědností vedoucího. Abyste tuto funkci zvládli, doporučuji vám, abyste se zapojili do „pumpování“. manažerské kompetence. Chcete-li pomoci článku "".

Je důležité posoudit, zda má vaše společnost pro manažery „vychýlení“ v práci na „produkci výsledku“. V první řadě musí vedoucí vyčlenit čas na řízení podřízených., produkce výsledků - na druhém místě a podle zbytkového principu času. Pokud manažerovi vyhradíte dostatek času na řízení a on se přitom stále snaží produkovat výsledky vlastníma rukama, zatímco jeho podřízení mrazí, je to dobrý specialista ale špatný vůdce.

Čtenáři tohoto článku také čtou

Jak hodnotit výkon zaměstnanců na konci pracovního dne pomocí denních reportů: metoda „analýzy a komentáře“

Jak zavést běžné řízení ve vaší firmě (1. část): cíle, základní principy, předstartovní příprava

AKADEMIE LIDOVÉHO HOSPODÁŘSTVÍ POD VLÁDOU RUSKÉ FEDERACE

ÚSTAV OBCHODNÍ A OBCHODNÍ SPRÁVY

Fakulta podnikohospodářská

Práce na kurzu

podle předmětu:

Organizační chování

k tématu číslo 18:

Organizace pracovního dne vedoucího, time management.

Dokončeno:

student 2. ročníku,

Sharma Raj Anirudhovich

Moskva 1998.

Úvod 2

Důvody nedostatku času 3

Inventář času 3

sebeřízení 4

1. Stanovení cíle 4

2. Plánování 6

3. Rozhodování 8

4. Realizace a organizace 11

5. Ovládání 11

6. Informace a komunikace 12

Závěr 16

Bibliografie: 17

Úvod

Cenný je vůdce, který zná své podnikání, ví, jak dobře řídit a dosahovat svých cílů, bez ohledu na svůj vzhled a vzdělání. To je hlavní standard skutečného vůdce. Ale ani se všemi výše uvedenými dovednostmi nebude manažer úspěšný, pokud si správně nezorganizuje čas a pracovní den. Koneckonců, takový zdroj, jako je čas, je srovnatelný s mnoha jinými zdroji: lidmi, financemi a surovinami. Manažer je vždy ve třech dimenzích v přítomnosti, minulosti a budoucnosti. Čas je nevratný. Nelze jej hromadit, množit ani převádět. Nenávratně přechází. Bohužel v Rusku po dlouhou dobu existovala představa vůdce jako osoby s minimálním množstvím volného času, a čím méně času měl vůdce, tím významnější osobou se zdál. To ale ve skutečnosti vypovídá pouze o nízké úrovni sebeřízení, což je důsledné a cílevědomé využívání osvědčených metod práce v každodenní praxi s cílem optimálně a smysluplně využít svůj čas.

Zde by bylo vhodné ocitovat výroky různých autorů o smyslu času: Alan Lacaine: „Kdo nechá svůj čas utéct, vypustí svůj život z rukou; kdo drží svůj čas ve svých rukou, drží svůj život ve svých rukou“; Peter Drucker: „Čas je nejomezenější kapitál, a když ho nezvládnete, nezvládnete nic jiného“; Ulrich Sievert: „Schopnost řídit čas spolu s správný směr a technika ovlivňování lidí je faktorem, který určuje váš úspěch a neúspěch.

Můžeme tedy s jistotou říci, že úspěch každého lídra závisí nejen na materiálních a ekonomických hodnotách, ale také na tom, jak hospodaří s tím nejcennějším majetkem – časem.

Důvody nedostatku času.

Abychom pochopili celou hloubku problému, je nutné nejprve pochopit důvody nedostatku času, které jsou následující:

1. Neustálý spěch. Když vedoucí spěchá, ani se nestihne soustředit na problém, který právě provádí. Nemyslí proto na jiné způsoby řešení, které jsou možná lepší než způsob, který ho napadl jako první.

2. Hromada práce. Ve stejné době, vůdce začne zapojit do různých malých a ne tak důležité věci. Nemá jasné rozdělení práce podle stupně důležitosti a nerozebírá klíčové perspektivní problémy.

3. Neustálé zlepšování doma. Přitom čas vyhrazený na odpočinek se věnuje práci, manažer nemá čas na odpočinek, což ovlivňuje jeho výkon následující den a v konečném důsledku vede k poklesu zdraví.

4. Přepracování. Důsledek dlouhé práce v podmínkách neustálého spěchu.

5. Vybíravost. Je to důsledek špatné organizace dne a také někdy závisí na impulzivitě a vlastnostech člověka.

6. Neplánovaná práce. Je to výsledek životního stylu nejen samotného vůdce, ale i obecný stylživot této organizace.

7. Slabá pracovní motivace. Důsledkem je nízká produktivita, a tedy chronický nedostatek času.

Inventář času

Je nutné provést inventuru času na několik pracovních dní, aby bylo možné analyzovat váš pracovní styl a odhalit příčiny vznikajících časových deficitů. Příznaky dočasného problému, který manažera znepokojuje, lze identifikovat podle následujících příznaků:

1) nedostatek jasného rozvrhu práce pro aktuální den (manažer v první řadě neví, co má dnes dělat, co - za druhé);

2) sekretářka si není vědoma záležitostí svého šéfa (sekretářka je především asistentkou svého vedoucího);

3) předčasná reakce na obchodní dopisy(protože vedoucí jaksi nemá čas);

4) pokračování práce na obchodních papírech doma, po večerech (v úředních hodinách není dostatek času);

5) nepřetržité rušení v práci způsobené častými telefonní hovory a příliv návštěvníků (vůdce se snaží s každým sám mluvit);

6) neustálý výkon práce pro své podřízené (zejména proto, že se vedoucímu zdá: takto je to spolehlivější);

7) velký tok všech druhů rutinních záležitostí (vůdce se doslova „utopí“ v maličkostech);

8) častý spěch při plnění úkolů ze strany vyššího managementu (velmi často způsobený předčasným zahájením práce na nich).

Analýza využití času

Analýza časové ztráty

Analýza časových „potápěčů“ Technika sebe-

Řízení

Analýza využití času.

Nejprve musíte analyzovat všechny aktivity, na kterých se vedoucí podílel. To lze provést pomocí tabulek, jako jsou:

· Analýza činností a spotřeby času;

· List denních překážek.

Je možné analyzovat z pohledu dvou pozic: pozitivní a negativní, tzn. analyzovat silné stránky a slabiny.

Analýza časové ztráty.

sebeřízení

Samospráva má určitý rozsah pravidel a funkcí:

1. Stanovení cílů.

Jedná se o analýzu a formování osobních cílů.

Hodnota stanovení cíle

Právě ve stanovení cílů jsou základy činnosti podniků a jejich úspěšná budoucnost. Cíl popisuje konečný výsledek. Je potřeba si uvědomit, že zde rozumíme ne tomu, co děláme, ale proč to děláme. Cíle jsou jakousi výzvou, která vybízí k akci. I ten nejlepší způsob práce je beznadějný, pokud si předem jasně nedefinujeme, co chceme. Aby bylo možné tyto cíle stanovit, musí člověk myslet na budoucnost. Cíl objasňuje směr, kterým se má pohybovat. Bez něj se můžete ztratit v detailech a sejít z cesty.

Stanovení cílů je dočasný proces, protože v průběhu podnikání může být jasné, že se některé parametry změnily, což vede k potřebě změnit cíl. Základem sebeřízení je vědět, kam chceme jít a kam nechceme, a nedostat se tam, kam chtějí ostatní. Pokud má vůdce vědomý cíl, pak tam směřují všechny nevědomé síly vůdce, tzn. cíle slouží ke koncentraci sil v důležitých oblastech. „Náhodné úspěchy jsou dobré, ale vzácné. Plánované úspěchy jsou lepší, protože jsou zvládnutelné a dochází k nim častěji.“

Hledání cílů

(analýza cíle)

Co chci?

· Situační analýza

Co můžu?

・Formulování cílů

(plánování cílů)

Hledání cílů.

Abyste uspěli, musíte si vybrat správné cíle. K tomu lze využít různé technologie. Musíte si sami odpovědět na následující otázky:

Jakých cílů chcete dosáhnout?

Souhlasí spolu?

Jsou na cestě k tomu hlavnímu takzvaný vyšší cíl a určité mezicíle?

Víte, co pro to můžete sami udělat (silné stránky) a na čem musíte ještě zapracovat (slabé stránky)?

Jedním slovem je nutné dosáhnout jasnosti účelu.

· Situační analýza

Je to jakýsi registr osobních zdrojů (prostředků k dosažení cílů) a umožňuje zjistit, co je třeba podporovat (silné stránky) a na čem je ještě třeba zapracovat (slabé stránky).

Rozborem našich schopností určujeme, co obecně umíme, tzn. Jaký osobní potenciál máte k dosažení svých cílů? Hovoříme o dalším rozvoji tohoto potenciálu. Na druhou stranu musíme mít jasno o našich slabých stránkách, abychom se vyvarovali jednání, které může přispět k projevení takových „kvalit“, nebo abychom přijali opatření k odstranění těchto nedostatků.

Je také možné sestavit bilanci vašich největších neúspěchů a porážek a upozornit na nedostatek jejich vlastností. "Znát své slabé stránky znamená posilovat své silné stránky."

Analýza konečných prostředků

V procesu analýzy jsou prostředky (osobní, finanční, časové zdroje) nutné k dosažení požadovaných cílů porovnávány se skutečnou situací.

· Formulace cílů.

Toto je poslední krok při stanovování cílů. Jedná se o konkrétní formulaci praktických cílů pro následnou fázi plánování. "Stanovte si termíny - formulujte výsledky."

Zároveň je třeba pamatovat na fyzickou kondici, zdraví, sebevýchovu a kulturní osvětu. Je potřeba si toho moc nenabírat a také si dávat krátkodobé cíle v souladu s dosahováním dlouhodobých globálních cílů.

2. Plánování.

Vypracování plánů a alternativních možností jejich činnosti.

Plánování znamená přípravu na realizaci cílů a objednání času. Hlavní výhodou dosažené plánováním práce je, že časové plánování přináší zisk v čase. praktické zkušenosti říkají, že čas strávený plánováním vede ke zkrácení doby používání a v konečném důsledku vede k úspoře času obecně. Zároveň ale nelze předpokládat, že čím více času strávíme plánováním, tím více času ušetříme. Čas, stejně jako mnoho jiných procesů, jednou dosáhne optima, po kterém další plánování nedává smysl. Ale přesto, jak věřím, pokud tomu věnujete alespoň 10 minut denně, můžete ušetřit až 2 hodiny.

· Zásady a pravidla plánování času.

Abychom mohli správně plnit své funkce a dosahovat cílů, musíme především jasně rozumět svému časovému rozpočtu a souhrnu našich úkolů. Pak budeme připraveni delegovat méně důležité úkoly a snížit jejich počet.

Při plánování byste měli dodržovat některá základní pravidla:

1) Při sestavování denního plánu je lepší nechat 40 % pracovní doby volných. Tito. 60 % – plánovaný čas, 20 % – nepředvídaný čas, 20 % – spontánní čas.

2) Je nutné doložit strávený čas. V tomto případě je nutné uvést, jak a za co bylo vynaloženo. Že. neustále chápeme naši spotřebu času a zkušenosti jako základ pro budoucí časové potřeby.

3) Sloučení úkolů – akční plán. Abyste si udělali dobrý plán, musíte mít představu o nadcházejících případech, například je rozdělit na případy dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé.

4) Pravidelnost - důslednost - důslednost.

5) Realistické plánování. Je třeba plánovat pouze objem úkolů, se kterými si skutečně poradíme.

Systém plánování času

Jak vidíme, začátek je plán na několik let dopředu. Je to vyřazeno z plánu života. Jakmile bude vytvořen plán na několik příštích let, můžeme sestavit plán na rok. Zároveň je třeba dbát na to, aby se náhodou nezapletl do pozdějších záležitostí. Dále je sestaven čtvrtletní plán, který slouží jako nástroj pro sledování ročního plánu. Úkoly a cíle zohledněné v měsíčním plánu se přenesou ze čtvrtletního plánu uplynulého měsíce. Desetidenní plán je ještě podrobnější a přesnější předpověď na nadcházející období.

„Denní plán je posledním a zároveň nejdůležitějším krokem v systému plánování času, konkrétním ztělesněním (realizací) stanovených cílů“! Denní plán vychází z desetidenního plánu

· Vypracování plánů na den pomocí metody "Alpy".

Tato metoda zahrnuje 5 fází:

a) sestavování úkolů;

b) posouzení doby trvání akcií;

c) časová rezervace (v poměru 60:40);

d) rozhodování o prioritách a přeřazení;

e) kontrola (vyúčtování)

Časový deník – je nejdůležitějším pracovním nástrojem sebeřízení. Jedná se o kalendář-poznámku a poznámkový blok. A také deník je dobrý nástroj plánovací, referenční a kontrolní nástroj.

Vždy byste měli své plány zkontrolovat a změnit, pokud nejsou proveditelné nebo vám neumožňují dosáhnout vašeho cíle do stanoveného termínu.

3. Rozhodování.

Rozhodnout se znamená stanovit si priority. Předpokládá výběr prioritních případů a úkolů.

Otázka rozhodování vyvstala kvůli vzniku problémů pro manažera, jako jsou: pokus o výkon velkého množství práce najednou, rozptýlení sil do samostatných, ne podstatných, ale zdánlivě nezbytných věcí. A na konci dne vedoucí dojdou k závěru, že ten den odvedli skvělou práci, ale hlavní problémy a případy zůstaly nevyřešeny. Mnoho vůdců se ospravedlňuje tím, že musí každý den dělat mnoho důležitých věcí. Aby se tomu zabránilo, je nutné stanovit priority, což znamená rozhodnout o tom, které úkoly by měly být prioritní, sekundární atd. význam. Pokud se tímto budete řídit delší dobu jednoduché pravidlo, pak můžete dosáhnout následujícího:

Dodržujte stanovené termíny;

Získejte více uspokojení z pracovního dne a výsledků práce;

Vyhněte se konfliktu

Vyhněte se stresovým situacím a přetížení.

Pořadí případů lze určit pomocí následujících metod:

Paretův princip (poměr 80:20)

Znamená to, že v rámci dané skupiny či souboru vykazují jednotlivé malé části mnohem větší význam než jejich příbuzní specifická gravitace v této skupině. Podle této teorie lze při aplikaci na pracovní situaci manažera dojít k závěru: v prvních 20 % stráveného času je dosaženo 80 % výsledků. Zbývajících 80 % stráveného času přináší pouze 20 % z celkového počtu.

· Stanovení priorit pomocí analýzy ABC.

Tato technika vychází ze zkušenosti, že procenta důležitějších a méně důležitých věcí v součtu zůstávají nezměněna. Pomocí písmen A, B a C jsou úkoly rozděleny do tří tříd, podle důležitosti. Analýza ABC je založena na následujících třech vzorcích:

Nejdůležitější úkoly tvoří přibližně 15 % z celkového počtu případů, které manažer řeší. Příspěvek těchto úkolů k dosažení cíle je asi 65 %.

Důležité úkoly tvoří asi 20 % z celkového počtu případů, jejichž významnost je také asi 20 %.

Chcete-li použít analýzu ABC, musíte dodržovat následující body:

Udělejte si seznam všech nadcházejících úkolů.

Uspořádejte je podle důležitosti a priorit

Očíslujte tyto úkoly

Své úkoly zhodnoťte podle kategorií A, B, C.

Zbývající úkoly jsou nedůležitější a podléhají povinnému přeřazení.

Eisenhowerova zrychlená analýza

Tento princip je jednoduchou pomůckou v případech, kdy je potřeba se rychle rozhodnout, kterému úkolu dát přednost. Priority jsou stanoveny podle kritérií, jako je naléhavost a důležitost případu. Jsou rozděleny do 4 skupin:

1) Naléhavé/důležité úkoly - je nutné, aby je provedl sám manažer.

2) Naléhavé/méně důležité záležitosti

3) Méně naléhavé/důležité úkoly. Nemusíte je dělat všechny najednou, ale musíte je udělat sami.

4) Méně naléhavé/méně důležité záležitosti.

"Mělo by se zdržet méně naléhavých a nedůležitých úkolů."

Díky Eisenhowerově principu můžete výrazně zvýšit produktivitu, produktivitu a efektivitu.

Základy delegování.

Delegování v obecném smyslu znamená přenesení úkolů na vašeho podřízeného z oblasti působnosti samotného vedoucího. Ale zároveň si šéf ponechává odpovědnost za vedení, které nelze delegovat.

Předání úkolu nebo činnosti může být prováděno dlouhodobě nebo omezeno na jednorázové zadání.

Odpovědnost za vedení (není delegována)

Provedení

Za zmínku stojí výhody delegování:

Delegování pomáhá vedoucímu uvolnit čas na důležité úkoly a trochu se uvolnit;

Delegování podporuje využívání odborných znalostí a dovedností zaměstnanců;

Delegování podněcuje odhalování schopností, nezávislosti a kompetence podřízených;

Delegování má pozitivní vliv na motivaci zaměstnanců.

Abyste se naučili správně delegovat, musíte si přečíst a vzít v úvahu následující pravidla:

Vyberte vhodné zaměstnance;

Přidělte oblasti odpovědnosti;

Koordinovat plnění zadaných úkolů;

Povzbuzovat a radit podřízeným;

Sledovat pracovní proces a výsledky;

ohodnoťte své zaměstnance;

Zastavit pokusy o zpětné nebo následné delegování.

Je nutné delegovat běžné práce, specializované činnosti, soukromé záležitosti a přípravné práce.

Za žádných okolností by neměly být delegovány úkoly jako stanovování cílů, řízení zaměstnanců, vysoce rizikové úkoly atd.

4. Realizace a organizace.

Sestavení denní rutiny a organizace pracovního procesu za účelem dosažení cílů.

Organizace vašeho pracovního dne musí odpovídat základní zásadě: "Práce se musí podřizovat mně, a ne naopak." Existuje 25 pravidel, která lze rozdělit do 3 skupin: pravidla pro začátek dne, hlavní část dne a konec dne.

Pravidla pro začátek dne:

1) začněte den s pozitivní náladou;

2) pořádně se nasnídat a nespěchat do práce;

3) začít pracovat ve stejnou dobu, kdykoli je to možné;

4) překontrolování plánu dne

5) na začátku - klíčové úkoly;

6) pokračujte bez kývání;

7) koordinovat plán dne se sekretářkou;

8) ráno dělat složité a důležité věci;

Pravidla pro hlavní část dne:

9) Dobrá příprava na práci;

10) Ovlivňovat stanovení termínů;

11) Vyvarujte se akcí, které způsobují zpětnou reakci;

12) Odmítnout další naléhavé problémy, které se objeví;

13) Vyvarujte se neplánovaných impulzivních akcí;

14) Včasná pauza / pozorování měřeného tempa;

15) Provádějte malé homogenní úkoly v sériích;

16) Racionálně dokončete, co jste začali

17) Používejte časové intervaly;

18) Pracujte proticyklicky;

19) Vystřihněte klidnou hodinu;

20) Kontrolní čas a plány;

Pravidla pro konec pracovního dne:

21) Dokončete nedokončené;

22) Kontrola nad výsledky a sebekontrola;

23) Naplánujte si další den;

24) Doma s dobrou náladou;

25) Každý den by měl mít svůj vrchol.

Přirozený denní rytmus

Různí lidé mají různou psychiku a tělo. V důsledku toho je pracovní kapacita lidí v různých časových obdobích různá. Někdo je produktivnější ráno, někdo odpoledne a někdo večer. Ale zároveň se nedá říct, že některé fungují lépe a jiné hůře. Prostě tito lidé mají špičkový výkon v různou denní dobu. Absolutní vrcholy a minima produktivity se u každého člověka liší, ale to, co je pro všechny lidi stejné, jsou relativní, rytmické fluktuace!

5. Řízení.

Sledování výsledků slouží ke zlepšení a v ideálním případě optimalizaci pracovního procesu. Všechny výše uvedené funkce samosprávy nebudou tak účinné, pokud nebude provedena vhodná kontrola. Kontrola zahrnuje tři úkoly:

Dávat smysl fyzickému stavu

Srovnání toho, co bylo plánováno, s tím, co bylo dosaženo

Úprava pro zjištěné odchylky

Je nutné pravidelně, v pravidelných intervalech kontrolovat své plány a organizaci práce, analyzovat své aktivity a svůj čas a sestavit si tabulku denních vyrušení.

Kontrola výsledků práce (cílová kontrola) by měla být v každém případě provedena po dokončení úkolu (závěrečná kontrola).

Na konci pracovního dne je nutné sledovat a reflektovat nejen dosahování cílů, ale i osobní situaci.

"Ti, kteří si chtějí skutečně ulevit, se nemohou vzdát sebeovládání."

6. Informace a komunikace.

Nejdůležitější fáze, protože všechny ostatní fáze to potřebují.

Informace a komunikace jsou jádrem sebeřízení, kolem kterého se neustále točí další funkce. Každý den je vůdce bombardován záplavou informací, se kterými se musí vypořádat. V reálném životě manažer zpracovává mnohem více informací, než je nutné. Aby manažer ušetřil svůj čas, musí vyvinout racionální přístup k držení informací.

Racionální čtení

To je pro manažera důležité, protože racionalizace čtení znamená eliminaci promarněného času nahodilým čtením a plýtvání penězi.

Bez ohledu na to, jak rychle čtete, můžete soustředěným a selektivním čtením ušetřit spoustu času.

Racionální čtení zahrnuje především určení, zda by se tento materiál měl vůbec číst, a pokud ano, v jakém rozsahu.

1) při prohlížení a čtení musíme přemýšlet o tom, jaké informace z toho chceme získat;

2) musíte se podívat na názvy kapitol a oddílů, projít si shrnutí, stejně jako předmluvu a úvod.

4) Nezdržujte se poznámkami, částmi textu tištěnými drobným písmem

5) Dodržujte sémantický obsah a myšlenku textu, nikoli slova.

6) Hledejte nejrůznější zvýraznění a tabulky.

Je potřeba si také zvyknout na to, že důležité texty se musí nejen číst, ale po přečtení také zpracovávat.

Je také žádoucí vyvinout si vlastní systém značení a dělat si poznámky označující důležitost nebo kvalitu konkrétního odstavce.

Lze vydat důležité myšlenky a myšlenky, ale jen to nejdůležitější a v nejkratší formě.

Metoda SQ 3R je 5-kroková metoda, která zahrnuje:

1. Recenze. Je třeba zjistit, jaké informace kniha jako celek nese.

2. Kladení otázek. Toto je kritické čtení.

3. Čtení. Cílené a koncentrované vnímání.

4. Zobecnění. Je třeba dbát na to, aby se látka naučila.

5. Opakování. Závěrečné opakování slouží ke sblížení jednotlivých výsledků získaných při studiu textu.

Racionální vedení porad.

Porady zabírají velmi velkou část pracovního dne manažerovi a podřízeným. Proto je žádoucí provést analýzu přesných nákladů příští schůzky s ohledem na: náklady na přípravu, výdělky účastníků, dodatečné individuální náklady, režijní náklady, cestovní výdaje a ztracený čas!

"Nejlepší schůzky jsou ty, které vůbec nepotřebujete!"

Udělejte si program dne s uvedením času potřebného k projednání jednotlivých témat. Pro každou položku naplánujte čas podle její důležitosti. Použijte k tomu následující formulář: Diskusní plán.

"Plán diskuse"

Téma

datum

Čas Umístění

Diskusní příspěvky

členové

Položky agendy

Reshe-I, rez-you, mer-tia

Poznámka k následování

Po schůzce

Vraťte se alespoň čas od času k průběhu a výsledkům schůzky například tím, že se účastníků zeptáte:

a) zda téma a účel jednání byly dostatečně jasné;

b) zda každý z účastníků obdržel program jednání

c) zda schůze začala včas, zda byl dodržen program a harmonogram;

d) zda bylo dosaženo účelu schůzky;

e) kolik času bylo využito neefektivně.

pododdělení, oddělení, pododdělení

Závěrečný zápis z jednání

Umístění:

Doba trvání:

Vedoucí diskuse

Protokol vedení

(s uvedením telefonního čísla)

Denní program

Z .

Účastníci setkání

Přitahovaní členové

Někdy by měl být vypracován zkrácený protokol s nejdůležitějšími údaji a výsledky, které jsou distribuovány účastníkům.

Výsledek

objednávka (trvání)

Řízení

Sledujte, zda přijatá rozhodnutí provádějí všichni, kdo jsou jimi ovlivněni.

Nevyřízené věci a nevyřešené problémy by měly být prvním bodem dalšího programu.

Telefon je nejpoužívanějším komunikačním prostředkem a nejčastějším zdrojem rušení. Ale může být také použit jako nástroj pro racionální informace a komunikaci.

Může být také použit jako nový pohled: "Internet".

Pomocí telefonní linky se můžeme připojit ke globální informační síti.

Tento typ služby poskytuje vynikající výměnu informací.

· Spravovat korespondenci.

1) Připravte standardní odpovědi;

2) Pokuste se napsat rozlišení najednou, bez hromadění papírů;

3) Nenechte se unést reprodukcí dokumentů;

4) Zničit archivy včas;

5) Důvěřujte sekretářce při analýze pošty;

6) Zlepšit tok dokumentů;

7) Snažte se o jednoduchý systém workflow.

Závěr

Když shrneme vše výše uvedené, můžeme se zastavit u následujícího:

v Čas je nejunikátnější lidský zdroj.

v Čas není jen počet hodin a minut, je také saturovaný užitečná práce hodiny a minuty.

v Dávejte pozor na to, co děláme. Některé věci se vůbec nevyplatí dělat.

v Delegujte práci na jiné lidi.

v Uvědomujte si, jak trávíme čas.

v Nebuďte naštvaní, že je v životě manažera hodně nepořádku.

v Dělejte vše ve správný čas!

v Stanovte si správné cíle!

v Neustále dodržujte denní rutinu!

v Nezapomínejte na cíl a jděte k němu nejkratší cestou!

v Naplánujte si den, týden a dokonce i měsíc.

v Mějte přehled o tom, co jste udělali.

Z toho, co bylo napsáno výše, lze pochopit, že od každého se vyžaduje, aby vážně a svědomitě přistupoval k organizaci svého pracovního dne, rozložení času, jinak hrozí, že člověk upadne do pasti, kterou čas připravuje pro něj a člověk sám, pokud to s rozložením času nemyslí vážně. Je tedy zřejmé, že rozložení záležitostí a času stráveného na nich by mělo být tak, aby právě tento čas na všechny věci stačil, a samozřejmě by se nemělo zapomínat na odpočinek. Další věcí, které je třeba věnovat pozornost, je třídění případů podle stupně důležitosti a dále rozložení a rozdělení každé závažné události, tzn. události, které pro vás mají určitý stupeň důležitosti. pozornost by neměla být věnována různým AIDS pomáhající organizacím své doby, jako jsou: různé druhy organizérů, elektronické notebooky, PDA a sekretářka. Navzdory tomu, že na toto téma bylo napsáno mnoho knih a vyšlo mnoho článků, každý si musí říci: „Už nechci ztrácet čas a nechci selhat,“ pak to člověk vezme nejtěžší první krok na cestě k organizovanému životu.

Bibliografie.

1. Krichevsky R.L. "Pokud jste vůdce ..." M .: Delo 1996

2. Ladanov I.D. "Praktické řízení". Moskva: Elnik, 1995

3. Seivert L. „Váš čas je ve vašich rukou“, M.: Interexpert, 1995