Není možné si představit kancelář bez administrativních pracovníků: sekretářky, referentky, kancelář... Zaměstnavatelům se často zdá, že je snadné „uzavírat“ administrativní volná místa. Je však třeba mít na paměti, že požadavky na zaměstnance sekretariátu se výrazně liší: různé profese vyžadují různé zkušenosti, znalosti, dovednosti, osobní kvality, poskytují různé kariérní příležitosti.

Stát operátoryvolání-centrum volá potenciálním zákazníkům s nabídkou zboží nebo služeb. Když návštěvníci dorazí do kanceláře, jsou vítáni recepční. Vedoucí kanceláře, zatímco návštěvník čeká na recepci, mu nabídne čaj nebo kávu. A pokud se v určité chvíli zastavil proud zákazníků, pak udělá pořádek v návštěvní místnosti, rozloží časopisy, zalije květiny. Existuje však zaměstnanec správní odbor, která rozesílá kurýry a řidiče a hlídá dostupnost kancelářských potřeb. Každý vůdce má osobní sekretářka, a pro senior manažery - také osobní asistenti. Pro dokončení obrázku můžete přidat Operátoři PC vyplňování databází, tisk veškeré dokumentace, ceníků; pracovníci v kanceláři podílí se na přípravě interní dokumentace, vydávání certifikátů; kancelářské sekretářky, vedení dokumentace, vedení účetnictví; stejně jako archiváři. Pokud firma pracuje se zahraničními klienty nebo vstupuje na mezinárodní trh, potřebuje také kompetentní překladatelé.

Najít odborníka, který bude ideálně splňovat určité požadavky, není snadné. Odpovědnosti na stejných pozicích v různých organizacích se mohou výrazně lišit. Například v malé firmě sekretářka často kombinuje povinnosti recepční, vedoucí kanceláře, sekretářka-překladatelka a asistentka vedoucího. A například velká organizace může mít rozsáhlou administrativní službu, kde každý specialista řeší poměrně úzký okruh úkolů.

Zaměstnanec call centra

Jde snad o jednu z nejhůře placených, ale zároveň velmi oblíbenou pozici ze všech kancelářských služeb. Zaměstnanec call centra musí odpovídat na hovory a volat potenciálním zákazníkům. Pět pracovních dní v týdnu od rána do večera vytáčí číslo za číslem z telefonního seznamu nebo databáze, slyší odpověď na předem připravenou frázi: „Děkuji, není třeba“ – a to v nejlepším případě. Bez ohledu na to musíte mluvit správně, jasně vysvětlovat, přesně zaznamenávat všechny informace, systematizovat, pravidelně podávat zprávy vedení. Ne každý takovou zátěž vydrží. Navíc pro zaměstnance zastávajícího tuto pozici např osobní kvality jako odolnost proti stresu, trpělivost, optimismus, přátelskost, musí mít dobrou dikci, schopnost vyjednávat, expresivní kompetentní projev a hlavně - dar přesvědčování

Požadavky

Obvykle, minimální požadavky jsou: vzdělání ne nižší než střední odborné, počáteční znalost PC, možno i bez praxe. Z osobních vlastností nejčastěji v reklamách naznačují družnost a dobrou vůli. Pro vysoce placená volná místa již vyžadují speciální znalosti a znalost angličtiny. Pokud mluvíme o věku, pak je spodní hranice často 20 let (mnozí se domnívají, že mladé ambiciózní dívky nebudou schopny vykonávat pečlivou, monotónní práci), horní věková hranice je 40-55 let.

Recepční

Typicky volné místo recepční (recepční) otevírají společnosti, jejichž kanceláře přijímají velké množství telefonátů nebo hodně návštěvníků. Obvykle recepční odpovídá na příchozí hovory, distribuuje a přepojuje hovory zaměstnancům společnosti, přijímá faxy, domlouvá schůzky s klienty, doprovází návštěvníky nebo vysvětluje, jak se dostat do správné místnosti, navíc přijímá a distribuuje poštu včetně elektronické pošty. Někdy při velkém toku návštěvníků a příchozích hovorů na pozice sekretářky na recepci a sekretářky jsou k telefonu pozvány dvě dívky, v některých případech vystupuje sekretářka na recepci doplňkové funkce jako je manažer kanceláře.

Pozice recepční je pro mnohé prvním krokem v kariéře, další jsou asistent sekretářky, office manager, asistent manažera, asistent manažera nebo manažer.

Požadavky

Pro recepční velká důležitost mají externí data, šarm, kulturu řeči, což znamená, že do práce jsou pozvány mladé (v 99% případů - až 30 let) dívky s příjemným vzhledem. Pro kanceláře, kde jsou mezi návštěvníky cizinci, je vyžadována znalost jazyků. Vzdělání ne nižší než střední speciální (opět v závislosti na kontingentu návštěvníků). Přítomnost praxe nepatří mezi povinné požadavky na uchazeče, ale je jejich konkurenční výhodou. Z osobních kvalit je nezbytná benevolence, schopnost omezovat své emoce a trpělivost. Pokud mezi povinnosti patří práce s dokumenty, pak je nutná znalost základů kancelářské práce a počítače na uživatelské úrovni.

Vedoucí kanceláře

Za chod kanceláře odpovídá vedoucí kanceláře. Koordinuje práci sekretářek a dalších „juniorských“ zaměstnanců úřadu, může řešit otázky pronájmu a oprav prostor. V malé firmy office manager je většinou jen jeden a ve velkých jsou administrativní a ekonomické oddělení, které má každý zaměstnanec úzká specializace, se například zabývá rezervací letenek a hotelových rezervací pro management nebo dohlíží na určitou skupinu poskytovatelů služeb pro kancelář.

Profese office managera otevírá široké kariérní obzory. Za prvé, úspěšný kancelářský manažer se na přání může stát například správcem velkého hotelu nebo obchodu. Za druhé je výborný komunikátor a jako HR manažer dokáže najít své vlastní vyjádření (samozřejmě s odpovídajícím vzděláním). Za třetí se může stát asistentem manažera nebo významnou obchodní osobností, například vedoucím zásobovacího oddělení.

Požadavky

Mezi požadované požadavky na uchazeče o tuto pozici patří vysokoškolské vzdělání, znalost angličtiny a praxe.

sekretářka (recepční)

Sekretářka-referent je nejžádanější profesí z řad administrativních pracovníků (45 % poptávek na trhu práce). Je pravda, že mnoho uchazečů se domnívá, že tato pozice nevyžaduje zvláštní školení a profesionalitu, někteří si představují, že sekretářskou prací je vaření kávy a přijímání hovorů.

Ve skutečnosti je dnes rozsah povinností tajemníků mnohem širší. 63 % zaměstnavatelů tedy požaduje znalost PC, čtvrtina kancelářská práce, 16 % angličtina. Kromě toho je třeba poznamenat, že v tomto případě se „náklady“ na zaměstnance zvyšují o přibližně 300 USD.

Minimální nabídka na volné místo „sekretářka“ v Moskvě je 9 000 rublů. S takovým platem zpravidla souhlasí studenti a uchazeči, kteří při přijetí ztratili čas. To vyžaduje obecnou znalost počítače, schopnost vést telefonní rozhovory a podávat kávu. Maximální nabídka je 45 000 rublů. To je vlastně sekretářka – asistentka přednosty. Abyste se dostali na tuto pozici, musíte být nejen vynikající profesionál, ale také rozumět specifikům podnikání vašeho přímého nadřízeného. Takové sekretářky jsou zpravidla pravou rukou hlavy. Lze jim zavolat ve tři ráno a požádat je o urychlené odeslání důležité dokumenty nebo si zarezervujte letenku.

Požadavky

Seznam požadavků na sekretářky a asistenty tajemníka je poměrně rozsáhlý: dochvilnost, disciplína, organizační schopnosti, pečlivost, přesnost, zodpovědnost, dobrá vůle, znalost etikety, optimismus, energičnost, vysoká rychlost tisku, schopnost zacházet s kancelářskou technikou a PBX, znalost 1C. Sekretářka musí mít reprezentativní vzhled, kompetentní řeč a dobrou dikci. Věková omezení obsahují tři čtvrtiny nabídek práce. Věkový koridor je poměrně široký - od 18 do 45 let. Většina volných míst je však adresována sekretářkám ve věku 20 až 30-35 let. O něco více než polovina zaměstnavatelů dává přednost ženám, u zbytku nezáleží na pohlaví sekretářky.

V minulé roky pro zaměstnavatele je důležité, aby sekretářka harmonicky zapadala do stylu společnosti. Uchazeči jsou již zvyklí, že ve seriózních organizacích se na pohovoru u zaměstnavatele zajímají nejen o odborné znalosti uchazeče, ale i o jeho rozhled. Manažeři často kladou nestandardní otázky o logice myšlení, testují analytické schopnosti a schopnost rozumně odpovídat na otázky, věnují pozornost schopnosti přijímat nezávislá řešení a odborným potenciálem.

Osobní asistent

Toto je nejvyšší úroveň sekretářské kariéry. Pozice „osobního asistenta“ se objevila v ruské žebříčku na úsvitu 90. let, kdy si podniky aktivně půjčovaly a přizpůsobovaly západní modely. Od té doby ušel osobní asistent dlouhou cestu proměny, z loutkové krásky, která seděla v recepci a sloužila především jako tvář společnosti, se stal osvědčený profesionál, „pravá ruka“ šéf. Ale je příliš brzy mluvit o rozkvětu této profese v Rusku: její popularita je poměrně nízká. Vysoké školy, které poskytují příslušné specializované vzdělání, lze spočítat na prstech. Sami osobní asistenti často označují svou pozici pouze za krok ve své kariéře. V důsledku toho je dnes na ruském trhu nedostatek kvalifikovaných odborníků.

Mezi povinnosti osobního asistenta patří plánování pracovního dne vedoucího, vedení kancelářské práce a obchodní korespondence, vízová podpora pro hlavu, kontrola nad plněním jeho příkazů. Asistent při jednání často působí jako simultánní tlumočník.

Požadavky

V některých firmách připadá část funkcí personálního manažera, PR manažera na osobní asistenty. V souladu s tím uchazeč o tuto pozici vyžaduje schopnost najít kontakt na manažera, samostatnost, sociální vyspělost, proto dnes řada firem zvyšuje věkovou hranici pro osobní asistenty na 35–40 let. Jedním z požadavků na osobního asistenta je psychická kompatibilita s manažerem, připravenost pracovat v nepravidelném režimu. Šéf může pracovat o víkendech a svátcích, zůstat pozdě. Osobní asistent musí pracovat stejným tempem a ne každý uchazeč s tím souhlasí.

PC operátor

Někteří manažeři někdy nazývají operátory PC písaři staromódním způsobem, v nejlepším případě sazeči. Rozdíl mezi požadavky na sovětského písaře a moderního PC operátora je však poměrně významný, protože pro první bylo hlavním kritériem pro profesionalitu rychlost psaní a gramotnost a dnes schopnost psát text, i když vysokou rychlostí a bez chyb. , zjevně nestačí.

Pokud zaměstnanec zvládne všechny přidělené povinnosti, je možné, že se časem začne posouvat po kariérním žebříčku. Profesi PC operátora lze tedy do jisté míry považovat za startovací, protože ne každému zdraví dovolí sedět celý život u počítače.

Požadavky

Kromě přesnosti, pečlivosti, pečlivosti zaměstnavatelé vyzdvihují takové požadavky, jako jsou pracovní zkušenosti, vyšší nebo střední odborné vzdělání, znalost programu 1C (to je kromě hlavních počítačových programů - Word, Excel, MS Office, CorelDraw, Photoshop) . Přitom 74 % zaměstnavatelů preferuje vidět ženy jako operátorky PC. Mezi další požadavky patří znalost kancelářské práce, primární účetní doklady a angličtina, dobrá paměť, schopnost týmové práce, vysoký výkon a hezký vzhled.Z osobních kvalit je hlavní pozornost. Cení se také učení, cílevědomost a odolnost vůči stresu.

Zaměstnavatelé jsou poměrně liberální pouze ve vztahu k věku uchazečů, i když za „nejběžnější“ lze považovat věk od 22 do 35 let. Věkový koridor lze přitom prodloužit na 18–50 let.

vedoucí služby správy dokumentace (DOE)

Snad každý úřad má tuto službu, nebo alespoň zaměstnance odpovědného za dokumentační podporu managementu. V malých firmách leží veškeré papírování na bedrech jednoho člověka, který občas tuto práci spojí s dalšími administrativními funkcemi. Ve větších společnostech zahrnuje struktura DOW sekretářku, archiváře, manažera a vedoucího.

Obvykle funkce obecné kontroly kancelářské práce a správy dokumentů, práce archivu, stejně jako činnost zaměstnanců oddělení leží na bedrech vedoucího předškolního vzdělávacího zařízení.

Vedoucími předškolní vzdělávací instituce se často stávají bývalí úředníci nebo sekretářky s bohatými pracovními zkušenostmi a dovednostmi v oblasti správy dokumentů.

Požadavky

Pro zaměstnavatele jsou zpravidla důležité věkové a kvalifikační charakteristiky uchazečů o tuto pozici. Potřebujete tedy pracovní praxi minimálně tři roky, vzdělání odpovídající profilu společnosti, znalost regulačních dokumentů a státních norem, pečlivost, přesnost, dochvilnost. Ve vzácných případech je nutná znalost angličtiny. Obvyklá věková hranice je 30–50 let.

úředník

Pozice tajemníka existuje v některých bankovních, finančních strukturách, advokátní kanceláře a velké organizace s významným množstvím pracovních postupů.

Obvykle úředník přijímá, odesílá a třídí dokumenty, dopisy a další obchodní písemnosti podle jejich důležitosti, vede záznamy a kontroluje je ve speciálních časopisech a připravuje materiály pro vedoucího.

Požadavky

Pro dobrá práceúředník potřebuje dobrou dlouhodobou a operativní paměť, emoční stabilitu, vysokou odolnost proti hluku, schopnost dlouhodobého soustředění a toleranci k četným kontaktům, dovednostem obchodní komunikace, konstruktivní vnímání kritiky, specializované vzdělání a dovednosti v práci s dokumenty. Ve vzácných případech zaměstnavatelé vyžadují znalost systémů elektronická správa dokumentů.

archivář

Ne všechny firmy mají pozici archiváře, často jeho funkce přebírá úředník. Pokud je však objem pracovních postupů významný, je pro údržbu archivu zapotřebí samostatný zaměstnanec.

Požadavky

Pozice archiváře v kanceláři vyžaduje znalost počítačových programů (někdy i systémy elektronické správy dokumentů), vysokoškolské vzdělání, pracovní zkušenosti a schopnost používat databáze. Z osobních kvalit je důležitá vytrvalost, pečlivost, přesnost, pozornost.

Vedoucí kanceláře

Vedoucí (nebo vedoucí) organizuje práci úřadu, zajišťuje včasné zpracování příchozí a odchozí korespondence, její doručení na místo určení, sleduje načasování vyřízení dokumentů a jejich správné provedení (tj. částečně přebírá funkce referent), organizuje práce na evidenci, účtování, uchovávání a předávání do příslušných strukturních útvarů písemností běžné kancelářské práce včetně objednávek a příkazů vedení, na zakládání případů a jejich ukládání, zajišťuje tisk a reprodukci úředních písemností, podílí se na přípravě porad svolaných vedením a organizuje je Údržba, výzdoba cestovní dokumenty, evidence pracovníků přijíždějících na služební cestu, dohlíží na zaměstnance úřadu.

Požadavky

Vedoucí kanceláře musí znát schémata pracovních postupů; regulační dokumenty a GOST, postup sestavování nomenklatury případů, soupisy případů trvalého a dočasného uložení, zavedené hlášení; načasování a postup předkládání případů do archivu; systémy pro organizaci kontroly vyřizování dokumentů, pracovněprávní předpisy; vnitřních pravidel pracovní rozvrh; pravidla a předpisy na ochranu práce. Zaměstnavatelé rovněž požadují po uchazeči povinné střední odborné vzdělání, ale nejsou rozhodující pro pracovní praxi. Pokud má kandidát iniciál odborné vzdělání, pak praxe v oboru musí být alespoň tři roky. Některé organizace vyžadují znalost angličtiny.

Zaměstnanci správního a ekonomického oddělení (AHO)

Oddělení AHO se zabývá ekonomickým zabezpečením úřadu. V malé firmě (10–30 lidí) zpravidla všechny záležitosti spojené s jejím zásobováním a řešením dalších administrativních a ekonomických úkolů spadají na bedra vedoucího a sekretářky. Obvykle je sekretářce delegována pravomoc nakupovat kancelářské potřeby, Dodávky, kontrola čištění. Všechny ostatní problémy leží na bedrech vedení společnosti: jedná se o řešení záležitostí souvisejících se zlepšením úřadu a kontakty s veřejnými službami, státními a městskými regulačními úřady.

Potřeba samostatného zaměstnance pro administrativní a ekonomickou činnost vzniká ve společnostech s 30 a více zaměstnanci. Ve firmách se 100 a více zaměstnanci se již oddělení zabývá administrativní a ekonomickou prací. Všechny úkoly přidělené tomuto nebo zaměstnanci jsou jasně uvedeny v popisu práce.

Za bezproblémový chod úřadu odpovídá zpravidla vedoucí AHO. Mezi jeho odpovědnosti patří všeobecná kontrola stavu kanceláře, dalších prostor a území společnosti, plánování velkých oprav a příprava odhadů nákladů pro potřeby domácnosti. Provádí také veškerou smluvní práci se servisními organizacemi a spolupracuje se státními a obecními regulačními úřady.

Požadavky

Na administrativní a ekonomické práce jsou ve většině případů zváni muži ve věku 30–45 let, ne nutně s vysokoškolským vzděláním, s 2–3 lety praxe a schopností vést tým. Vyžaduje také takové vlastnosti, jako je poctivost, oddanost firmě, samostatnost.

Tlumočník

Profese překladatele je považována za jednu z nejprestižnějších a nejžádanějších. A nyní je znalost cizího jazyka nepostradatelnou zárukou vysokého platu a rychlého kariérního růstu. Nejprve však musíte získat jazykové vzdělání, což byl vždy úkol se zvýšenou složitostí. Nyní na prestižních univerzitách konkurence překladatelských oddělení někdy dosahuje 30 lidí na místo. Kromě toho vyžaduje přijetí a následné školení značné materiální náklady.

Zaměstnanci musí často kombinovat funkce tlumočníka a sekretářky; manažer, asistent manažera a překladatel.

Požadavky

Povinné požadavky - praxe, znalost dvou jazyků, obchodní překladatelské dovednosti, gramotnost.

Obchodní trendy

V současné době je tedy vyžadováno stále více administrátorů a firmy jsou podle personálního centra Vivat Personální připraveny nabídnout jim perspektivní zaměstnání s velmi slušným platovým ohodnocením (viz tabulka 1).

stůl 1

Plat administrativních specialistů (Moskva a regiony)

Pracovní pozice				nabízený plat,$
				minimální	maximum	průměrný
Osobní asistent
Referent
Vedoucí kanceláře
Recepční
operátor call centra
PC operátor
Tlumočník
vedoucí kanceláře
Vedoucí služby DOE
úředník
archivář
Vedoucí AHO
zaměstnanec AXO

Nabízené platy přitom často převyšují požadavky uchazečů (s výjimkou zaměstnanců administrativně ekonomického úseku, kteří svou „hodnotu“ hodnotí na základě zadání, přičemž nabízené platy závisí na velikosti firmy ) (viz tabulka 2).

tabulka 2

Plat administrativních specialistů: nabídky a očekávání (Moskva a regiony)

			Zaměstnavatelé nabízejí	Očekávání uchazečů o zaměstnání
Osobní asistent
Referent
Vedoucí kanceláře
Recepční
operátor call centra
PC operátor
Tlumočník
vedoucí kanceláře
Vedoucí služby DOE
úředník
archivář
Vedoucí AHO
zaměstnanec AXO

Situace v Moskvě a regionech je odlišná

Jestliže v Moskvě často chodí na „administrativní oddělení“ studenti, kteří se na tyto pozice dívají jako na odrazový můstek na začátku své profesní dráhy, pak v regionech je procento pracujících studentů nižší (administrativní pozice jsou tam vnímány jako trvalé místo práce). Není neobvyklé, že si pracovníci cílevědomě budují kariéru ve správním sektoru, z telefonního operátora vyrostou až po vedoucího sekretariátu nebo vedoucího úřadu. Na regionálním trhu proto uchazeči nabízejí svou praxi (standardní - 2-3 roky), kvalifikaci. Mnoho kandidátů zná účetní programy, anglický jazyk, základy pracovního postupu, GOST a normy. V mnoha ohledech je tento stav způsoben tím, že v Moskvě je na rozdíl od regionů více kanceláří a působnost každého ze zaměstnanců je užší. V souladu s tím mohou metropolitní společnosti najmout studenta reprezentativního vzhledu jako sekretářku na recepci, aby se setkávala s návštěvníky a odpovídala na hovory. V regionech bude muset tato pozice vykonávat i některé administrativní funkce, například kontrolovat úklid kanceláří, nakupovat kancelářské potřeby, řídit kurýry a dokumenty. To vše vytváří situaci „nedostatku personálu“ v regionech: existují odborníci a kvalifikovaní odborníci, ale tradičně méně než v Moskvě, mzdy- společnosti nemohou poskytovat úroveň příjmů odpovídající jejich funkčnosti.

Platy ve správním sektoru stabilně rostou: za posledních šest měsíců se zvýšily v průměru o 9-11 % (v regionech je navíc růst platů intenzivnější než v hlavním městě). Na trhu je ale v současnosti nedostatek kvalifikovaných kandidátů, zejména recepčních a kupodivu výkonných asistentů. Přestože je tato pozice mezi uchazeči o zaměstnání nejoblíbenější, často jejich zkušenosti a odborné dovednosti neodpovídají požadavkům zaměstnavatele.

Poptávka po profesionálních sekretářkách tedy vždy převyšuje nabídku. Sezónní výkyvy ve správním sektoru nejsou pozorovány s výjimkou letních měsíců. Pak se snižuje převis poptávky nad nabídkou u pozic s nízkou kvalifikací (operátor call-centra, operátor PC, sekretářka na recepci) kvůli studentům, kteří si chtějí „přivydělat“.

Hovoříme-li o stavu trhu žadatelů, lze konstatovat, že konkurence ve správním sektoru je poměrně nízká. Za prvé, muži se prakticky neúčastní soutěže, s výjimkou pozice asistentů nebo osobních asistentů vedoucího. Za druhé, vážná konkurence existuje pouze ve středním rozsahu platové „vidle“ a přítomnosti nezletilých konkurenční výhodu(zkušenosti, vysokoškolské vzdělání, znalosti cizí jazyk) dává reálnou šanci získat horní hranici rozsahu.

Pohled očima žadatele

Pro většinu firem je typická fluktuace administrativních pracovníků. " dobrá místa» jsou uvolněny z důvodu kariérního růstu a mateřská dovolená jejich vlastníků. Podle pozorování personálního centra "Vivat Personnel", pro V poslední době doba působení kandidáta na jednom místě se zkrátila z jednoho a půl roku na šest měsíců, často na 2-3 měsíce (např. administrativní pracovníci v médiích). Je to z velké části dáno tím, že často se uchazeči dívají na pozici sekretářky, referenta nebo office managera jako na „dočasnou“ (40 % uchazečů).

Pokud se na dodavatelský trh podíváte očima kandidátů, tak pro ně důležitá vlastnost potenciální zaměstnání je kariérní vyhlídka popř Profesionální vývoj. To platí zejména pro uchazeče o pozice sekretářka recepce a asistentka. Sekretářské pozice jsou často a právem považovány za výchozí pozice. Právě do těch organizací, kde je příležitost k růstu, přicházejí ti nejaktivnější, nejpřipravenější a nejvzdělanější zaměstnanci. Pro pozici osobního asistenta není tento trend typický, protože se postupně stává samostatnou profesí vyžadující vysokou kvalifikaci.

A proto se mnoho uchazečů o zaměstnání domnívá, že pozice osobního asistenta je „stropem“ kariéry v oblasti administrativy úřadu, ale není tomu tak. Ve velké společnosti může výkonný asistent vyrůst na vedoucího sekretariátu, výkonný ředitel nebo zástupce ředitele správy. Kancelář má i kariérní příležitosti, může se například stát administrativním ředitelem.

Práce v administrativní oblasti navíc poskytuje příležitost seznámit se se všemi oblastmi organizace a pochopit, co přesně je nejzajímavější. Dostupný další vzdělání(v případě potřeby) a dále rozvíjet kariéru zvoleným směrem.

O.M. Khmel, vedoucí náboru administrativního personálu v Mezinárodním personálním centru Vivat

Téměř každý velký podnik s více než 100 zaměstnanci má AHO. Dekódováním této zkratky je správní a ekonomický úsek. Tato služba plní ve firmě mnoho velmi důležitých funkcí pro zajištění jejího běžného chodu. Pro prosperitu každé organizace je nezbytná dobře koordinovaná práce samotných zaměstnanců AHO a její interakce s ostatními odděleními.

Potřeba AHO

V malých podnicích s malým počtem zaměstnanců a objemem vyrobených výrobků nebo odvedené práce mohou funkce zaměstnanců ACS vykonávat sekretářky a vedoucí kanceláří. Středně velké organizace také většinou nevyžadují službu ACS, jejíž dekódování zná každý student ekonomie. V těchto podnicích všechny záležitosti související se zajištěním běžného provozu společnosti zajišťuje manažer zásobování. Plnohodnotné administrativní a ekonomické oddělení existuje pouze na velké podniky kde je počet zaměstnanců tak vysoký, že jeden člověk prostě nemůže zajistit fungování všech oddělení v běžném režimu.

Funkce jednotky

Mnoho funkcí vykonává AHO. Dekódování této zkratky označuje hlavní záležitosti, které jsou v kompetenci zaměstnanců jednotky. Řeší různé úkoly ekonomického charakteru, to znamená, že zajišťují fungování všech ostatních útvarů společnosti. Administrativní oddělení odpovídá za:

1. Včasné zajištění podniku různým hmotným majetkem používaným pro práci zaměstnanců organizace.

2. Organizace skladování, vydávání a účtování různých cenností nakoupených pro potřeby podniku.

3. Organizace plné obsluhy všech provozoven společnosti, kontrola realizace této služby, odstraňování nedostatků.

4. Vyhledávání organizací a uzavírání s nimi smluv o poskytování veřejných služeb, údržbě elektrických sítí, komunikačních sítí.

5. Včasná oprava prostory společnosti, její různý majetek.

6. Kontrola dodržování pravidel požární bezpečnosti.

7. Zajištění potřebné ochrany majetku společnosti.

8. Zajišťování materiálně-technických potřeb při jednáních, jednáních delegací jiných společností k jednání.

9. Organizace příznivé podmínky na práci a rekreaci stanovenou zákonem pro zaměstnance.

10. za přijaté zboží a materiál.

Některé z těchto funkcí mohou být přiděleny jiným jednotkám nebo mohou být vykonávány společně s nimi. Například ochrana majetku a pořádku v organizaci může být v kompetenci bezpečnostní služby.

Struktura oddělení

V čele divize stojí vedoucí AHO. Zpravidla má zástupce, který přebírá kontrolu nad prováděním části práce, v době jeho nepřítomnosti také zastupuje vedoucího. Pod jejich dohledem je několik dalších zaměstnanců. Běžný specialista AXO může být zodpovědný za určitou oblast činnosti společnosti, nebo může současně řešit několik úkolů společně se svými kolegy. Seznam funkcí jak vedoucího oddělení, tak celého jeho týmu je určen pracovní náplní AHO pro každého ze zaměstnanců.

Vedoucí AHO

Veškerá odpovědnost za výkon funkcí oddělení leží na vedoucím AHO. Dekódování této zkratky se nachází v mnoha řádech. výkonný ředitel společnost, protože divize má rozsáhlý seznam odpovědností. Vedoucí správního a ekonomického úseku musí nejen organizovat jeho práci, ale také dohlížet na plnění všech pokynů daných zaměstnancům.

Síly hlavy

Vedoucí AHO je zpravidla podřízen generálnímu řediteli organizace a má velké množství pravomocí, které mu umožňují plnit pokyny vedoucího společnosti. V mnoha organizacích může jednat jménem generálního ředitele samostatně řešit následující problémy:

1. Uzavírat smlouvy na dodávky hmotného majetku a zajištění potřebné organizace práce s různými cizími společnostmi. Výběr těchto firem a podmínky spolupráce jsou plně v režii vedoucího AHO.

2. Rozdělovat úřední povinnosti mezi zaměstnance v rámci jejich oddělení a v souladu s pracovněprávními předpisy přijatými v organizaci a náplních práce zaměstnanců.

3. Provádět nábor na administrativní a ekonomický úsek, hodnotit kvalitu práce svých zaměstnanců.

Hmotná odpovědnost

Zaměstnanci AHO (dekódování této zkratky je administrativní a ekonomické oddělení), včetně vedoucího jednotky, ručí za hodnoty nebo finanční prostředky, které jim byly převedeny k dočasnému uložení. Nehledě na to, že většina zúčtování s dodavateli nyní probíhá dne bezhotovostní platbou, specialisté mohou získat docela velké částky k nákupu různé materiály. Pokud má podnik sklad, ve kterém jsou uloženy předměty potřebné pro činnost organizace, pak za něj ručí zaměstnanci ACS, kteří do něj mají přístup a jsou odpovědní za vydávání cenností ostatním zaměstnancům podniku.

Spolupráce s ostatními odděleními

Téměř všichni zaměstnanci různých oddělení velké organizace se alespoň jednou setkali se zkratkou AHO, jejíž dekódování zná každý. Každá strukturální jednotka společnosti je spojena s určitými aspekty činnosti:

1. Výrobní oddělení. Dodávky zařízení a různých materiálů pro výrobu hotové výrobky obvykle zapojený do podniku. Správně-ekonomický úsek však zajišťuje fungování nakupovaných pracovních prostředků. Její specialisté hlídají nepřetržité dodávky vody a tepla. Úklid výrobních prostor je také v gesci zaměstnanců AXO.

2. právní oddělení. Zaměstnanci těchto struktur jsou spolu v neustálém kontaktu. Smlouvy, které šéf AHO plánuje uzavřít, podléhají ověřování a schvalování. To zase zajišťují pracovníci ekonomického oddělení normální podmínky pro práci právníků.

3. Účetnictví. Zaměstnanci AHO hlásí účetním finanční prostředky, které jim byly vydány na nákup hmotného majetku nebo platbu za služby dodavatelů.

1. Obecná ustanovení

1.1. Šéf AHO patří do kategorie vedoucích.

1.2. Kvalifikační požadavky:
Vyšší odborné vzdělání a praxe v oboru minimálně 2 roky nebo střední odborné vzdělání a praxe v oboru minimálně 5 let.

1.3. Vedoucí AHO by měl vědět:
- usnesení, příkazy, příkazy, jiné řídící a regulační dokumenty vyšší orgány vztahující se k administrativním a ekonomickým službám;
- struktura podniku a perspektivy jeho rozvoje;
- postup pro vedení časových záznamů;
- komunikační prostředky, počítačové a organizační vybavení;
- postup a načasování podávání zpráv;
- prostředky mechanizace ruční práce;
- postup při pořizování vybavení, nábytku, inventáře, papírenského zboží a zpracování plateb za služby;
- základy ekonomiky, organizace práce, výroby a řízení;
- pracovní legislativa;
- vnitřní pracovní předpisy;
- Pravidla a normy ochrany práce.

1.4. Jmenování do funkce vedoucího AHO a odvolání z funkce se provádí příkazem generálního ředitele.

1.5. Vedoucí AHO je přímo podřízen generálnímu řediteli.

1.6. K zajištění své činnosti má vedoucí ACS právo podepisovat organizační a administrativní dokumenty společnosti k otázkám, které jsou součástí jeho funkčních povinností.

1.5. V době nepřítomnosti vedoucího ACS (služební cesta, dovolená, nemoc apod.) plní jeho povinnosti osoba ustanovená předepsaným způsobem. Tato osoba získává odpovídající práva a odpovídá za nesprávný výkon povinnosti, které mu byly svěřeny.

2. Pracovní povinnosti

Vedoucí AHO:

2.1. Zajišťuje údržbu a správný stav v souladu s pravidly a normami průmyslové hygieny a požární ochrana budovy a prostory, ve kterých se nacházejí divize podniku, a také sledování provozuschopnosti zařízení (výtahy, osvětlení, vytápění, ventilační systémy atd.).

2.2. Podílí se na zpracování plánů běžných a větších oprav dlouhodobého majetku (budovy, vodovody, vzduchovody a jiné stavby), na přípravě odhadů výdajů domácností.

2.3. Organizuje opravy prostor, sleduje kvalitu oprav.

2.4. Poskytuje organizačním jednotkám podniku prostředky mechanizace inženýrské a manažerské práce, hlídá jejich bezpečnost a včasné opravy.

2.5. Zařídí odbavení požadované dokumenty pro uzavírání smluv o poskytování služeb, příjem a skladování potřebného domácího materiálu, zařízení a inventáře, zajišťuje jim stavební jednotky, jakož i vedení evidence jejich výdajů a sestavování stanovených výkazů.

2.6. Kontroluje racionální využívání materiálů a finančních prostředků přidělených pro ekonomické účely.

2.7. Dohlíží na práce na sadových úpravách, terénních úpravách a úklidu území, slavnostní výzdoba fasád budov, chodníky.

2.8. Organizuje ekonomické služby pro jednání, konference, semináře a další akce.

2.9. Zajišťuje provádění protipožárních opatření a udržování požární techniky v dobrém stavu.

2.10. Přijímá opatření k zavedení komunikačních prostředků, výpočetní a organizační techniky.

2.11. Dohlíží na zaměstnance AHO.

3. Práva

Vedoucí AHO má právo:

3.1. Vyžadovat a přijímat od konstrukčních jednotek informace, reference a další materiály nezbytné pro plnění povinností stanovených tímto popisem práce.

3.2. Při zjišťování disciplinárních přestupků podřízených zaměstnanců přijmout opatření a nahlásit tato porušení vedoucímu podniku, aby byli pachatelé postaveni před soud.

3.3. Ke konzultacím, přípravě závěrů, doporučení a návrhů zapojte po dohodě s vedoucím podniku odborníky a specialisty v oblasti administrativní a ekonomické činnosti.

3.4. Seznamte se s dokumenty, které vymezují jeho práva a povinnosti v jeho funkci, s kritérii pro hodnocení kvality plnění služebních povinností.

3.5. Předkládat vedení návrhy na zlepšení práce související s povinnostmi stanovenými v tomto pokynu.

3.6. Požadovat od vedení podniku zajištění organizačních a technických podmínek a provedení stanovených dokumentů nezbytných pro plnění služebních povinností.

4. Odpovědnost

Vedoucí AHO odpovídá za:

4.1. Za nesprávné plnění nebo neplnění služebních povinností stanovených tímto popisem práce v mezích stanovených platnou pracovní legislativou Ruská Federace.

4.2. Za trestné činy spáchané v rámci své činnosti - v mezích stanovených platnými správními, trestními a občanskými právními předpisy Ruské federace.

4.3. Za způsobení materiální škody podniku - v mezích stanovených platnými pracovními a občanskými zákony Ruské federace.

Kupte si HR knihy

	Příručka personalisty (kniha + diskM) Toto vydání obsahuje praktické rady organizování práce personální služby a práce personální kanceláře. Materiál je přehledně systematizován a obsahuje velké množství konkrétních příkladů a vzorových dokumentů. Ke knize je přiložen disk s formuláři dokumentů a předpisy v systému Garant upravující různé záležitosti pracovní vztahy a personální práce. Kniha bude užitečná pro širokou škálu čtenářů, personalistů, vedoucích podniků a organizací všech forem vlastnictví.
	Autor podrobně vysvětluje, co je inspektorát práce a jaké jsou meze jeho pravomocí, jak probíhají a jak mohou skončit kontroly dodržování pracovněprávních předpisů, která porušení mohou vést k pokutě a která vedou k diskvalifikaci vedoucí organizace. Kniha obsahuje praktická doporučení pro zaměstnavatele-organizace i jednotlivé podnikatele, která pomohou vyhnout se nárokům inspektorů práce. Při přípravě knihy vše poslední změny legislativa. Autor: Elena Karsetskaya Kniha je určena vedoucím organizací všech forem vlastnictví, zaměstnancům personálních služeb, účetním, jednotliví podnikatelé, stejně jako každý, kdo má zájem na dodržování pracovněprávních předpisů.
	Sbírka obsahuje popisy pracovních míst sestavené v souladu s kvalifikačními charakteristikami obsaženými v Kvalifikačním adresáři pro pozice manažerů, specialistů a ostatních zaměstnanců, schváleném výnosem Ministerstva práce Ruska ze dne 21. srpna 1998 č. 37, dále jako v souladu s dalšími předpisy o tarifních a kvalifikačních charakteristikách (požadavcích). Sbírka se skládá ze dvou částí: první zahrnuje celoodvětvové popisy pracovních míst pro manažery, specialisty, technické pracovníky, druhý - popisy pracovních míst pro průmyslová odvětví (redakční a vydavatelská činnost, doprava, bankovnictví, obchod, výzkumná činnost, školství, zdravotnictví). Pro vedoucí organizací, pracovníky personálních a právních služeb.

Tajemná zkratka AXO, jejíž dekódování je neuvěřitelně jednoduché, skrývá velmi užitečné funkce. Tato divize je přítomna v mnoha společnostech s více než 100 zaměstnanci. Říká se tomu správní oddělení. Jeho povinnosti souvisejí s údržbou budov. Může se jednat o zásadní opravu, nákup inventáře, vylepšení přilehlého území a tak dále.

AXO dekódování

Při kompetentní práci oddělení v budově vše funguje správně, zásobováním vodou počínaje a výtahy konče. Správně-ekonomické oddělení pod vedením kompetentního specialisty vždy jasně plní své povinnosti a předchází prostojům spojeným s náhlými poruchami.

Specialista AXO v malé firmě může plnit povinnosti celého oddělení. Celá podstata pozice je poskytnout zaměstnancům důstojné pracovní podmínky za minimální náklady. Tento úkol však zahrnuje celý komplexčinnosti, od nákupu psacích potřeb až po generální oprava. Práci specialisty AXO nelze nazvat jednoduchou. Je plná náročných úkolů a stresové situace.

Proč je potřeba AHO?

Aby podnik fungoval normálně a náhlé poruchy nebránily zaměstnancům ve výkonu jejich povinností, jsou vytvořena celá oddělení. Je jejich povinností sledovat technický stav všech systémů a provádět opravu popř preventivní práce Pokud je potřeba.

Pro kontrolu práce oddělení společnost najímá šéfa a několik zaměstnanců. Úzký tým může zajistit hladké a pohodlné fungování podniku. Pokud vedoucí ACS plní své povinnosti kvalitně, můžete si být jisti bezchybným provozem všech systémů: od zásobování vodou až po elektřinu.

Je důležité si uvědomit, že ne každý podnik má takové jednotky. To platí většinou tehdy, když je objem administrativní a ekonomické práce poměrně velký a jeden specialista si s tím neporadí. AHO jsou obvykle vytvářeny ve velkých podnicích s nejméně stovkou zaměstnanců.

Při takovém měřítku je důležité zajistit normální fungování budovy a pohodlné podmínky pro pracovníky. Právě na tento globální úkol jsou redukovány všechny povinnosti vedoucího ACS a jeho podřízených. Výsledek práce závisí na každém z nich. V malých firmách může administrativní a ekonomické funkce vykonávat běžný office manager nebo dokonce vedoucí.

Nutno říci, že tato pozice existovala již dříve. Její zástupci se však nazývali manažeři zásobování.

Odpovědnost vedoucího AHO

Každá práce zahrnuje zodpovědnost. To platí zejména pro osoby ve vedoucích pozicích. Například vedoucí AHO, jehož pracovní povinnosti jsou uvedeny v pokynech, nese finanční odpovědnost. Musí totiž hospodařit se spoustou peněz, které může organizace vyčlenit na nákupy. Musíte počítat s každou korunou. Proto je práce šéfa AHO považována za stresující.

Seznam povinností zahrnuje:

• kontrola užívání prostor;
• komunikace s pronajímatelem a inženýrskými sítěmi;
• kontrola provozuschopnosti zařízení;
• uzavírání smluv;
• vedení ostatních zaměstnanců AHO;
• uspořádání území;
• renovační činnosti.

Co je EKS?

Ne každý zaměstnavatel má zkušenosti s psaním popisu práce. Proto je pravděpodobné, že vedoucímu AHO mohou být přiděleny další povinnosti. Můžete si to ověřit pomocí Příručky sjednocené kvalifikace. Toto je zkratka EKS. Zde najde jak zaměstnanec, tak zaměstnavatel, který pokyn vypracovává Obecné požadavky, kterou musí provést vedoucí AHO. Odkaz na adresář CEN pomůže vyhnout se kontroverzním situacím.

Pokud však povinnost v příručce není, ale v popisu práce ano, není to důvod ji nesplnit. CSA obsahuje pouze obecná ustanovení, která lze dle uvážení zaměstnavatele doplnit o nové paragrafy. Hlavním kritériem je, že nesmí odporovat zákonu.

Jaké vzdělání potřebuje vedoucí AHO?

Tato pozice je pro vedení. Proto jsou kladeny některé požadavky na vzdělání vedoucího AHO. Jsou dvě možnosti.

V první může tuto pozici obsadit odborník, který vystudoval vysokou školu a v tomto oboru pracoval dva roky.

Ve druhém je volné místo také pro uchazeče se středním speciálním vzděláním, ale s pětiletou praxí.

Mezi osobní vlastnosti, které budou pro vedoucího AHO užitečné, patří:

• družnost;
• energie;
• organizační schopnosti;
• předpoklady vůdce.

Důležitou dovedností, kterou by budoucí šéf AHO měl mít, je schopnost pracovat s kancelářskými programy.

Obvykle se o místo šéfa AHO hlásí muži ve věku 35-40 let. Ženy obsazují podobná volná místa v malých institucích, pracují jako vedoucí kanceláře nebo manažerky zásobování.

Jaký je základ pro taková tvrzení?

Musíte pochopit, že pokyny vedoucího AHO zahrnují mnoho bodů. Pokud uchazeč v této oblasti dříve pracoval, je pravděpodobnější, že nové povinnosti zvládne. Zaměstnavatelé obvykle nemají zájem ztrácet čas školením. Na pozici náčelníka proto preferují nábor těch specialistů, kteří mají zkušenosti z administrativní a ekonomické činnosti.

Kolik vydělává šéf AHO?

Každý uchazeč, který se uchází o toto volné místo, se předem zeptá na výši příjmu. Informace vás pravděpodobně nepotěší. Plat šéfa AHO rozhodně nelze označit za vysoký. Průměrná hodnota pro Moskvu je 58 400 rublů. Rozpětí platů je však velmi široké – od 31 do 81 tisíc rublů.

Nutno říci, že v regionech vydělávají šéfové AHO méně než jejich kolegové v hlavním městě. Průměrná odměna je 25-40 tisíc rublů.

Co potřebujete vědět?

Na rozdíl od zaměstnanecká smlouva, pracovní náplň vůbec neupravuje vztah mezi vedoucím AHO a vedením či podřízenými. Proto v normativní dokumenty neexistuje jasná struktura. Na pokyn, který zahrnuje povinnosti vedoucího AHO, nejsou žádné povinné požadavky.

Nicméně, pro dlouhá léta tvořily obecně uznávanou strukturu, která se skládá ze čtyř hlavních bodů.

1. Obecná ustanovení popisují, kdo je vedoucím AHO.
2. Pracovní povinnosti. Z tohoto bodu můžete zjistit, jaké funkce očekává management.
3. Práva. K plnění povinností musí být náčelník zmocněn. Obecná ustanovení jsou uvedena v pracovní právo. Proto tato část zahrnuje práva vedoucího AHO, specifická pro konkrétní podnik.
4. Odpovědnost. Obvykle je samostatně popsán v předpisech, takže popis práce může obsahovat pouze odkazy na jiné dokumenty. Je důležité vědět, že zaměstnavatel nemůže přenést odpovědnost, která není stanovena zákonem, na vedoucího AHO. To vám pomůže uplatnit svá práva.

Jak se stát šéfem AHO?

Uchazeč ucházející se o tuto pozici musí mít odpovídající zkušenosti a vykazovat určitou aktivitu. Inzeráty se obvykle umisťují na stránky pro hledání zaměstnání.

Při prohlížení takových nabídek buďte opatrní. Speciální pozornost zaměřte se na blok, který popisuje požadavky. Náboráři zvažující uchazeče o místo šéfa AHO dostávají desítky životopisů. Proto je důležité odlišit se od ostatních.

Šéf je vedoucí pozice. Právě na něm závisí sehranost celého týmu a úspěšné fungování AHO. Zaměstnavatelé kladou nároky nejen na zkušenosti, ale i na osobnostní kvality. Právě na ně by měl být v životopise kladen zvláštní důraz. Důležitá je odolnost vůči stresu, organizační schopnosti a slušnost. Koneckonců, společnost bude věřit šéfovi AHO poměrně velké sumy peněz.

Po přezkoumání povinností vedoucího AHO se můžete rozhodnout, jak moc toto volné místo potřebujete.